Wat is Robotic Accounting? Uitleg en tips voor je boekhouding

Nog niet zo heel lang geleden zat de gemiddelde boekhouder op kantoor tussen een flinke stapel papier en dossiers die misschienwel tot het plafond reikten. Die tijd is sinds de digitale revolutie echt voorbij. Tegenwoordig gebruiken de meeste boekhouders speciale software programma’s om op basis van specifieke informatie een jaarrekening op te stellen. Ook maakt men graag gebruik van ‘robotic accounting’. Wat is dit precies? Wij zochten het voor je uit!

Wat is robotic accounting?

Binnen het domein van ‘robotic process automation’ (RPA) betreft robotic accounting geautomatiseerde boekhoudkundige processen. Voor dit proces wordt ook de term ‘no hands accounting’ gebruikt. RPA heeft als doel om routinematige en repetitieve administratieve handelingen, taken of processen te automatiseren. En aangezien dit fenomeen veel voorkomt in boekhoudkundige processen, heeft men er een specifieke term voor bedacht: robotic accounting.

Klik hier voor meer informatie

Wat is het doel van deze moderne manier van boekhouden?

Het doel van robotic accounting is om financieel-administratieve processen te automatiseren. Dit kan bij veel onderdelen van de boekhouding worden toegepast. Denk bijvoorbeeld aan het verwerken van inkomende of uitgaande facturen, banktransacties, financiële rapportages en zelfs auditing. Deze hedendaagse variant van accounting vertoont overeenkomsten met andere administratieve bedrijfsprocessen, zoals salarisadministratie, archivering, inkoop en voorraadbeheer. Ook daar heeft automatisering inmiddels een belangrijke plek ingenomen.

Hoe werkt robotic accounting?

Robotic focust zich op de repetitieve elementen van werkprocessen. Deze software, ook wel bekend als een robot of bot, neemt specifieke taken over die voorheen door mensen werden uitgevoerd. Dit kan op twee manieren gebeuren: volledig automatisch (unattended RPA) of gedeeltelijk automatisch (attended RPA). Ten eerste bedenkt een mens bepaalde eisen en voert dat in op de robot. Vervolgens wordt het geprogrammeerd met regels of voorzien van leervermogen (machine learning) om zelfstandig bepaalde afwijkingen te kunnen verwerken. Via een zogeheten ‘Application Programming Interface’ (API) wordt de robot verbonden met de bestaande applicaties van de organisatie. En die maken het mogelijk om bepaalde gegevens uit te wisselen.

Wat zijn de voordelen van deze manier van boekhouding?

Voorheen voeren boekhouders allerlei routinematige taken uit. Inmiddels worden geheel of gedeeltelijk overgenomen door software-bots. Het hoofddoel is om tijd te besparen, kosten te verlagen en om de foutmarge te verminderen. De software laat niets achterwege of over het hoofd. Dat betekent echter niet dat er nooit meer fouten voorkomen. Wanneer de brongegevens onjuist zijn of als de robot deze data verkeerd interpreteert, kunnen er alsnog problemen ontstaan. Toch zorgt robotic accounting voor een uitgebreid inzicht in de administratie. En dat is een ander voordeel naast de besparingen in kosten en tijd.

Transparant

Tevens zorgen bots voor volledige transparantie. Dit terwijl bij mensen veel informatie in het hoofd opgeslagen is. En, laten we eerlijk zijn, het geheugen is niet altijd betrouwbaar. Een ander groot voordeel die we graag willen benoemen is dat bots piekbelastingen kunnen opvangen. Tijdens bepaalde periodes worden boekhoudafdelingen geconfronteerd met periodes van hoge activiteit. Onder druk kunnen mensen vatbaar zijn voor meer fouten en gezondheidsklachten. Een bot blijft echter op hoge snelheid werken.

Naadloos te integreren met bestaande systemen

Een gunstige eigenschap die van toepassing is op alle RPA-toepassingen is dat de boekhoudrobot naadloos kan worden geïntegreerd met bestaande systemen. Die zijn bijvoorbeeld in staat om bepaalde gegevens op te halen of te plaatsen. Ook fijn is dat een bot noodzaak wegneemt om onderliggende systemen te vervangen. Hierdoor verloopt de implementatie van robotic accounting relatief vlot en kostenefficiënt.

Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?

Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.

Wat betekent robotic accounting?