Het bijhouden van een zakelijke financiële administratie is een belangrijke taak die nauwkeurigheid, aandacht voor detail en voldoende documentatie vereist. Een nette boekhouding bestaat uit correcte administratie en informatie. Zo dien je alle financiële gegevens op de juiste manier in te boeken. Maar wat betekent inboeken precies en wat komt er allemaal bij kijken? Wij zochten het voor je uit.
Wat is inboeken?
Om dit begrip te begrijpen meten we kijken naar de boekhouding. Hierin staan gedetailleerde verslagen van de financiële transacties van een bedrijf. Deze administratie kun je zien als een chronologisch verslag van alle financiële activiteiten, waaronder inkomsten, uitgaven en andere financiële transacties. De boekhouding kan handmatig of digitaal met behulp van gespecialiseerde software worden bijgehouden. In dat laatste geval worden details zoals de datum, beschrijving, het bedrag en de categorisering van elke transactie digitaal opgeslagen. Het invullen van alle relevante informatie wordt ‘inboeken’ genoemd.
Welke gegevens moet je noteren bij het inboeken?
Een boekhouding bestaat onder andere uit transacties. Die worden bijgehouden om de zakelijke en financiële activiteiten nauwkeurig chronologisch te kunnen volgen. Daarbij dien je de volgende gegevens in te boeken:
1 – Een beschrijving van de transactie
Een korte beschrijving van de transactie wordt geregistreerd om details te geven over de aard van de transactie.
2 – Het bedrag
De waarde van de financiële transactie wordt geregistreerd, inclusief de ontvangen inkomsten en de gemaakte kosten.
3 – Indeling van de rekeningen
elke financiële transactie wordt ingedeeld in specifieke rekeningen, zoals baten, lasten, activa, passiva en eigen vermogen. Door deze indeling kun je als bedrijf alle financiële transacties ordenen en controleren naar aard en doel.
4 – Documentatie
Het inboeken van informatie bevat vaak documentatie, zoals facturen, kwitanties, cheques en bankafschriften. Dit zorgt voor een bewijs van financiële transacties en geeft aan dat de administratie correct is.
Waarom is correct inboeken belangrijk?
Het is uiteraard heel belangrijk om financiële informatie correct in te boeken. Laten we alle redenen eens overzichtelij op een rijtje zetten.
Reden 1: Het zorgt voor de juiste naleving van wetten en regels
Een correcte boekhouding is noodzakelijk voor bedrijven om te voldoen aan lokale belastingwetten en -voorschriften. Deze administratie is nuttig voor het bewijs van financiële transacties, het opstellen van een correcte belastingaangifte. Ook zijn belastingcontroles en de naleving van belastingwetten geen probleem.
Reden 2: Het is een nuttig hulpmiddel voor financiële analyse
Een correcte administratie is een goede manier om de financiële toestand van een bedrijf te analyseren. Aan de hand van een gedetailleerde registratie van inkomsten en uitgaven is een bedrijf in staat om financiële overzichten te maken. Die bestaat onder andere uit de balans, winst- en verliesrekeningen en kasstroomoverzichten. Al deze informatie, die je moet inboeken, geeft inzicht in de financiële prestaties, winstgevendheid en de kasstroom van een bedrijf. En op basis daarvan neemt een bedrijf belangrijke zakelijke beslissingen
Reden 3: Het is een vorm van controle
Door middel van controles van de boekhouding zijn bedrijven in staat om financiële transacties te identificeren en verifiëren. Die zijn nodig om fouten en onregelmatigheden in de financiële administratie op te sporen. Uitgebreide controles van de administratie moeten ook het bewijs vormen dat financiële transacties kloppen. Kortom: ze zijn van groot belang voor het behoud van het vertrouwen van investeerders, financiële instellingen, klanten en andere belanghebbenden.
Reden 4: Het speelt een belangrijke rol bij de bedrijfsplanning
een uitgebreide administratie van financiële transacties bij te houden, zijn bedrijven in staat om historische gegevens en trends analyseren en toekomstige financiële prestaties voorspellen. Deze informatie is van groot belang voor het stellen van realistische financiële doelen, het ontwikkelen van budgetten en het maken van strategische plannen voor toekomstige bedrijfsgroei en succes. Kortom: onderschat het belang van inboeken niet! Het bepaalt deels het succes of falen van een onderneming.
Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?
Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.
Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?
e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!
- Onbeperkt factureren
- Gratis boekhouding app
- Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
- Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
- Gratis boekhoudcursus voor beginners
- Maandelijks opzegbaar
