Wat is een Grootboekrekening? Uitleg en tips voor je boekhouding

Door alle inkomsten en uitgaven te rangschikken in categorieën krijg je een beter overzicht. Deze categorieën heten grootboekrekeningen. Als de boekhouding niet onverdeeld zou zijn in grootboekrekeningen worden alle inkomsten en uitgaven op een grote hoop gezet en ontstaat er onvoldoende inzicht. De verzamelnaam voor alle grootboekrekeningen tezamen is het grootboek.

Voor bedrijfseigenaren is het zeer belangrijk om financiële transacties nauwkeurig bij te houden. Een van de primaire hulpmiddelen die daarvoor worden gebruikt is het grootboek. Sterker nog, grootboekhoudingen vormen de ruggengraat van het boekhoudsysteem. Hierin worden alle financiële transacties in chronologische volgorde bijhouden. Maar wat zijn grootboekrekeningen precies en waarom zijn ze belangrijk? We bespreken het graag in dit artikel.

Hoe kan ik je helpen met een grootboek rekeningschema?

Benieuwd hoe een grootboek rekeningschema eruit ziet? Download dan hieronder een rekeningschema voorbeeld met alle grootboeknummers. Hiermee kun je direct aan de slag voor je boekhouding.

Download voorbeeld grootboek rekeningschema

Wat zijn grootboekrekeningen?

In een grootboekrekening staan alle financiële transacties van een bedrijf, organisatie of instelling vermeldt. Je kunt het systeem als een compilatie van alle debet- en creditboekingen plaats hebben gevonden binnen een bepaalde boekhoudperiode. Dit kan zowel een maand, kwartaal of jaar zijn. Boekingen worden ingedeeld in verschillende categorieën of rekeningen. Denk bijvoorbeeld inkomsten, uitgaven, activa, passiva en eigen vermogen.

Je geeft aan iedere ontvangst en uitgave een label. Hierdoor heb je per kostensoort een overzicht wat er is uitgegeven. Bij iedere grootboekrekening stel je eenmalig in of deze thuishoort op balans of op de winst- en verliesrekening. Als je vervolgens de balans of winst- en verliesrekening maakt zie je deze grootboekrekeningen daarop vermeldt staan.

Online boekhoudprogramma’s met een gratis grootboek rekeningschema

Waarom is een grootboekrekening belangrijk?

Een nette en overzichtelijke boekhouding is zeer belangrijk voor bedrijven. Het brengt de financiële situatie in kaart en alle transacties kunnen snel en simpel op de voet worden gevolgd. En dit maakt het nemen van beslissingen over de bedrijfsactiviteiten veel eenvoudiger.

Hoe ziet een grootboek er uit?

Een grootboek is in principe onder te verdelen in twee categorieën, die we ook wel de balansrekening en de resultaatrekening noemen. Op de eerstgenoemde rekening vind je alle schulden, op rekening nummer twee alle opbrengsten. En die delen we weer onder in de volgende subcategorieën:

Activa: Alle bezittingen van het bedrijf, zoals contant geld, bankrekeningen, voorraden, machines, gebouwen en grond.
Passiva: De schulden van een bedrijf, zoals leningen, crediteuren en andere financiële verplichtingen.
Het eigen vermogen: Het verschil tussen de bezittingen en de schulden van het bedrijf. We gebruiken er een simpele rekensom voor: activa minus passiva.
Inkomsten: Alle opbrengsten die het bedrijf genereert door de verkoop van producten of diensten.
Kosten: De uitgaven die een bedrijf, organisatie of instelling maakt om allerlei activiteiten uit te voeren. Denk bijvoorbeeld aan salarissen, de huur van een pand, marketing en andere bedrijfskosten.
Winsten en verliezen: Dit resultaten van de activiteiten van het bedrijf. Er is sprake van winst als de inkomsten de kosten overstijgen. Men spreekt van verlies als de kosten hoger zijn dan de inkomsten.

Elke rekening een eigen nummer

Elke rekening in het boekhoudboek wordt geïdentificeerd door een uniek nummer en een naam. Daardoor is elke transactie gemakkelijk te herkennen
Op het moment dat er een transactie plaatsvindt, wordt die op de bijbehorende rekening geboekt. Wanneer een bedrijf bijvoorbeeld een product verkoopt, wordt de opbrengst van de verkoop geboekt op de opbrengstrekening. En wanneer een partij een factuur betaalt, wordt het betaalde bedrag op een kostenrekening geboekt.

Hoofdcategorieën, voorbeelden

Iedere grootboekrekening valt onder een hoofdcategorie. Voorbeelden van hoofdcategorieën zijn:

Winst- en verliesrekening

Omzet
Inkopen handelsgoederen
Personeelskosten
Huisvestingskosten
Autokosten
Verkoopkosten
Kantoorkosten
Algemene kosten

Balans

Materiële vaste activa
Financiële vaste activa
Kortlopende vorderingen
Langlopende schulden
Kortlopende schulden

Grootboekrekeningen, voorbeelden

Deze hoofdcategorieën zie je terug op de balans of winst- en verliesrekening. De hoofdcategorie is een optelling van de grootboekrekeningen die er onder vallen. Onderstaand een voorbeeld van hoe dit eruit kan zien.

Verkoopkosten (valt onder de winst- en verliesrekening

Reclamekosten
Relatiegeschenken
Beurskosten
Representatiekosten

Huisvestingskosten (valt onder de winst- en verliesrekening)

Huur
Energiekosten
Schoonmaakkosten
Gemeentelijke belastingen

Kortlopende vorderingen (valt onder de balans)

Debiteuren
Vooruitbetaalde kosten
Te factureren omzet
Te ontvangen BTW

Materiële vaste activa (valt onder de balans)

Bedrijfspand
Inventaris
Vervoermiddelen

Wat is het principe van dubbel boekhouden?

Het principe van dubbel boekhouden vereist dat elke transactie minstens twee boekingen heeft: een debetboeking en een creditboeking. Dit komt omdat elke transactie een effect heeft op minstens twee rekeningen in de boekhouding. Bijvoorbeeld, wanneer een bedrijf geld ontvangt van een klant voor de verkoop van goederen, zal de cashrekening stijgen (credit) en zal de omzetrekening stijgen (debet).

Waarom moeten debet en credit met elkaar in balans zijn?

Om de nauwkeurigheid van de boekhouding te waarborgen, moeten de debet- en creditbedragen echter altijd in evenwicht zijn. Dit heeft alles te maken met het principe van dubbel boekhouden. Daarmee bedoelen we dat elke transactie minstens twee boekingen heeft, debet en credit dus. Elke transactie heeft namelijk effect op minstens twee rekeningen van de boekhouding. Stel je voor dat een bedrijf geld ontvangt na de verkoop van producten en/of diensten. In dat geval stijgt zowel de inkomstenrekening als de omzet.

Voorkomen van fouten

Een balans tussen debet en credit is noodzakelijk om de nauwkeurigheid van de boekhouding te waarborgen. Dit betekent dat de totale waarde van de debetboekingen gelijk moet zijn aan de totale waarde van de creditboekingen. Als dit niet het geval is, betekent dit dat er ergens een fout is gemaakt in de boekhouding. En dat betekent dat het financiële overzicht niet klopt en dat er actie moet worden ondernomen.

Grootboekrekeningen instellen in een boekhoudprogramma

Als je gebruik maakt van een boekhoudprogramma is dit in de meeste gevallen al helemaal ingesteld. In dat geval hoef je alleen nog maar te kijken welke grootboekrekeningen voor jou bedrijf van belang zijn. De grootboekrekeningen die je niet gaat gebruiken kun je dan als ‘niet actief’ typeren zodat deze niet naar voren komen in het overzicht.

Grootboekrekeningen: relevante informatie voor meerdere partijen

Kort samengevat vormen grootboekenrekeningen een essentieel onderdeel van de financiële verslaglegging en analyse van bedrijven, instellingen en organisaties. Door middel van de boekhouding stellen ondernemingen financiële overzichten op, zoals resultatenrekeningen, balansen en kasstroomoverzichten. Deze financiële overzichten geven zeer waardevolle informatie over de financiële prestaties van een onderneming. Investeerders, schuldeisers en andere belanghebbenden kijken er graag naar en maken op basis daarvan beslissingen.

Benieuwd hoe je zelf je boekhouding kunt doen?

Door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma heb je 24/7 actueel inzicht in je cijfers. Hierdoor ben je niet afhankelijk van een boekhouder of accountant. Je kunt eenvoudig je bonnetjes naar de boekhouding sturen met de boekhoud app. Of een factuur maken terwijl je onderweg bent. Bekijk onderstaande boekhoudprogramma’s die goedgekeurd zijn door de Belastingdienst.

Wat is een grootboekrekening?

Wat zijn grootboekrekeningen?