Loopt je boekjaar bijna af? Dan is het tijd om je jaarrekening op te maken zodat je de jaarrekening bij de Kamer van Koophandel kunt deponeren. Dit is een verplichting van de KvK voor een specifieke selectie bedrijven. Het is daarom verstandig te controleren of jij aan de eisen voldoet voor het jaarlijks deponeren van de jaarrekening.
Aan het einde van het boekjaar weten doorgewinterde ondernemers wat voor administratieve marathon er weer komt kijken. Ieder jaar is het weer een onprettige bezigheid de jaarrekening op te maken om deze vervolgens bij de KvK te deponeren. Leuk is het niet, verplicht wel. Als je aan de voorwaarden voldoet, kom je ook echt niet onder deze verplichting uit.
Gelukkig kun je het opmaken en deponeren van de jaarrekening veel makkelijker maken. Hoe je dat kunt doen, leg ik je haarfijn in dit artikel uit. Dat doe ik door je te laten zien hoe een online boekhoudprogramma een groot deel van je werkzaamheden automatiseert. Het enige wat jij hoeft te doen, is in te loggen op je KvK-omgeving en de jaarrekening te deponeren.
Inhoudsopgave
Hoe kan ik een jaarrekening deponeren?
Het belangrijkste wat je moet weten, is hoe je een jaarrekening kunt deponeren. Gelukkig werkt dit betrekkelijk eenvoudig, vooral als je al de beschikking over enige middelen hebt. Daar ga ik later in dit artikel overigens een stuk dieper op in.
Je kunt op de volgende manieren je jaarrekening deponeren:
- Op de kvk.nl website kun je nadat je ingelogd bent de module ‘Zelf deponeren jaarrekening’ vinden. In deze module kun je eenvoudig je jaarrekening uploaden. Dat is écht alles wat je moet doen!
- Een boekhouder je jaarrekening laten deponeren. Als je weinig tijd hebt of toch al alles door je boekhouder of accountant laat doen, kun je jouw administratief contactpersoon toegang geven tot je KvK. Daarna is via SBR, Standard Business Reporting, het mogelijk de jaarrekening bij de KvK te deponeren.
- SBR kan ook worden gebruikt via je eigen online boekhoudprogramma, waardoor jij zelf de jaarrekening eenvoudig kunt deponeren. Om dit te kunnen doen, dien je wel te beschikken over een zogeheten PKIoverheidservices-certificaat. Je krijgt dan toegang tot Digipoort, een platform van de overheid, waarmee je de jaarrekening deponeert vanuit je eigen boekhoudomgeving.
- En kan het nog met de klassieke brief? Niet meer. Hier is de KvK in 2015 al mee gestopt. Iets met verloren jaarrekeningen die ‘toch echt’ via de post waren opgestuurd.
Wat gebeurt er met mijn gedeponeerde jaarrekening?
Nadat jij je jaarrekening gedeponeerd hebt, kijkt de Kamer van Koophandel alleen of je aan de verplichtingen voldaan hebt. Denk aan de aanwezigheid van specifieke onderdelen. Daarnaast wordt automatisch gekeken of de jaarrekening een voorlopige of definitieve versie is.
Wat gebeurt er als ik te laat of niet de jaarrekening deponeer?
Je bent écht verplicht om je jaarrekening te deponeren als je aan de verderop gestelde voorwaarden voldoet. Te laat of niet deponeren, brengt verschillende gevolgen met zich mee. Waaronder;
- Een boete van de Belastingdienst die op kan lopen tot wel € 10.000
- Je kunt persoonlijk aansprakelijk worden gesteld bij een faillissement doordat je niet aan je administratieve verplichtingen voldaan hebt
- Je kunt een slechtere rating krijgen van een kredietinformatiebureau. Dit heeft weer negatieve invloed op het krijgen van een lening van een bank.
- Je staat er slechter op voor bedrijven die met je samen willen werken. Als een bedrijf je jaarrekening wilt opvragen in het Kamer van Koophandel register valt het op als er nergens een jaarrekening te bekennen is.
Dus, het is goed om te kijken naar het moment dat je precies je jaarrekening moet deponeren. Dan weet je meteen wanneer je nog op tijd bent!
Wanneer moet ik de jaarrekening uiterlijk deponeren?
Je hebt uiterlijk vijf maanden na het aflopen van het laatste boekjaar om je jaarrekening te deponeren. Mocht er uitstel nodig zijn, kunnen de aandeelhouders dit bij bijzondere omstandigheden met een extra vijf maanden uitstellen. Het is dan wel verplicht om een tijdelijke jaarrekening in te dienen.
Natuurlijk is het altijd beter om op tijd je jaarrekening te deponeren. Je voorkomt hiermee de eerder genoemde gevolgen waar je bedrijf op geen manier beter van wordt.
Er zijn manieren om je jaarrekening bijna een jaar later te kunnen deponeren. Door slimme constructies met aandeelhouders en het opzoeken van de maximale termijnen kun je dit realiseren. Omdat dit niet iets is waar ik achter sta, ga ik hier niet verder op in.
Wat moet er eigenlijk in een jaarrekening staan?
Om een jaarrekening te kunnen deponeren, moet je natuurlijk wel een jaarrekening hebben. Voor veel ondernemers is bekend wat een jaarrekening is. Weet je alleen ook wat er allemaal in een jaarrekening hoort te staan?
De precieze invulling van de jaarrekening hangt sterk af van de omvang van je bedrijf. Kleine bedrijven hoeven geen of maar een kleine jaarrekening aan te houden. Van grote bedrijven wordt verwacht dat de jaarrekening van een behoorlijk aantal onderdelen voorzien is.
Op de website van kvk.nl en de Belastingdienst is uitgebreid te vinden wat er precies in de jaarrekening moet staan. Mogelijk is het een beter idee een boekhouder in te schakelen als volledig onbekend is waar een jaarrekening aan moet voldoen. Of je gebruikt gewoon een online boekhoudprogramma!
Je jaarrekening met een online boekhoudprogramma maken
Een veel eenvoudigere (en goedkopere) oplossing is om je jaarrekening met een boekhoudprogramma op te maken. Verschillende boekhoudprogramma’s helpen je om gedurende het jaar je jaarrekening bij te werken. Hierdoor hoef je aan het einde van het jaar alleen een export te maken om je jaarrekening daadwerkelijk te kunnen deponeren.
Neem bijvoorbeeld Rompslomp, een boekhoudprogramma waarmee je jaarrekening op bovenstaande manier gemaakt kan worden.
Het hele jaar door kun je zoals altijd je facturen inboeken, kosten bijhouden en je bonnetjes inscannen. Op de achtergrond wordt bij iedereen verandering (mutatie) de jaarrekening bijgewerkt. Als je boekjaar dan eenmaal afgelopen is, kun je met een klik op de knop je jaarrekening van het afgelopen boekjaar bekijken.
Vervolgens hoef je alleen nog maar de jaarrekening te controleren en kun je, indien je boekhoudprogramma van SBR (Standard Business Reporting) voorzien is, vanuit het programma de jaarrekening deponeren.
Geen boekhouder of accountant nodig. En het heeft je nauwelijks tijd gekost.
Wanneer ben je verplicht om een jaarrekening in te dienen?
Nu de eisen voor het daadwerkelijk deponeren van de jaarrekening duidelijk zijn, vraag jij je waarschijnlijk nog af of jij eigenlijk wel een jaarrekening moet deponeren. Laten we eens kijken naar het volgende lijstje van rechtspersonen die volgens het Burgerlijk Wetboek verplicht zijn om een jaarrekening te deponeren:
- BV’s
- NV’s
- Coöperaties
- Onderlinge waarborgmaatschappijen
- VOF’s en CV met uitsluitend buitenlandse vennoten
- Verenigingen en stichtingen
Mogelijk is het je opgevallen dat wat belangrijke rechtspersonen ontbreken. Deze rechtspersonen hoeven dan ook geen jaarrekening te deponeren. Dit zijn:
- Alle eenmanszaken
- Alle zzp-ers
- VOF’s met minimaal één Nederlandse vennoot
Wat moet je als kleine BV indienen?
Een groot deel van de lezers van dit artikel over het deponeren van de jaarrekening zullen zich bevinden in de kleinste klasse van bv’s. Dit zijn bv’s met een activa van minder dan € 350.000, een netto-omzet van minder dan € 700.000 en minder dan 10 werknemers.
Als dit het geval is, is een beperkte balans voldoende. Iets grotere bedrijven met 10 tot 50 werknemers, omzet van tussen de € 700.000 en € 12.000.000 en een activa van tussen de € 350.000 en € 6.000.000 moeten een verkochte balans en toelichting indienen.
Grotere bedrijven
Je hoeft dus niet bang te zijn dat je heel veel werk aan je jaarrekening kwijt bent als je alles zelf nog doet. In alle andere gevallen moet er meer dan genoeg budget zijn om dit professioneel te laten doen.
Voor grotere bedrijven komen namelijk de volgende onderdelen kijken;
- (Uitgebreide) balans
- Winst- en verliesrekening
- Toelichting
- Accountantsverklaring
- Winstbewijzen
- Statutaire regelingen
Dat kan je natuurlijk niet allemaal zelf regelen (en dat moet je ook niet willen).
Samengevat; voor kleine bedrijven (o.a. BV’s en stichtingen) zit er nauwelijks werk in de jaarrekening. Grotere bedrijven wel, maar kunnen dit beter aan een accountant uitbesteden of intern door de boekhouder laten doen.
Gebruik een boekhoudprogramma!
Ieder bedrijf met minder dan vijf werknemers moet alles zelf kunnen regelen via fatsoenlijke boekhoudsoftware. Daar zijn gelukkig meer dan genoeg voorbeelden van. Bedrijven moeten de boekhouding onder controle houden. Wanneer dat zo is, kun je beter inspelen op de meest onverwachtse situaties.
Op zelfboekhouden.com kun je de nieuwste boekhoudprogramma’s vinden met recensies van echte gebruikers. Hierdoor kun je gemakkelijk het boekhoudprogramma selecteren dat het best bij jouw bedrijf past.
Heb je nog vragen over het deponeren van je jaarrekening of de eisen waar de jaarrekening aan moet voldoen? Dan beantwoord ik je vragen graag in de reacties.
Gratis Boekhoudprogramma Gebruiken?
- Onbeperkt inkoopfacturen
- Onbeperkt verkoopfacturen
- Inclusief BTW aangifte
- Inclusief bankkoppelingen
- Inclusief boekhoud app
- Inclusief CRM
- Inclusief gratis cursus boekhouden
(geen abonnement = geen maandelijkse kosten)
Op zoek naar een boekhoudprogramma?