Inkoopfacturen inboeken

Inkoopfacturen inboeken is voor veel ondernemers een van de meest vervelende karweitjes. Tijd om alle losse bonnetjes uit je portemonnee, tas, mappen en lades te verzamelen. Om nog maar niet te spreken over alle online inkoopfacturen, in je inbox of door in te loggen bij externe websites. In dit artikel leggen we uit wat een inkoopfactuur precies is en geven we je handige tips, om inkoopfacturen in te boeken op een makkelijke en tijdbesparende manier. Zo hou je meer tijd over voor de leuke aspecten van het ondernemen.

Kort samengevat is dit de beste boekhoudsoftware voor het inboeken van inkoopfacturen:

• e-Boekhouden.nl – Beste prijs/kwaliteit
• Visma eAccounting – Beste voor ZZP en kleine bedrijven
• MoneyMonk – Eenvoudig en makkelijk op te zetten

Inkoopfacturen inboeken via online boekhoudsoftware

De eerste stap in het vereenvoudigen van het inboeken van inkoopfacturen, is door gebruik te maken van een online boekhoudprogramma. Deze programma’s helpen jou bij de automatisering van je zakelijke administratie, inclusief het inboeken van inkoopfacturen.
Online boekhoudprogramma’s zorgen er ook voor, dat je aan alle regels van de Nederlandse Belastingdienst voldoet. Zo ben je er zeker van dat er geen fouten in je boekhouding zitten en je dus ook geen vervelende boetes ontvangt. Door jouw zakelijke administratie online bij te houden, heb je alle belangrijke documenten op één centrale plek staan. Hierdoor behoort het zoeken van bonnetjes en facturen tot de verleden tijd, zodra je aan de BTW aangifte begint.

Door jouw boekhouding zoveel mogelijk te automatiseren, bespaar je kostbare tijd. Tijd die je aan andere dingen kan besteden. Deze automatisering wordt onder meer mogelijk gemaakt, dankzij een automatische bankkoppeling en de scan & herken optie. Waar we later in dit artikel verder op ingaan. Een ander groot voordeel, is dat veel boekhoudprogramma’s een online koppeling hebben met de Kamer van Koophandel. Zo controleer jij direct aan de hand van het BTW nummer, of dit juist is en kun je adresgegevens automatisch inladen.

Het is soms zelfs mogelijk om je boekhoudprogramma te koppelen met een leverancier, zodat de inkoopfactuur automatisch betaald en verwerkt wordt. Zo hoef je helemaal nergens meer naar om te kijken, bij het inboeken van een inkoopfactuur. Kom je er toch niet helemaal uit, dan kun je jouw boekhouder toegang geven tot het online boekhoudprogramma. Jouw financieel adviseur kan je gewoon online en op afstand bijstaan, zonder dat je met mappen vol documenten of schoenendozen vol bonnetjes komt aanzetten. Iets dat je ook zal terugzien, op de inkoopfactuur van jouw boekhouder.

Voordelen van online inkoopfacturen inboeken:

• Voorkom fouten, dankzij de software en slimme functies van boekhoudprogramma’s
• Met online boekhoudsoftware voldoe je zonder moeite, aan de regels van de Belastingdienst
• Alle inkoopfacturen worden opgeslagen op één centrale plek
• Bespaar tijd, doordat de boekhoudsoftware jouw administratie automatiseert
• Beheer je contacten, zonder het overtypen van adressen dankzij de handige koppeling met de Kamer van Koophandel
• Automatisch inkoopfacturen inboeken en betalen vanuit de online boekhoudsoftware
• Makkelijk en snel samenwerken met je eigen boekhouder

Wat een inkoopfactuur is en hoe je inkoopfacturen inboekt

Een inkoopfactuur lijkt in veel aspecten op een verkoopfactuur. Het grote verschil is, dat je een inkoopfactuur ontvangt als ondernemer en een verkoopfactuur reik je uit aan klanten. Inkoopfacturen ontvang je meestal als je nog moet betalen. Veelal staat er op de inkoopfactuur dan ook een betalingstermijn vermeldt. Het kan ook voorkomen dat je de factuur ontvangt na een betaling, een vereenvoudigde vorm hiervan is een bonnetje, welke meestal wordt gegeven bij kleinere aankopen.

Als je inkopen doet, denk aan: tanken, het kopen van een nieuwe zakelijke laptop, grondstoffen, artikelen voor je webshop of andere dingen die je nodig hebt voor jouw onderneming, ontvang je hier een factuur of bonnetje van. Dit is een inkoopfactuur, waarop jouw aankoop en de eventuele bijbehorende BTW staat gespecificeerd.

Inkoopfacturen neem je op in jouw zakelijke boekhouding. Dit doe je door de inkoopfactuur te koppelen aan de juiste categorie, waarbij rekening wordt gehouden met de BTW tarieven. Mogelijke categorieën:

• Inkoopkosten, deze hebben te maken met de hoofdactiviteit van je onderneming
• Personeelskosten, deze kostenpost heeft betrekking tot jouw personeel
• Financiële kosten, dit zijn kosten die je maakt met betrekking tot je financiën, denk aan bankkosten of kosten voor het storten van contant geld
• Transportkosten, alle kosten met betrekking tot je auto of andere vervoersmiddelen
• Overige kosten, kosten die niet in een van de andere categorieën passen

De Belastingdienst hanteert een categoriën schema, waardoor het doen van de inkomstenbelasting een stuk makkelijker is als je dit schema aanhoudt. Een online boekhoudprogramma dat hier onder meer gebruik van maakt, is Jortt. Deze indeling is overigens niet verplicht. Er worden door de Nederlandse Belastingdienst geen eisen gesteld voor de gebruikte categorieën, behalve dat je deze als ondernemer logisch indeelt.
Het is belangrijk om inkoopfacturen op te nemen in je zakelijke administratie. Ten eerste, zodat je weet waar het geld naar toe gaat en je meer inzicht krijgt in je onderneming. Ten tweede, zodat je eventuele BTW kunt terugvragen of voor het regelen van afschrijvingen bij grotere investeringen.

Welke informatie een inkoopfactuur moet bevatten

Een inkoopfactuur inboeken, doe je door het invullen van de factuurinformatie en het koppelen van de inkoopfactuur aan de correcte categorie. Het is belangrijk dat er bepaalde informatie op de inkoopfactuur vermeldt staat, zoals:

• Bedrijfsnaam van beide partijen, dit mag ook de handelsnaam zijn
• Het adres van beide partijen, dit mag geen postadres zijn
• Je eigen BTW nummer en indien van toepassing het nummer van de KVK
• De factuurdatum
• Het factuurnummer
• Het soort goederen of diensten, plus de hoeveelheid
• Eventueel de leverdatum
• Het totaalbedrag en het bedrag exclusief BTW
• Het BTW bedrag en het BTW tarief, indien er meerdere tarieven zijn dienen deze gesplitst te worden

Het kan voorkomen dat al deze gegevens niet nodig zijn, bijvoorbeeld bij aankopen die kleiner zijn dan €100,-. Denk bijvoorbeeld aan een tankbonnetje of een bewijs voor het verzenden van een pakketje. Als je een zakelijke aankoop doet, zorg er dan voor dat deze op je bedrijfsnaam staat en niet op je persoonlijke naam.

De beste online boekhoudprogramma’s voor het inboeken van inkoopfacturen

Er is erg veel keuze, als je op zoek bent naar een goed online boekhoudprogramma voor onder meer het inboeken van inkoopfacturen. Hieronder hebben we 3 van de beste boekhoudprogramma’s uitgelicht.

Wil je een inkoopfactuur handmatig inboeken, maak dan gebruik van het relatiebeheer van E-Boekhouden. Zoek bedrijven direct op aan de hand van het KVK nummer en importeer de adresgegevens zonder enige moeite. Als je gebruik maakt van de automatische bankkoppeling, worden alle bij- en afschrijvingen iedere nacht automatisch (waar mogelijk) verwerkt. Inkoopfacturen die zijn voorzien van een factuurnummer en waarvan het bedrag overeenkomt met een afschrijving, worden automatisch gekoppeld. Met E-Boekhouden is een automatisering van 90% mogelijk.

Een ander voordeel is, dat de afschrijvingen van investeringen die groter zijn dan €450,-, automatisch worden geboekt. Dit complexe proces, wordt met de boekhoudsoftware van E-Boekhouden erg makkelijk.

Uiteraard kun je met E-Boekhouden ook andere handelingen verrichten, voor het verrichten van je zakelijke administratie. Denk aan: verkoopfacturen opmaken en versturen, BTW aangifte doen, inzicht krijgen in je administratie en meer. Een volledig boekhoudprogramma bij E-Boekhouden kost €9,95 voor ZZP’ers en is gratis voor starters.

Als je ergens zelf niet uitkomt, kun je jouw boekhouder of accountant toegang geven tot je online boekhouding. Je bepaalt precies tot welke gegevens jouw accountant toegang heeft en op die manier verdeel je de taken naar eigen inzicht. Je kunt uiteraard ook hulp inschakelen van de klantenservice van Visma. Denk aan de Visma opstarthulp, (online) cursussen, e-books, support video’s, webhelp, contact per e-mail en telefonisch.
Om je volledige boekhouding met Visma te doen, kost dat je €18,- per maand, als je ervoor kiest om direct een jaarabonnement af te sluiten.

Om van de laatste stap gebruik te maken, dien je jouw zakelijke rekening te koppelen aan je Moneymonk account. Moneymonk werkt samen met diverse banken, zoals: ABN AMRO, Bunq, Ing, Knab, Triodos, Rabobank, N26, SNS Bank, Deutsche bank, ASN Bank en RegioBank. Dankzij de PSD2 vergunning van Moneymonk, wordt jouw zakelijke bankrekening gekoppeld. Hierdoor worden alle banktransacties automatisch opgenomen in je administratie. Inkoopfacturen en afschrijvingen kunnen ook automatisch aan elkaar worden gelinkt. Bestel je vaker bij een bepaalde leverancier met betrekking tot een specifieke rubriek, dan ontvang je hiervoor een boekingssuggestie. Deze hoef je enkel nog maar even te controleren, om de boeking definitief te maken. Een goede manier om fouten te voorkomen.

Moneymonk biedt uiteraard nog veel meer mogelijkheden en functies. Om jouw volledige boekhouding online te doen, inclusief het inboeken van inkoopfacturen, kun je het beste gebruik maken van het Moneymonk pakket van €25,- per maand. Indien je een startende ZZP’er bent, ontvang je het eerste jaar 50% korting.

Conclusie

We hopen dat we je hebben kunnen helpen, meer duidelijkheid te scheppen over wat een inkoopfactuur is en hoe je deze op de juiste manier inboekt. Het heeft meerdere voordelen om inkoopfacturen in te boeken, via een online boekhoudprogramma. De belangrijkste voordelen zijn: gemak, efficiëntie, tijdbesparing en het voorkomen van fouten. Online boekhoudprogramma’s maken het je bovendien erg makkelijk, aangezien eventuele BTW automatisch wordt berekend en waar nodig gesplitst. Vrijwel alle online boekhoudprogramma’s bieden de mogelijkheid aan om inkoopfacturen in te boeken, veelal door het gebruik van slimme functies.

Veelgestelde vragen – FAQ’s

Gerelateerde artikelen

Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?

e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!

• Onbeperkt factureren
• Gratis boekhouding app
• Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
• Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
• Gratis boekhoudcursus voor beginners
• Maandelijks opzegbaar

Probeer nu gratis

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.