Inhoudsopgave
Downloaden en opslaan
Nadat je het bestand hebt gedownload kun je het op je computer opslaan. Bijvoorbeeld op de locatie c:\Administratie. Nadat je de eerste verkoopfactuur hebt opgeslagen vanuit de Excel boekhouding wordt er automatisch een map ‘Facturen’ aangemaakt. In deze map worden al je verkoopfacturen opgeslagen.
Macro’s
Wanneer je de Excel boekhouding opent krijg je waarschijnlijk de volgende melding:
Klik op ‘Inhoud inschakelen’
Er zijn Excel macro’s verwerkt in de Excel boekhouding. De macro’s zijn bedoeld om alles automatisch te laten uitrekenen.
Basisinstellingen
Onderin in het scherm zie je verschillende tabbladen: Basisinstellingen, Factuur maken, Verkoop & Opbrengsten, Inkoop & Uitgaven, Financieel overzicht, BTW en Relaties.
In het tabblad ‘Basisinstellingen’ vul de benodigde gegevens van je bedrijf in. Doe dit zorgvuldig. Let erop dat je juiste jaartal invult en of je per maand, kwartaal of per jaar BTW aangifte moet doen.
Daarnaast zie je de knop om de beginbalans in te vullen. Dit is niet nodig als je starter bent.
Facturen maken
Om verkoopfacturen te maken in de Excel boekhouding ga je naar het tabblad ‘Factuur maken’.
De bedrijfsgegevens worden automatisch weergegeven op de factuur.
Logo invoegen
Linksboven op de factuur staat Hier jouw logo. Selecteer dit vak en haal de tekst weg. Ga vervolgens bovenin de werkbalk van Excel naar Invoegen > Afbeeldingen. Selecteer je logo die opgeslagen staat op je computer en klik op Invoegen. Is de afbeelding te groot, sleep deze dan tot de gewenste grootte.
Als je geen logo hebt kun je dit vak leeg laten en later alsnog een logo toevoegen.
Relatiegegevens invullen
Voordat je de factuur kunt maken moeten eerst de relatiegegevens worden ingevuld. Ga hiervoor onderin naar het tabblad ‘Relaties’ Vul alle benodigde gegevens in. Dit hoeft per relatie maar eenmalig te worden ingevuld.
Factuurgegevens invullen
Ga naar het tabblad ‘factuur maken’ Selecteer onder Factuuradres de relatie voor wie de factuur bedoeld is. Staat de relatie er niet bij? Vul de gegevens in op het tabblad ‘Relaties’. Als je de relatie aanklikt worden de klantgegevens op de factuur gezet. Vul nu de datum en het factuurnummer in. (begin bijvoorbeeld met factuurnummer 2020101) Vul vervolgens op de factuur de omschrijving van jouw werkzaamheden in. Vergeet niet het juiste btw-tarief , aantal en de stuksprijs te kiezen. De bedragen worden nu automatisch ingevuld.
De tekst onderin de factuur kun je zelf aanpassen. Hanteer je bijvoorbeeld een betaaltermijn van 30 dagen, dan kun je dat daar aangeven. Je KvK-nummer, IBAN en bedrijfsnaam worden automatisch ingevuld. Je kunt dit tekstvak ook verwijderen of wijzigen naar eigen inzicht.
Controleren en opslaan
Check altijd even goed of alles op de factuur goed klopt. Klik nu op de knop “Factuur opslaan”. Deze factuur kun je nu mailen naar je klant, of printen en per post versturen. De factuur wordt als .pdf opgeslagen in de map ‘Facturen’. Deze map staat in dezelfde map als je Excel boekhouding.
Werk je op een Mac? Dan verschijnt er een link ‘Open PDF folder’ naar de map waarin de facturen opgeslagen worden. Deze sla je vervolgens zelf op in een map naar keuze.
Klik nu op de knop “Factuur verwerken in boekhouding”. De factuur wordt automatisch toegevoegd in het tabblad ‘Verkoop & Opbrengsten’.
Verwerken
Bestaat het factuurnummer al in de boekhouding? Dan krijg je de melding om de huidige factuur toch toe te voegen, te overschrijven, of te annuleren. Je kunt namelijk niet twee facturen in je boekhouding hebben met hetzelfde factuurnummer.
Let op: Indien er meerdere btw-tarieven op één factuur voorkomen worden deze per btw-tarief uitgesplitst onder ‘Verkoop & Opbrengsten’. Daardoor kan het lijken alsof er meerdere facturen met hetzelfde factuurnummer voorkomen.
Factuur leegmaken
Voordat je een nieuwe factuur aanmaakt kun je de oude factuur leegmaken. Klik op de knop “Factuur leegmaken”. Zo begin je opnieuw aan de volgende factuur. Het gekozen factuurnummer wordt automatisch opgehoogd. Controleer dit altijd goed. De tekst onder op de factuur blijft bewaard.
Inkomsten invoeren
Heb je al eerdere facturen gestuurd? Voeg de gegevens van deze facturen eenvoudig toe aan je boekhouding. Ga naar het tabblad ‘Verkoop & Opbrengsten’ en voer de datum, soort, omschrijving of factuurnummer in en eventueel de relatie naar wie de factuur is gestuurd. Vul het bedrag in en kies het btw-tarief. De btw wordt nu automatisch uitgerekend. Geef bij status aan of de factuur nog openstaat, of dat de factuur per bank of kas is betaald. In de laatste kolom kies je de categorie van de factuur. Meestal is dit 8000 Omzet NL (bij Nederlandse klanten) of 8010 Omzet EU (als je klant uit een ander land binnen de EU komt). Deze categorie kun je altijd wijzigen. De inkomsten per categorie zie je nu terug in je ‘Financieel overzicht’.
Achter een regel bij ‘Verkoop & Opbrengsten’ kunnen de volgende meldingen komen te staan:
Er ontbreken gegevens
Niet alle verplichte velden zijn ingevuld voor deze regel. Dit kan afhankelijk van de combinaties verschillen.
Datum buiten boekjaar
Er wordt automatisch gekeken naar het boekjaar dat je invult bij ‘Basisinstellingen’. Als de datum van je invoer afwijkt van het huidige boekjaar óf het vorige boekjaar (openstaand) krijg je deze melding.
Op beginbalans
Openstaande posten uit vorig boekjaar worden automatisch opgeteld als debiteuren op de beginbalans. Dit kunnen ook alleen openstaande posten zijn. Als deze post betaald is hoort deze tot een vorig boekjaar.
Uitgaven invoeren
Heb je al eerder kosten gemaakt? Voeg de gegevens van deze rekening eenvoudig toe aan je boekhouding. Ga naar het tabblad ‘Inkoop en Uitgaven’ en voer de datum, soort, omschrijving of factuurnummer in en eventueel de relatie van wie je de rekening of factuur hebt ontvangen. Vul het bedrag in en kies het btw-tarief. De btw wordt nu automatisch uitgerekend. Geef bij status aan of de factuur nog openstaat, of dat de factuur per bank of kas is betaald. Heb je een bonnetje gekregen van een betaling? Zet deze dan altijd op “Betaald via…”. In de laatste kolom zie je de categorie van de factuur. De categorie kun je altijd wijzigen. De uitgaven per categorie zie je nu terug in je ‘Financieel overzicht’.
Achter een regel bij ‘Inkoop & Uitgaven’ kunnen de volgende meldingen komen te staan:
Er ontbreken gegevens
Niet alle verplichte velden zijn ingevuld voor deze regel. Dit kan afhankelijk van de combinaties verschillen.
Datum buiten boekjaar
Er wordt automatisch gekeken naar het boekjaar dat u invult bij ‘Basisinstellingen’. Als de datum van uw invoer afwijkt van het huidige boekjaar óf het vorige boekjaar (openstaand) krijgt u deze melding.
Op beginbalans
Openstaande posten uit vorig boekjaar worden automatisch opgeteld als crediteuren op de beginbalans. Dit kunnen ook alleen openstaande posten zijn. Als deze post betaald is hoort deze tot een vorig boekjaar.
Financieel overzicht
In het tabblad ‘Financieel overzicht’ zie je het totaal van alle verkoop en inkoop (dus de totalen van de tabbladen Verkoop & Opbrengsten en Inkoop & Uitgaven). Deze worden automatisch bijgewerkt als je kosten of inkomsten toevoegt of aanpast. Hier zie je ook wat er in totaal aan facturen open staat.
Winst- en Verliesrekening
Onder het financieel overzicht zie je de Winst-en-verliesrekening. Hier staan de bedragen per categorie en wat je totale winst of verlies is. Ook dit wordt automatisch bijgewerkt als je iets aanpast bij inkomsten of uitgaven. Je kunt in dit tabblad daarom niets zelf aanpassen.
Balans
Onder Balans zie je het overzicht van alle activa en passiva. Deze bedragen worden automatisch bijgewerkt als je iets aanpast in je boekhouding. Je kunt hier dus niets wijzigen.
Beginbalans
Heb je zelf op een andere manier al een boekhouding bijgehouden? Stel dan je beginbalans in. Je ziet dat de bedragen direct worden meegenomen in de balans. Crediteuren en debiteuren op je beginbalans worden automatisch gevuld wanneer je een factuur van vorig jaar toevoegt aan respectievelijk ‘Inkoop & Uitgaven’ of ‘Verkoop & Opbrengsten’. Om de beginbalans in te vullen klik je op de knop “Wijzig of bekijk de beginbalans” op het tabblad ‘Basisinstellingen’.
Btw-aangifte
De btw-bedragen van de facturen en bonnetjes die je invoert worden automatisch meegenomen in het tabblad ‘Btw (periode)’. Hier zie je de totale verkoop en inkoop per btw-periode. Als je alles volledig hebt ingevuld zie je wat je aan btw krijgt of moet betalen. Deze bedragen moet je invullen bij je btw-aangifte. Zorg wel dat je de cijfers van de juiste btw-periode gebruikt.
Heb je btw-aangifte gedaan? Zet deze betaling (of terugontvangen btw) dan in je boekhouding in het tabblad ‘Inkoop & uitgaven’ onder categorie “Btw betaald/ontvangen”.