Een van de vragen die ik vaak krijg als boekhouder is hoe je een factuur maakt zonder BTW. In dit artikel vertel ik wanneer dit mogelijk is en hoe je dit op een makkelijke manier doet, met de juiste online factuur software.
Kort samengevat zijn dit de beste programma’s om facturen zonder BTW te maken:
- e-Boekhouden.nl – Beste prijs/kwaliteit
- Rompslomp – Gratis facturen opstellen zonder BTW
- Exact Online – Uitgebreid facturen maken voor het MKB
- Met factuur APP
- Inclusief IDEAL link in de factuur
- Middels een voorbeeld sjabloon kun je direct factureren
- Klantwaardering: 8.9
- Eenvoudig factuur en offerte maken en versturen
- Gebruiksvriendelijke interface
- Veel functies voor gratis software
- Klantwaardering: 8,1
- Met urenregistratie
- Veel Koppelingen met externe software
- Facturen maken met de APP
- Klantwaardering: 8,3
Inhoudsopgave
Kan ik een factuur zonder BTW maken?
Voordat we ingaan op hoe je een factuur maakt zonder BTW, bespreek ik eerst wanneer het als ondernemer toegestaan is om een factuur zonder BTW te schrijven. Want normaal gesproken ben je als Nederlandse ondernemer verplicht om BTW te rekenen over de door jouw geleverde producten en/of diensten.
De eerste mogelijkheid is als jouw onderneming is vrijgesteld van BTW. Er zijn meerdere sectoren en activiteiten waarbij je geen BTW hoeft te factureren, zoals beleggingsgoud, kansspelen, kinderopvang, onroerend goed, en meer. Op de website van de Nederlandse Belastingdienst vind je een volledig overzicht van deze sectoren en activiteiten, inclusief de exacte vereisten om in aanmerking te komen voor de vrijstelling van BTW.
Echter is een van de meest voorkomende redenen voor het maken van een factuur zonder BTW, bij het leveren van goederen of diensten aan een bedrijf in het buitenland. Iets waar bijna iedere ondernemer weleens mee te maken krijgt. De klant zal vervolgens de BTW betalen in het land waar het bedrijf gevestigd is, waardoor het dus gaat om een zogenaamde factuur waarop de BTW is verlegd, oftewel een intracommunautaire levering. Dit laatste is enkel mogelijk als de andere onderneming zich in de EU bevindt en een BTW nummer heeft.
Een andere veelvoorkomende manier waardoor ZZP’ers te maken krijgen met het maken van facturen zonder BTW, is als je gebruik maakt van de kleine ondernemersregeling (KOR). Je kunt alleen van de KOR gebruik maken als jouw omzet minder dan €20.000 per jaar is, waardoor je vrijstelling kunt vragen van de BTW. Ook als jouw activiteiten dus niet vallen binnen de lijst van vrijgestelde beroepen. Als je nog geen gebruik maakt van de KOR, is het belangrijk om dit op tijd aan te vragen en hiervoor moet je onderneming natuurlijk gevestigd zijn in Nederland.
Conclusie: een factuur maken zonder BTW doe je omdat je te maken hebt met: een van de vrijgestelde sectoren, je gebruik maakt van de kleine ondernemersregeling of als je factureert aan een zakelijke klant in het buitenland. Uiteraard zijn er uitzonderingen, maar dit zijn de drie meest voorkomende redenen.
Aan welke regels moet je je bij het maken van een factuur houden?
Net als bij het opstellen van een “normale” factuur met BTW, moet je je ook bij het opstellen van een factuur zonder BTW aan bepaalde regels houden. Veel van deze regels zijn hetzelfde als die van een normale factuur en de volgende gegevens moeten op iedere factuur aanwezig zijn:
- De naam en het adres van je eigen bedrijf
- Je eigen BTW en KvK nummer
- De naam en het adres van de afnemer (bij een zakelijke klant)
- Het factuurnummer (oplopend)
- De datum van de factuur
- Een omschrijving van de geleverde diensten en/of producten
- Het bedrag, exclusief BTW
- De verschuldigde BTW, in dit geval dus 0%
Naast bovenstaande gegevens dien je ook op de factuur te zetten, wat de reden is van de niet gefactureerde BTW. Bijvoorbeeld dat er een vrijstelling van toepassing is of dat het gaat om een levering naar het buitenland. In dit laatste geval dien je ook het BTW nummer van de klant op de factuur te vermelden. Als je diensten of goederen levert aan particulieren of zakelijke klanten buiten de EU, hoef je geen BTW nummer van de afnemer op de factuur te vermelden. Uiteraard geldt dit niet voor je eigen BTW nummer, dat altijd op de factuur moet staan.
De factuur zal er dus vrijwel hetzelfde uit komen te zien als jouw andere facturen met BTW, maar je vervangt het BTW percentage door “BTW 0%” en je zet hier vervolgens ook €0,00 neer als bedrag, inclusief de reden (vrijgesteld van BTW, BTW verlegd en dergelijke). Er zit namelijk een verschil tussen het verleggen van de BTW en het hanteren van een BTW percentage van 0%. Je kunt deze reden eventueel opnemen als opmerking onderaan de factuur, bij de factuurregel zelf of indien mogelijk vermelden bij het gedeelte voor het BTW percentage. Op deze manier is het voor alle partijen, en ook voor de Nederlandse Belastingdienst, duidelijk dat het gaat om een factuur zonder BTW. Als je jouw factuur in het Engels opmaakt kun je in plaats van de term BTW verlegd, VAT Reverse Charge gebruiken.
Een andere mogelijkheid is het combineren van meerdere BTW tarieven. Bijvoorbeeld als je diensten levert die wel belast moeten worden, evenals vrijgestelde activiteiten. Vermeld in dit geval duidelijk welk BTW percentage van toepassing is. In Nederland wordt gebruik gemaakt van verschillende belastingtarieven. Op het moment van schrijven zijn dat het algemene tarief van 21%, het verlaagde tarief van 9% en het BTW tarief van 0%. Daarnaast heb je dus diensten en goederen die vrijgesteld zijn van BTW, wat dus net iets anders is dan het BTW percentage van 0%.
Hoe maak ik een factuur zonder BTW?
Het maken van een factuur zonder BTW kan nogal een karwei zijn, als je je wil houden aan alle vereisten voor een officiële factuur. Natuurlijk mag je zelf bepalen hoe jij jouw facturen maakt, bijvoorbeeld door deze op te stellen in Excel of Word. Het is echter veel gemakkelijker om dit te doen met een boekhoudprogramma of met facturatie software. Hierdoor voldoe je vrijwel meteen aan de meeste eisen die zijn gesteld door de Nederlandse Belastingdienst als het gaat om:
- het vermelden van essentiële gegevens,
- het automatisch berekenen van bedragen zodat fouten worden voorkomen,
- de mogelijkheid om BTW nummers direct te controleren, en
- er is geen gedoe meer met het creëren van de juiste factuurnummers aangezien je deze zo kunt instellen dat ze elkaar opvolgen.
Een facturatieprogramma zal ook automatisch eventuele wijzigingen met betrekking tot de BTW of de vereisten van een factuur doorvoeren, waardoor je zelf niet op de hoogte hoeft te blijven van de huidige regelgeving van de Belastingdienst. Een ander groot voordeel is dat je bedrijven vaak kunt opzoeken, zodat je zelfs bedrijfsgegevens niet meer handmatig hoeft in te voeren.
Door gebruik te maken van een boekhoudprogramma wordt ook het doen van de BTW aangifte een fluitje van een cent, evenals het indienen van de opgaaf ICP. De software zet alle gegevens namelijk voor je klaar, waardoor je deze alleen nog maar hoeft te controleren en goed te keuren. Sommige programma’s maken het zelfs mogelijk om vanuit de online omgeving van het boekhoudprogramma het verschuldigde bedrag direct te betalen met iDEAL.
Dus laten we een kijkje nemen bij de beste drie boekhoudprogramma’s, voor het moeiteloos opstellen van jouw factuur zonder BTW. Uiteraard geheel in de huisstijl van jouw onderneming.
De beste software voor het maken van een factuur zonder BTW
Hieronder heb ik een aantal boekhoudprogramma’s uitgekozen die een facturatiemodule aanbieden voor het opstellen van allerlei soorten facturen, dus ook facturen zonder BTW. Bij ieder programma heb ik aangegeven voor welke soort ondernemer de software geschikt is, wat de opties zijn en natuurlijk de bijbehorende kosten. Zo weet jij precies wat voor jou de beste manier is voor het maken van facturen zonder BTW, inclusief gratis facturatie software voor zowel startende als gevestigde ondernemers. Alle onderstaande aanbieders zijn overigens betrouwbaar en hebben een gerenommeerde reputatie.
#1 e-Boekhouden.nl – Gratis voor startende ZZP’ers
e-Boekhouden biedt twee soorten software aan, namelijk een boekhoud en een facturatie module. Daarnaast bieden ze twee verschillende pakketten aan, waarbij het geselecteerde pakket afhangt van het aantal boekingen dat je per jaar nodig hebt. Onder de 240 boekingen per jaar kom je terecht bij het ZZP/Mini pakket, waarvoor je één bedrag betaalt voor zowel de boekhoud als facturatie module. Boven de 240 boekingen per jaar kom je uit bij het MKB pakket, waarbij je de keuze hebt of je beide modules of enkel een losse module wil afnemen. Startende ondernemers profiteren 15 maanden lang gratis van het ZZP/Mini pakket, waarbij wordt gerekend vanaf de datum van inschrijving bij de KvK.
De software van e-Boekhouden is een totaaloplossing, zodat jouw facturen ook direct worden opgenomen in je administratie en indien van toepassing ook voor de BTW aangifte. Hieronder de functies met betrekking tot het opstellen van facturen, waaronder die zonder BTW:
- Factureren in je eigen huisstijl, inclusief meerdere sjablonen
- Periodieke facturen
- Factureren via een automatisch incasso
- Facturen laten betalen met iDEAL of PayPal
- Het toevoegen van extra factuurregels
- Klanten invoeren via de koppeling van de KvK
Voor het aanmaken van een factuur zonder BTW ga je in de online omgeving van e-Boekhouden naar het menu-item “Factureren”. Vervolgens kun je een nieuwe factuur aanmaken, een klant selecteren en de bijbehorende gegevens invullen zoals: de factuurdatum en een factuurtekst. Je eigen gegevens hoef je niet in te vullen, want deze worden automatisch overgenomen uit de software. Vervolgens kun je een of meerdere producten/diensten toevoegen, en tevens het BTW percentage selecteren.
Voor een factuur zonder BTW heb je de keuze uit: levering naar buiten de EU 0%, goederen naar binnen de EU 0%, diensten naar binnen de EU 0%, afstandsverkopen binnen de EU 0% en geen BTW. Op deze manier kun je dus al meteen aangeven wat de reden is van het niet berekenen van BTW. Bij het te betalen bedrag komt deze reden te staan en het bedrag waar dit percentage op van toepassing is. Ook bij ieder product komt het BTW tarief te staan, mocht je een factuur maken met meerdere BTW tarieven.
Hieronder een overzicht van de kosten van de boekhoud en facturatie modules van e-Boekhouden. Alle prijzen zijn per maand en exclusief BTW:
| Pakket | Boekhouden | Factureren |
|---|---|---|
| Gratis | €0 | €0 |
| ZZP/Mini | €9,95 | Inclusief |
| Standaard | €14,50 | €9,50 |
#2 Rompslomp – Gratis facturen opstellen zonder BTW
Rompslomp biedt net als e-Boekhouden betaalbare software aan, voor zowel facturatie als boekhouden. In totaal bieden ze verschillende mogelijkheden aan, zoals een gratis facturatie module voor alle ondernemers. Hoewel dit een geweldige optie is voor het maken van facturen met en zonder BTW, is het geen totaaloplossing voor je zakelijke administratie. Als je een betaald pakket afneemt heb je naar mijn mening het meeste aan het duurdere pakket, aangezien je daarmee ook de BTW aangifte kunt regelen. Als je echter geen BTW aangifte hoeft te doen, dan heb je in principe ook voldoende aan het goedkoopste pakket. Hoe duurder het gekozen pakket; hoe meer functies je dus ontvangt.
Dit zijn de functies die behoren tot het aanmaken van facturen. Houd er rekening mee dat niet alle mogelijkheden onderdeel zijn van het gratis Rompslomp abonnement:
- Factureren in eigen huisstijl en met jouw logo
- Credit en pro forma facturen aanmaken
- Het downloaden van facturen in PDF formaat en het mailen van facturen
- Factuurkortingen toepassen
- Periodieke facturen en abonnementen
- Klanten laten betalen via iDEAL
- Factureren in andere valuta’s
- Het automatisch berekenen van de BTW
Voor het creëren van een factuur zonder BTW dien je in te loggen in de online omgeving van Rompslomp. Vervolgens kies je in het linkermenu voor “facturen” en daarna voor “nieuwe factuur”. Hier kun je indien gewenst de lay-out aanpassen. Zorg ervoor dat je jouw bedrijfsgegevens invult tijdens het openen van een account, zodat deze automatisch kunnen worden overgenomen op de factuur. De factuur instellen gaat via een standaard aantal stappen, waarbij je eerst een contact dient toe te voegen. In hetzelfde scherm kun je tevens factuurregels toevoegen, exclusief of inclusief BTW. Deze keuze is van toepassing op het bedrag dat je invult, waarbij je in dit geval het beste kunt kiezen voor inclusief BTW. Vervolgens kun je bij de factuurregel een beschrijving toevoegen en het BTW tarief selecteren.
Je hebt de keuze uit: 0%, vrijgesteld en verlegd. De factuur kan niet worden opgeslagen als bepaalde zaken ontbreken, bijvoorbeeld het BTW nummer van de klant. (Wat je dus ook moet invoeren als je kiest voor BTW verlegd.) Bij iedere factuurregel komt het BTW tarief te staan of de omschrijving. Op deze manier is het ook allemaal duidelijk als je werkt met verschillende soorten BTW tarieven op dezelfde factuur. Er komt tevens bij te staan naar welk BTW nummer de BTW is verlegd, als je voor deze optie hebt gekozen. Indien gewenst kun je nog een notitie toevoegen, herinneringen instellen, een iDEAL betaallink toevoegen, en meer.
De kosten voor Rompslomp per maand zijn als volgt:
| Pakket | Prijs per maand |
|---|---|
| Gratis | €0 |
| Plus | €5,75 |
| Pro | €17,25 |
#3 Exact – Uitgebreid factureren voor het MKB
Er zijn natuurlijk nog veel meer opties om je facturen zonder BTW op te maken en de derde optie die ik wil bespreken is Exact Online. In tegenstelling tot e-Boekhouden en Rompslomp richt Exact zich op grotere ondernemers, denk aan het MKB en complexere bedrijven. De software is namelijk ontzettend uitgebreid en te koppelen met tal van extra applicaties, zowel modules van Exact zelf als externe apps. Exact Online is dus een totaaloplossing, waarbij je wat meer tijd nodig hebt om alle mogelijkheden van het programma te ontdekken. Natuurlijk kun je de software ook gebruiken voor het opstellen van een factuur zonder BTW.
Andere functies die je ontvangt bij het afnemen van een Exact Online abonnement met betrekking tot facturatie zijn:
- Professionele facturen opstellen
- Herinneringen en aanmaningen maken, versturen en monitoren
- Elektronisch factureren en via Peppol
- Het toevoegen van een betaallink
- Het voorspellen van de verwachte betaaldatum
- Gemailde facturen verwerken in de administratie
Het aanmaken van een factuur zonder BTW in de software van Exact gaat als volgt. Wederom dien je eerst in te loggen in de online omgeving, oftewel de cockpit van Exact Online. Vervolgens kun je in het dashboard kiezen voor het aanmaken van een “nieuwe verkoopfactuur”. Hier kun je wederom de gegevens van de klant invullen en worden jouw gegevens automatisch overgenomen uit de software. Vervolgens kun je voor iedere individuele factuurregel de BTW code invullen: 0 staat voor geen BTW, 20 voor BTW 0% (alleen grondslag), en je kunt ook kiezen voor bijvoorbeeld verkopen buiten de EU (6) en verkopen binnen de EU (7). Nadat je de BTW code hebt ingevuld, komt de omschrijving tevens naast de factuurregel te staan. Je kunt nog andere zaken invullen, zoals het aantal herinneringen, een opmerking, en meer.
Exact Online is een stuk uitgebreider en ook ingewikkelder dan de voorgaande twee boekhoudprogramma’s. Ze hanteren geen gratis software, maar je kunt het programma wel gratis uitproberen via het proefabonnement van een maand. De kosten voor Exact Online zijn als volgt:
| Pakket | Prijs per maand |
|---|---|
| Boekhouden Essentials | €42 |
| Boekhouden Plus | €82 |
| Boekhouden Professional | €122 |
| Boekhouden Premium | Vanaf €212 |
Conclusie
Het maken van een factuur zonder BTW is iets waar je als ondernemer vast en zeker weleens mee te maken krijgt. Dit kan meerdere redenen hebben, waarbij dit de voornaamste redenen zijn: omdat een activiteit of branche vrijgesteld is van BTW, omdat je een klant hebt die in het buitenland gevestigd is, of omdat je gebruik maakt van de kleine ondernemersregeling.
Het belangrijkste is dat je op de factuur duidelijk zet wat de reden is van het niet berekenen van BTW, waarbij de meest voorkomende redenen zijn: het verleggen van de BTW (zakendoen met buitenlandse klanten) en het mogen hanteren van het 0% BTW tarief (de KOR). Hoewel je in beide gevallen dus geen BTW factureert, zijn deze twee wel verschillend. Bij de eerste optie wordt de BTW verlegd en bij de tweede optie wordt er helemaal geen BTW gerekend.
Net als een normale factuur dient een factuur zonder BTW ook aan andere voorwaarden te voldoen en het eenvoudigste om je aan alle wettelijke regelgevingen te houden is door gebruik te maken van erkende boekhoud- of facturatiesoftware. Deze zijn in lijn met de huidige wetten en regelgevingen van de Nederlandse Belastingdienst, waardoor ook eventuele veranderingen automatisch worden doorgevoerd. Het is tevens een veel snellere en efficiëntere manier om een factuur te maken, waarbij fouten zoveel mogelijk worden voorkomen. Er zijn meerdere software aanbieders die deze mogelijkheid aanbieden, waardoor er altijd wel een oplossing is die past bij jouw soort onderneming en budget. Aanbieders die ik in dit artikel heb besproken zijn: e-Boekhouden, Rompslomp en Exact Online.
Populairste facturatie software van dit moment
Veelgestelde vragen
Een factuur aanmaken zonder BTW werkt niet veel anders dan een factuur maken met BTW. Met als grote verschil dat je dus geen BTW op de factuur zet of een BTW percentage van 0%, inclusief de reden van het factureren zonder BTW. De eenvoudigste manier om een factuur zonder BTW te maken is met boekhoud of facturatie software.
Ja, in bepaalde gevallen is het mogelijk om te factureren zonder BTW. De meest voorkomende redenen zijn: omdat je gebruik maakt van de kleine ondernemersregeling, omdat jouw activiteit is vrijgesteld van BTW, of omdat je klant in het buitenland gevestigd is.
Er zijn verschillende software programma’s waarmee je facturen kunt maken zonder BTW, zoals e-Boekhouden, Rompslomp en Exact Online. In vrijwel alle programma’s die een facturatie optie aanbieden is dit mogelijk en de complexiteit van het aanmaken van de factuur zonder BTW hangt af van de software.
Zowel e-Boekhouden als Rompslomp bieden gratis mogelijkheden aan voor het maken van facturen zonder BTW. Bij e-Boekhouden is deze optie gratis voor startende ondernemers en Rompslomp biedt een gratis facturatie pakket aan voor alle ondernemers, inclusief de optie voor een factuur zonder BTW.
Gerelateerde artikelen
Factuur app: Beste app, gratis en meer
Wat is de beste factuur app die je kunt gebruiken om je facturen eenvoudig te versturen? Ik leg het je met mijn top 5 uit.
Gratis voorbeeld factuur downloaden
Makkelijk een gratis voorbeeld factuur bekijken, downloaden en gebruiken. Te gebruiken in Word en aan te passen naar eigen logo en huisstijl.
Beste Facturatie Software 2024?
Welke facturatie software komt het beste uit de test? Dit zijn de 10 beste facturatie tools, voor het besparen van geld en tijd als ondernemer
Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?
e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!
- Onbeperkt factureren
- Gratis boekhouding app
- Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
- Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
- Gratis boekhoudcursus voor beginners
- Maandelijks opzegbaar
Over mij
ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.