Factuur sturen: NL, Particulier, KvK en Termijnen

Als particulier zul je vroeg of laat een keer een factuur maken en moeten opsturen. Als ondernemer, is het sturen van facturen regelmatige kost. Het zorgt ervoor dat de omzet gegenereerd wordt waarmee jij jouw eigen facturen kunt betalen. Een factuur sturen, is dan ook in Nederland zo eenvoudig mogelijk gemaakt. Vooral als je particulier bent, hoeft een factuur niet aan al te veel eisen te voldoen.

Dat betekent niet dat je zomaar een factuur in elkaar kunt knutselen. Er zijn wel degelijk eisen waar een factuur die jij als particulier mag verzenden aan moet voldoen.

In dit artikel leg ik je uit waar een factuur als ondernemer én particulier aan moet voldoen. Ik geef antwoord op vragen of je als particulier zonder KvK of btw-nummer een factuur mag sturen. En of je nota bene btw moet rekenen. Ook ga ik natuurlijk dieper in op hoe een factuur er als ondernemer uit moet zien. Met mijn informatie, kan je dan ook in Word- of een boekhoudprogramma naar eigen keus een factuur opmaken.

Kort samengevat zijn dit de beste factuurprogramma’s om facturen te sturen:

• Jortt – Beste prijs/kwaliteit
• Rompslomp – Beste voor ZZP en kleine bedrijven
• Moneymonk– Beste mobiele app voor facturatie

Een factuur sturen volgens de KvK

De beste bron voor het maken van een factuur, is in Nederland de Kamer van Koophandel. Ook al ben je misschien een particulier, kun je net zo goed zoveel mogelijk overnemen van de factuur die ondernemers maken. Zoals in het volgende hoofdstuk beschreven, hoef je alleen geen;

• KvK- en btw-nummer te hebben
• Btw te rekenen

Verder kun je net zo goed het lijstje volgen van de KvK, dat overigens in samenwerking met de Belastingdienst ontworpen is.

Het enige wat je moet weten is:

• Wat er op een factuur moet staan
• Hoe een factuur vormgegeven moet zijn
• Wanneer je een factuur moet versturen (verderop besproken)
• Hoe je een factuur verstuurd (via email of post)
• Of je een factuur moet bewaren

Het is allemaal gelukkig geen hogere wiskunde. Voor nu moet je vooral weten hoe de eerste twee punten in elkaar zitten.

Dit moet er op een factuur staan (ondernemer)

Ben je een ondernemer? Dan moet het volgende minimaal op de factuur staan;

• Je btw-identificatienummer en het btw-bedrag.
• Je KVK-nummer.
• De factuurdatum en het factuurnummer (je facturen moeten doorlopend genummerd zijn).
• De datum van levering.
• De naam en het adres van jezelf en je klant.
• De goederen of diensten die je levert.
• Hoeveel goederen of uren je in rekening brengt.

De Belastingdienst heeft het je tegenwoordig nog makkelijker gemaakt, door versimpelde eisen te stellen aan facturen met een bedrag lager dan € 100. Dan hoef je alleen rekening te houden met;

• De verzenddatum van de factuur
• NAW-gegevens
• Welke diensten of producten geleverd worden
• Gerekende btw

Hoe moet een factuur eruitzien

Hier is de KvK wat abstracter, omdat de volgende uitleg door iedereen anders geïnterpreteerd kan worden;

Een factuur moet er duidelijk en overzichtelijk uitzien. Je logo en bedrijfsnaam vallen direct op. En in één oogopslag ziet je klant het te betalen bedrag, de betalingstermijn en je bankrekening of de betaallink.

De factuur moet duidelijk zijn, maar dat spreekt voor zich. Je kunt dit voorbeeld van de KvK aanhouden en hier je eigen versie van maken. Dan weet je zeker dat jouw factuur overeenkomt met de eisen van de KvK en Belastingdienst.

Als particulier een factuur sturen

Om alvast een van de meest gestelde vragen uit de weg te helpen; Ja, je mag als particulier een factuur sturen. Omdat je geen ondernemer maar particulier bent, mag je de factuur zonder btw-nummer en KvK nummer sturen. Je hebt namelijk geen BTW- en KvK-registratie, dus er is weinig om geregistreerd onder te zijn.

Zonder KvK een factuur sturen?

Je hoeft niet perse een ondernemer te zijn, om een factuur te mogen sturen. Natuurlijk ben je dan voor de Belastingdienst ook geen ondernemer. Je stuurt bijvoorbeeld een factuur omdat je een kleine bijverdienste geleverd hebt of een product tweedehands verkoopt.

Om een factuur te sturen, is het vooral belangrijk dat op de factuur te vinden is;

En natuurlijk wie de factuur stuurt! Zo weet de ontvanger wie je bent, wat je levert en waar het geld naar overgemaakt moet worden.

Wettelijke termijn

Welke termijn er gehanteerd wordt door de door jou te versturen factuur, hangt af van je rechtsvorm, het land waar de factuur naar toe wordt gestuurd en enkele andere zaken. De meeste ondernemers in Nederland hanteren een termijn van 30 dagen. De wettelijke termijn om een factuur t versturen, is op de 15e dag van de maand waarin je de producten of diensten geleverd hebt.

Stel je voor dat je op 25 augustus advies aan een bedrijf gegeven hebt. Dan heb je, wettelijk gezien, tot 15 september de factuur versturen met de kosten van de geleverde diensten.

Dit is dus de wettelijke termijn dat jij de factuur moet versturen, niet dat de ontvanger de factuur moet betalen.

Wettelijke betaaltermijn

Voor ondernemers is het tegenwoordig makkelijk gemaakt. Als je geen afspraken maakt over een betaaltermijn, is de termijn altijd 30 dagen. Dit is de wettelijke betalingstermijn. Er is daarentegen ook een uiterlijke betaaltermijn mogelijk. Dat is tegenwoordig 60 dagen. Het mag niet zo zijn dat hier buiten wordt gegaan. Sinds 2017 is de afspraak gemaakt dat een factuur nooit een betaaltermijn van langer dan 60 dagen mag hebben. Alleen als beide partijen daar contractueel een afspraak over hebben gemaakt, mag hier van worden afgeweken.

Wat zegt de Belastingdienst?

De Belastingdienst is duidelijk over het sturen van een factuur. Volg de eisen die vanuit de KvK worden gesteld, en je factuur voldoet als ondernemer aan de eisen van de Belastingdienst. Let er als ondernemer goed op dat de afnemer niet probeert te sjoemelen met de betaaltermijn. Dit kan ervoor zorgen dat je wel al belasting moet betalen over omzet die je nog niet ontvangen hebt. En dat wil je natuurlijk voorkomen!

Zonder of met btw? En wanneer?

Als particulier moet je een factuur sturen zonder btw. Dat wil zeggen dat je geen btw hoeft te rekenen over dat wat je hebt verkocht. Ook als je een beginnende ondernemer bent die niet aan de urencriterium voldoet, hoef je geen btw te rekenen. Je valt dan nog onder de KOR, de kleine ondernemersregeling.

In de praktijk heeft dat als gevolg dat je btw-vrij als beginnende ondernemer kunt ondernemen. Net als particulier dus. Ga je over de btw-grens of urencriterium heen, moet je wel btw rekenen. Je kunt hier de website van de Belastingdienst voor raadplegen.

Hoe kan ik een factuur naar België sturen?

Als particulier kun je een factuur naar België sturen die aan dezelfde voorwaarden voldoet als de factuur die je in Nederland als particulier zou mogen sturen. Je hoeft geen rekening te houden met andere eisen.

Ben je een ondernemer? Dan is er wel een belangrijk verschil. Je moet het btw verleggen. Tenminste, als de ontvanger een ondernemer is. Is de ontvanger een particulier? Dan moet je het Nederlandse btw-tarief rekenen.

Btw verleggen werkt als volgt. Je vraagt aan de ontvanger, de Belgische ondernemer, het btw-nummer. Dit btw nummer wordt verwerkt in een factuurregel met; “Btw verlegd naar ‘vul hier het btw-nummer in”.

Vervolgens reken je op de factuur geen btw. Dat is alles wat je moet doen om een factuur naar België te versturen! Je kunt zelf bepalen of je de factuur digitaal of via de post stuurt.

Als zzp een factuur sturen (of freelancer)

Of je nu een freelancer of zzp bent, een factuur sturen gaat precies hetzelfde. Als het goed is verstuur je nu niet meer als particulier je factuur, maar als ondernemer. Daar komen wat extra zaken bij kijken omdat je zowel met een KvK en btw-nummer te maken hebt. Ook zijn er extra eisen aan de factuur omtrent de betalingstermijn.

In het hoofdstuk hierboven is beschreven wat je als ondernemer moet doen om een factuur te sturen. Dit is ook voor zzp’ers en freelancers van toepassing.

Een factuur sturen met een boekhoudprogramma

De beste en makkelijkste manier om een factuur te sturen, is via een boekhoudprogramma. Je kunt dan eenvoudig een factuur maken in je eigen huisstijl, met je logo en je vaste bedrijfsgegevens. Voor iedere factuur die je maakt, worden automatisch je eigen gegevens weergeven. Je hoeft daardoor niet iedere keer alles opnieuw in te vullen of na te kijken.

Ook kun je de ontvanger handig in je adresboek opslaan. Gaat het hier om een factuur die je iedere maand verstuurd? Dan zou je zelfs de facturen kunnen automatiseren. De betaling makkelijker maken? Voeg dan automatisch een iDEAL-betaallink toe of activeer de automatische incasso.

Dit is onder andere mogelijk met Jortt, Rompslomp en MoneyMonk. Voor meer informatie, verwijs ik je graag naar mijn reviews!

Gerelateerde artikelen

Veel gestelde vragen

Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?

e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!

• Onbeperkt factureren
• Gratis boekhouding app
• Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
• Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
• Gratis boekhoudcursus voor beginners
• Maandelijks opzegbaar

Probeer nu gratis

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.