Factuur maken ZZP – Zo doe je dat

Als ZZP’er ontkom je er niet aan om facturen te schrijven. Het is zonde als je dit klusje tot het laatste moment laat liggen of erger nog, als je vergeet een factuur te sturen. Veel ondernemers lopen geld mis omdat het maken van facturen te veel gedoe is. In dit artikel vertel ik je precies hoe je op een makkelijke manier een factuur maakt voor ZZP en welke gegevens verplicht zijn. Natuurlijk bespreek ik ook welke factuurprogramma’s je kunt gebruiken om dit klusje zo snel mogelijk te klaren.

Kort samengevat is dit de Top 3 beste facturatie software voor ZZP:

• e-Boekhouden.nl – Beste prijs / kwaliteit
• Rompslomp – Gratis voor starters
• DigiBTW – Eenvoudige facturatie software voor ZZP’ers

Belangrijke informatie factuur ZZP’er

Wanneer factureren?

Als je goederen of diensten levert aan zakelijke klanten, ben je verplicht om dit te factureren. Dit geldt voor alle soorten ondernemers, dus ook als je zaken doet met verenigingen of stichtingen. Lever je aan particulieren, dan gelden er iets andere regels. Over het algemeen ben je niet verplicht om een factuur te schrijven als je levert aan particulieren, maar er zijn een aantal uitzonderingen. Namelijk als je een groothandel bent in levensmiddelen, tabaksproducten, tandheelkundige grondstoffen of tandtechnische werken, en je klanten voor 80% of meer bestaan uit ondernemers. De tweede uitzondering zijn ondernemers die een (bijna) nieuw vervoersmiddel leveren aan een koper in een land in de Europese Unie, buiten Nederland.

Zoals je leest gaat het om een aantal specifieke gevallen en meestal hoef je dus geen factuur te schrijven bij verkopen aan particulieren. Er gelden overigens ook nog een aantal uitzonderingen voor ondernemers die niet hoeven te voldoen aan alle vereisten voor facturatie, waaronder ondernemers die werkzaam zijn in het taxi of openbaar vervoer, en ondernemers die in de horeca werken. Als je een vermoeden hebt dat je in een van deze uitzonderingscategorieën valt, is het verstandig om een kijkje te nemen op de pagina van de Nederlandse Belastingdienst.

Verplichte gegevens factuur

Als je verplicht bent om te factureren, dan vraag je jezelf vast af wat er allemaal op de factuur moet komen te staan. Er zijn een aantal gegevens die je verplicht moet vermelden op je factuur volgens de Nederlandse Belastingdienst. Hieronder een overzicht van de factuurvereisten en de gegevens die niet mogen ontbreken:

• Je volledige naam (dit is je juridische naam, die ook op je identiteitsbewijs staat) of je bedrijfsnaam als deze naam is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel (KvK)
• De volledige naam van de afnemer
• Het adres van je onderneming (dit mag niet enkel een postbus zijn)
• Het adres van de afnemer
• Je BTW nummer, dit is het nummer dat begint met “NL”
• Het BTW nummer van de afnemer, als deze er een heeft.
• Dit is enkel verplicht voor het factureren van ondernemers in een ander EU land. Het kan echter geen kwaad om het BTW nummer van de afnemer gewoon altijd te vermelden, ook als dit een Nederlandse ondernemer is
• Je KvK nummer (als je bent ingeschreven)
• De factuurdatum, en dit is de datum dat je de factuur hebt verstuurd/overhandigd
• Het factuurnummer, en dit nummer moet uniek zijn en opeenvolgend met je overige facturen
• Bij het leveren van goederen dien je te vermelden wat voor goederen er zijn geleverd en de hoeveelheid
• Bij het leveren van diensten dien je te vermelden wat voor diensten je hebt geleverd en de omvang ervan (bijvoorbeeld uitgedrukt in tijd)
• Het bedrag, exclusief BTW. Vermeld de verschillende bedragen als er verschillende BTW tarieven zijn en het toevoegen van de eenheidsprijs is verstandig
• Het BTW tarief, waarbij je dus de verschillende tarieven dient te vermelden als je werkt met meerdere BTW tarieven evenals de bijbehorende bedragen
• Het BTW bedrag (het totaal dat aan BTW wordt moet betaald)

Ook op het bovenstaande geldt een uitzondering, want als een factuur minder dan 100 euro bedraagt kun je ervoor kiezen om minder gegevens te vermelden. Het is vaak net zo handig om op alle facturen dezelfde gegevens op te nemen, helemaal omdat dit met een goed factuurprogramma vrijwel geen extra moeite kost. En op deze manier kun je ook geen gegevens vergeten.

Er zijn ook situaties waarin je extra gegevens moet vermelden, bijvoorbeeld als je zaken doet met ondernemers in andere EU landen of als het gaat om een factuur met 0% BTW. In dat geval dien je een opmerking toe te voegen dat het om een intracommunautaire levering gaat of te vermelden dat de BTW verlegd is.

Bewaarplicht facturen

Alle facturen die je schrijft als ondernemer dien je 7 jaar lang te bewaren. Dit is met name bij een papieren administratie en bij facturatie via Excel en Word nogal een opgave. Gelukkig helpen facturatieprogramma’s je met deze bewaartermijn, zodat je de facturen niet zelf hoeft af te drukken of op te slaan op je computer. Facturatieprogramma’s voorzien meestal ook in het maken van een back-up, zodat dit iets is waar je je geen zorgen over hoeft te maken.

BTW bedragen afronden

Als laatste, voordat ik inga op de facturatieprogramma’s, een kleine opmerking over het afronden van de BTW bedragen op een factuur. Hoewel dit bij facturatieprogramma’s automatisch voor je wordt gedaan, zijn er wel degelijk regels voor. Zo rond je bedragen af die eindigen op 001, 002, 003 of 004 naar beneden af, en bedragen die eindigen op 005, 006, 007, 008 en 009 naar boven. Dit betekent dat een bedrag van €10,554 wordt afgerond naar €10,55 en een bedrag van €20,009 naar €20,01. Je kunt deze afronding toepassen op het totaalbedrag aan BTW of per onderdeel, maar je dient vervolgens een van deze methodes vol te houden. (Tijdens het doen van de BTW aangifte rond je af op hele euro’s, wat je overigens mag doen in je eigen voordeel.)

Facturatie software, voor het maken van een factuur als ZZP’er

Het is niet verplicht om facturatie software te gebruiken als ZZP’er, maar het is wel een stuk efficiënter. Niet alleen helpen facturatie programma’s je om sneller te werken, ook maken ze de berekeningen zodat fouten worden voorkomen en bieden ze inhoudelijke hulp. Zo voer je bepaalde gegevens van tevoren in, zodat deze automatisch verschijnen op iedere factuur en beschikken ze vaak over uitleg bij het invoeren van bepaalde facturatiegegevens. Je hebt dus zowel als startende ondernemer als ervaren ZZP’er erg veel aan een goed facturatie programma. Hieronder heb ik een aantal opties op een rij gezet voor verschillende ondernemers. Van een gratis facturatie programma voor starters, tot complete boekhoudpakketten inclusief een facturatie module.

De facturatie software van e-Boekhouden is ietwat ouderwets qua uitstraling, maar werkt verder prima. Je maakt facturen geheel in je eigen huisstijl, inclusief logo en eigen teksten. Je kunt sjablonen opslaan en de software gebruiken voor meerdere handelsnamen. Ook periodieke facturen maken voor abonnementen is geen probleem, waarbij je instelt wanneer en hoe vaak een bepaalde klant moet worden gefactureerd. Dankzij de samenwerking met de boekhoudmodule en het koppelen van je bankrekening, kun je ook een betaallink meesturen met de factuur. Klanten kunnen dan snel en makkelijk betalen met iDEAL, creditcard of PayPal. Ook als je een incassocontract hebt bij je bank, wordt dit ondersteund door de facturatie software van e-Boekhouden.

De kosten zijn om precies te zijn €9,95 per maand, als je zit onder de 240 boekingen per jaar. Hierboven betaal je €9,50 voor de facturatie module en €14,50 voor de boekhoudmodule. De software is 14 dagen gratis uit te proberen via het proefabonnement. Wat nog mooier is, is het gratis abonnement van 15 maanden voor startende ZZP’ers. Hierbij wordt gerekend vanaf de datum van inschrijving bij de KvK.

Rompslomp is een Nederlandse onderneming en ze hebben als doel zo eenvoudig mogelijke software aan te bieden. Je hebt dus geen voorkennis nodig om met de software aan de slag te gaan en je hoeft niet bang te zijn voor ingewikkelde vaktermen. Het gratis pakket is geschikt voor een onbeperkt aantal facturen per maand, en dit geldt tevens voor het maken van credit facturen en offertes. Je doet dit geheel in eigen huisstijl, inclusief logo. Het enige verschil met het betaalde pakket is dat je de facturen niet direct kunt versturen vanuit de software. Wel kun je de facturen downloaden als PDF en vervolgens zelf e-mailen of per post sturen.

Als je meer mogelijkheden wenst, kun je kiezen voor een van de twee betaalde pakketten. De kosten voor het Plus pakket zijn €5,75 per maand en voor het Pro pakket €17,25 per maand. Als je kiest voor een jaarabonnement ontvang je een mooie korting. In beide gevallen kun je dus facturen versturen vanuit Rompslomp, waarbij jouw eigen e-mailadres als afzender wordt weergegeven. Ook kun je bij de betaalde pakketten automatische herinneringen versturen, een betaallink toevoegen, pakbonnen en pro forma facturen maken, periodiek factureren en worden SEPA-incasso’s ondersteund.

De software van WeFact is modern en gebruiksvriendelijk. Factureren kan in eigen huisstijl, inclusief een iDEAL betaallink. Het opmaken van de factuur gaat via de “huisstijl editor”, waarbij je eenvoudig het lettertype en de kleuren kunt aanpassen. Je kunt ook meerdere stijlen aanmaken, bijvoorbeeld voor diverse handelsnamen, evenals meerdere valuta. Het toevoegen van diensten of producten gaat door middel van het aanmaken van een productenlijst, wat zowel automatisch als handmatig mogelijk is. Dit alles is ook mogelijk voor het opstellen van periodieke facturen.

Naast het gebruik van de software via vaste apparaten, krijg je tevens toegang tot de gratis WeFact app. De software van WeFact is te koppelen met een aantal Nederlandse boekhoudprogramma’s, wat handig is als je al over boekhoudsoftware beschikt. Programma’s waarvoor WeFact koppelingen aanbiedt zijn onder meer: Exact, Twinfield, Visma, e-Boekhouden, Yuki en SnelStart. Je kunt de software 30 dagen gratis uitproberen, en deze proefperiode kun je online aanvragen.

Het maken van facturen kan geheel in eigen huisstijl, via de “layout editor”. En via het betaalde pakket is het nog makkelijker om producten, diensten en uren te factureren. Dit laatste doe je door de uren te selecteren uit je urenregistratie, wat een hoop dubbel werk scheelt. Een andere optie die erg efficiënt is, is het opslaan van producten of diensten. Zo hoef je de omschrijving en andere details niet telkens opnieuw in te voeren. Uiteraard is het tevens mogelijk om offertes om te zetten in facturen, periodieke facturen, herinneringen en aanmaningen te sturen, UBL facturen en een betaallink voor iDEAL (Mollie) bij te voegen.

Naast het gratis pakket kun je kiezen voor de volledige set aan functies, inclusief de boekhoudsoftware voor slechts €12,50 per maand. Kies je voor een jaarabonnement, dan betaal je slechts een tientje. Als extra kun je voor €89 per maand de boekhoudservice afnemen, waarbij je enkel nog de facturen zelf dient te versturen, betalingen doet en bonnetjes moet doorsturen. De rest wordt dan volledig door DigiBTW voor je geregeld.

De top 4 facturatie software voor ZZP’ers:

Conclusie factuur maken ZZP

Het maken van facturen is als startende ZZP’er iets waar je even doorheen moet, aangezien er een aantal dingen zijn waar je rekening mee moet houden. Denk aan de verplichte gegevens die je op een factuur moet vermelden, en het genereren van unieke en opvolgende factuurnummers.

Gelukkig is dit lang niet zo ingewikkeld als je in eerste instantie zou denken. Aangezien er veel online aanbieders zijn die geweldige factuurprogramma’s hebben gemaakt die ervoor zorgen dat jouw facturen automatisch voldoen aan de huidige wet- en regelgevingen, ook als deze mettertijd veranderen. Zo ben je minder tijd kwijt aan de facturatie en zijn je facturen foutloos.

In dit artikel heb ik een aantal voorbeelden genoemd van betrouwbare software, inclusief gratis facturatie software en gratis boekhoudsoftware voor starters. Want online factureren zonder Word of Excel hoeft helemaal niet duur of ingewikkeld te zijn. De beste opties voor het maken van een factuur als ZZP’er die in dit artikel aan bod komen zijn: e-Boekhouden, Rompslomp, WeFact en DigiBTW.

Veelgestelde vragen

Gerelateerde artikelen

Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?

e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!

• Onbeperkt factureren
• Gratis boekhouding app
• Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
• Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
• Gratis boekhoudcursus voor beginners
• Maandelijks opzegbaar

Probeer nu gratis

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.