Exact met Basecone koppelen

Als je op zoek bent naar een online oplossing voor je boekhouding en het automatiseren van facturen, dan kun je Exact Online met Basecone koppelen. De optimale integratie tussen deze twee software oplossingen neemt jou veel tijd uit handen en zorgt ervoor dat je zo efficiënt mogelijk kunt werken.

In dit artikel bekijken we wat zowel Exact als Basecone jou als ondernemer te bieden hebben, hoe je de software met elkaar koppelt, wat de voordelen zijn van deze koppeling en of het de moeite waard is.

Voordelen van de koppeling tussen Basecone en Exact

• Je hebt de volledige controle over het autorisatieproces
• Je kunt declaraties sneller indienen
• Je kunt efficiënter accorderen en dit is minder foutgevoelig
• Je vindt documenten sneller terug

Achtergrondinformatie

Voordat we ingaan op de koppeling van Exact met Basecone, is het verstandig om eerst wat meer te weten te komen over deze twee ondernemingen.

Over Exact

Exact is een ontzettend bekende naam als het gaat om online boekhoudsoftware en de onderneming bestaat al sinds 1984. Ze specialiseren zich in het ontwikkelen van cloud software voor allerlei ondernemers, inclusief het MKB. Het grote voordeel van Exact is dat de software met jouw onderneming kan meegroeien, van ZZP’er tot multinational. Exact heeft een vestiging in Delft, maar ze zijn ook internationaal actief. Inmiddels heeft het bedrijf meer dan 1.850 werknemers in dienst en meer dan een half miljoen klanten. Exact richt zich op innovatieve software inclusief slimme functies, waardoor jouw boekhoudtaken zoveel mogelijk worden geautomatiseerd.

Over Basecone

Basecone is onderdeel van Wolters Kluwer, en hun software richt zich op het verwerken van declaraties en facturen op een slimmere manier. Wolters Kluwer is net als Exact een bekende naam en ook zij hebben een goede reputatie opgebouwd gedurende de jaren dat ze actief zijn in deze sector. Wolters Kluwer bestaat al 183 jaar en richt zich momenteel op het leveren van software oplossingen wereldwijd.

Basecone heeft onder andere een vestiging in Hoevelaken, Nederland, maar ook in Portugal. Basecone richt zich met hun documentenverwerking software zowel op ondernemers als accountants, net zoals Exact Online. Inmiddels maken al 150.000 bedrijven gebruik van de Basecone software, in combinatie met een boekhoudpakket. 

Online pakketten en bijbehorende kosten

Exact is een ontzettend uitgebreide aanbieder van software oplossingen voor ondernemers en in deze review kijken we in het specifiek naar de pakketten die te koppelen zijn met Basecone. Dit zijn alle boekhoudpakketten van Exact Online, waarbij je de keuze hebt uit 3 verschillende standaard pakketten en eventueel een op maat gemaakt pakket voor grote ondernemingen.

Exact Online werkt met een maandabonnement, dat tevens per maand opzegbaar is. Je kunt Exact overigens ook gratis testen, door middel van het gratis proefabonnement van 30 dagen. Dit is een perfecte manier om erachter te komen of je de software prettig vindt werken.

De functies en kosten van Exact Online zijn als volgt:

Exact Online Boekhouden Essentials voor €39,- per maand

• Geschikt voor 1 gebruiker en 1 administratie, plus de mogelijkheid om samen te werken met je boekhouder of accountant
• Inclusief een automatische bankkoppeling met de banken: Bunq, Rabobank, ING Bank, ABN AMRO, SNS Bank, RegioBank, ASN Bank, Van Lanschot, Deutsche Bank, Knab en Triodos Bank
• Inclusief 5 verkoopfacturen, waaronder UBL facturen
• Het meesturen van een iDEAL betaallink voor snellere betalingen
• Het opmaken van facturen in je eigen huisstijl
• Het rechtstreeks online indienen van de BTW aangifte en opgaaf ICP bij de Nederlandse Belastingdienst
• Contact- en relatiebeheer, inclusief een directe koppeling met de Kamer van Koophandel
• De Exact Online app
• Het koppelen van externe apps, zoals de koppeling met Basecone
• Online support, inclusief toegang tot de uitgebreide kennisbank
• Scan en Herken in ruil voor een meerprijs. Houd rekening met een minimale afname van 10 stuks

Exact Online Boekhouden Plus voor €75,- per maand

• Inclusief alle functies van het Exact Online Essentials pakket
• Geschikt voor 2 gebruikers en 2 administraties. Het uitbreiden hiervan is mogelijk in ruil voor extra kosten
• Inclusief vijf bankkoppelingen
• Inclusief 100 verkoopfacturen
• Het gebruik van kostenanalyses, kostenplaatsen en kostendragers
• Werken met meerdere budgetten en het gebruik van vreemde valuta

Exact Online Boekhouden Professional voor €111,- per maand

• Inclusief alle functies van het Exact Online Plus pakket
• Inclusief een onbeperkt aantal bankkoppelingen
• Inclusief een onbeperkt aantal verkoopfacturen
• Plus een rekening courant, voor onder andere onderlinge vorderingen tussen meerdere administraties

Pakketten Basecone

Basecone werkt op een iets andere manier dan Exact Online en je betaalt naarmate je verbruik. Hierbij heb je tevens de keuze uit verschillende modules. Je betaalt per maand en alle pakketten zijn maandelijks opzegbaar. Ook Basecone hanteert net als Exact Online een gratis proefabonnement, alleen is deze maar 14 dagen geldig. De gratis proefperiode wordt automatisch stopgezet.

De functies en kosten van Basecone zijn als volgt:

Basecone Premium vanaf €1,25 per administratie, per maand.

Plus €0,29 per geboekte factuur

• Het uploaden van facturen en andere documenten, via de app of per e-mail
• Het splitsen van facturen
• Boekingsvoorstellen goedkeuren of afkeuren, en indien nodig aanpassen
• Het goedkeuren van boekingsvoorstellen met 10 stuks tegelijkertijd
• Facturen op basis van bepaalde criteria toewijzen aan een werknemer

Extra module Basecone Autorisatie Management voor €4,50 per autorisator, per maand

• Facturen digitaal toewijzen, door middel van het aanpassen van de autorisatieflow
• Inclusief verschillende filters, voor onder andere leverancier en bedrag
• Het automatisch toewijzen van binnengekomen facturen aan de juiste persoon
• Eenvoudig goed- of afkeuren, door te swipen in de app
• Het gebruik van notities

Extra module Basecone Declaratie voor €3,50 per gebruiker, per maand

• Declaraties snel en eenvoudig indienen, en versturen als UBL factuur op regelniveau naar Basecone
• Het aanleveren van diverse soorten documenten

Exact Online met Basecone koppelen

Basecone is te koppelen met alle drie de online boekhoudpakketten van Exact Online. Om de software te koppelen heb je zowel een abonnement nodig bij Exact Online als Basecone, maar voor de koppeling zelf betaal je geen opstartkosten en dit is gratis.

Door het koppelen van deze twee softwareprogramma’s, wordt iedere declaratie die je in Basecone boekt automatisch in real-time verwerkt in Exact Online. Relevante gegevens worden automatisch opgehaald en overige gegevens kun je zelf invullen. Omdat de koppeling tussen Basecone en Exact volledig is, zijn alle wijzigingen direct zichtbaar in Exact Online. De opgeslagen boekingsregels zorgen voor een zo compleet mogelijk boekingsvoorstel.

Om Exact aan Basecone te koppelen, moet je een rol van “supergebruiker” hebben. Voor andere gebruikers zijn de gegevens om de programma’s te koppelen namelijk niet zichtbaar. Om dit te doen dien je naar “kantoorgegevens” te gaan, welke je vindt onder “instellingen” en vervolgens kies je voor het tabje “kantoor”.

Hier vind je de algemene kantoorgegevens van jouw onderneming, inclusief de kantoorcode die je hebt gekozen bij het aanmaken van de administratie. Om een boekhoudsysteem toe te voegen, zoals Exact Online, klik je op de knop “boekhoudsysteem toevoegen”. Het enige dat je nu nog hoeft te doen is het boekhoudsysteem te selecteren en de bijbehorende gegevens toe te voegen.

Zodra je dit gedaan hebt, selecteer je de “Basecone synchronisatiegebruiker”. Kies iemand met de rol van “supergebruiker” en een gebruiker die toegang heeft tot alle administraties die je wil koppelen, of tot alle stamgegevens die opgehaald moeten worden. Onder het tabblad instellingen > kantoor > boekhoudsysteem, vind je altijd jouw koppelingen terug.

Een boekhouding migreren

Mocht je een boekhouding willen migreren, dan is het verstandig om contact op te nemen met de klantenservice van Basecone. Er zijn namelijk een aantal dingen waar rekening mee moet worden gehouden. Je doet er goed aan om in dit geval de administratie zelf nog niet toe te voegen, aangezien Basecone geen administraties kan samenvoegen. De klantenservice kan jou tevens helpen bij het verplaatsen van meerdere administraties tegelijkertijd, waardoor de kosten gelijk zijn aan het migreren van een enkele administratie. Houd er dus rekening mee dat het koppelen van Exact Online met Basecone gratis is, maar dat er voor speciale taken wel kosten in rekening worden gebracht.  

Als je werkzaamheden wil laten uitvoeren door Basecone, dan kun je dit doen na overleg met een van de medewerkers van de Basecone klantenservice door middel van het opdrachten- of conversieformulier. Dit zijn digitale formulieren waarin je precies kunt aangeven welke verrichtingen je door het team van Basecone wil laten uitvoeren in jouw online omgeving. Denk bijvoorbeeld aan het beschikbaar willen hebben van een grote hoeveelheid reeds verwerkte in- en/of verkoopfacturen.

Gebruiksgemak en ervaringen met Exact en Basecone

Om erachter te komen of het gebruiksgemak van zowel Exact als Basecone aan jouw wensen voldoet, doe je er goed aan om beide programma’s zelf uit te proberen. Dit kan door middel van de gratis proefabonnementen die worden aangeboden.

Onze ervaringen met beide software aanbieders is erg goed en de programma’s zijn alletwee erg gebruiksvriendelijk. Dit betekent dat je eenvoudig een bepaalde handeling of functie kunt vinden, en je binnen een mum van tijd efficiënt kunt werken. Beide programma’s hebben een zakelijke en minimalistische uitstraling, waarbij tevens gebruik wordt gemaakt van iconen en afbeeldingen om op een duidelijke manier inzicht te geven in de cijfers van jouw onderneming.

Als we kijken naar ervaringen van andere klanten die de koppeling van Exact met Basecone hebben geprobeerd, dan krijgt deze een maximale score van 5 sterren. Dit is op basis van 13 reviews, waarbij we wel moeten zeggen dat de meeste reviews niet heel recentelijk zijn geplaatst. Gelukkig zijn zowel Exact als Basecone vooruitstrevende bedrijven, waardoor we ervan uit kunnen gaan dat de software inmiddels alleen maar verbeterd is. Voordelen die worden genoemd over de koppeling van Exact Online met Basecone zijn: de gebruiksvriendelijkheid van de software, de snelle en eenvoudige werking, een goede begeleiding tijdens de opstartfase, de snelle en kundige klantenservice van Basecone, en de makkelijke implementatie.

Klantenservice

Ondanks dat zowel Exact Online als Basecone vrij intuïtief werken, kan het natuurlijk altijd voorkomen dat je ergens niet uit komt. Denk aan een probleem met een account, het migreren van gegevens of een probleem dat zich voordoet tijdens het koppelen van de software programma’s.

Als je vragen hebt over de koppeling zelf, dan kun je hiervoor het beste contact opnemen met de klantenservice van Basecone. Dit kan onder andere via het contactformulier op hun website, waarna een medewerker van Basecone contact met je zal opnemen. Er staat niet bij vermeldt hoe snel je antwoord krijgt, maar wel dat dit zo snel mogelijk is. In de tussentijd kun je ook kijken in de Basecone Knowledge Base. Hier vind je tal van informatie over verschillende onderwerpen. Je kunt er zoeken op trefwoord, bladeren door de veelgestelde vragen of informatie bekijken op basis van onderwerp.

Tevens staat er meer informatie over de manieren waarop je contact op kunt nemen met de Basecone klantenservice. Je kunt dit namelijk ook doen per e-mail, telefonisch of door een medewerker met jou te laten meekijken door middel van Teamviewer. Dit laatste is ontzettend handig en werkt door middel van een unieke pincode, dus je hoeft niet bang te zijn dat iemand zonder jouw toestemming mee kan kijken op je scherm. Onze ervaring met de Basecone klantenservice is erg goed. Uit reviews van andere klanten is ook gebleken dat de klantenservice echt de tijd voor je neemt en snel antwoord op vragen.

Mocht je overigens nieuw zijn bij Basecone, dan kan het verstandig zijn om je in te schrijven voor een van hun webinars. Deze vinden wekelijks plaats en nemen over het algemeen slechts een half uur van je tijd in beslag. Je kunt gratis deelnemen en ze zijn beschikbaar voor verschillende niveaus, van beginner tot gevorderd. Er zijn ook speciale webinars beschikbaar die je on-demand kunt aanvragen. Tijdens zo’n webinar kun je bijvoorbeeld ook vragen stellen over de koppeling van Basecone met jouw online boekhoudpakket van Exact Online.

Mocht er een probleem opdoen bij Exact Online, ook dan heb je meerdere mogelijkheden om dit op te lossen. Een van deze manieren is de Exact Kennisbank. Ook hier vind je ontzettend veel handige informatie, maar ook webinars en video tutorials over een verscheidenheid aan onderwerpen. Natuurlijk kun je ook hulp vragen aan de klantenservice van Exact Online, of in de 24/7 online community.

Conclusie: het koppelen van Exact Online met Basecone

Zowel Exact Online als Basecone zijn betrouwbare software aanbieders. Welke jouw leven als ondernemer nog efficiënter en makkelijker maken, als je ze met elkaar koppelt. Het koppelen van Basecone is mogelijk met alle pakketten van Exact Online.

De kosten voor de koppeling zelf zijn gratis en je kunt beide programma’s gedurende een proefperiode gratis uitproberen. Exact Online werkt op basis van vaste kosten per maand, die afhangen van het door jou gekozen online boekhoudpakket. Basecone rekent op basis van gebruik, waaronder het aantal geboekte facturen. Het is bij beide software aanbieders mogelijk om extra pakketten of modules af te nemen. Zowel Exact Online als Basecone werken met een maandabonnement, waardoor je dus nergens aan vast zit.

Het koppelen van Exact Online met Basecone is erg eenvoudig en je kunt dit zelfstandig doen vanuit de softwareomgeving van Basecone. Zij kunnen jou eventueel ook helpen, met onder andere het migreren van gegevens of als je tegen problemen aanloopt. De Basecone klantenservice is te bereiken op meerdere manieren, waaronder telefonisch.

Veelgestelde vragen

Gerelateerde artikelen

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.