Digitale boekhouding opzetten: waar moet je op letten volgens de Belastingdienst?

Digitale boekhouding uitproberen

Digitaal boekhouden om overal en altijd toegang tot je administratie te hebben. Ondernemers mogen tegenwoordig in hun handen wrijven met dat wat een digitale boekhouding te bieden heeft. Lange tijd was een boekhouder de enige persoon met controle over jouw boekhouding. Nu heb jij grotendeels de controle over wat voor boekhoudkosten je maakt en wanneer je inzage in de cijfers krijgt. Kortom, de digitale boekhouding heeft veel mogelijk gemaakt. Alleen nog altijd hebben veel ondernemers moeite met het daadwerkelijk uitkiezen van een programma dat ook hun boekhouding digitaliseert.

Het proces van het selecteren van een geschikt boekhoudprogramma kost bij veel ondernemers tijd. Dat terwijl ze verlangen naar een digitale boekhouding. Vooral als ze de vele voordelen van online digitaal boekhouden ervaren. Want ook op deze pagina leg ik je uit wat de precieze voordelen van een digitale boekhouding zijn. Dat is niet alles, want ik licht ook uitgebreid toe waar een digitale boekhouding Belastingdienst aan moet voldoen. Ten slotte geef ik je enkele tips voor digitale programma’s waar jij jouw boekhouding mee kunt verzorgen.

Inhoudsopgave

Wat is een digitale boekhouding?

Maar wat is een digitale boekhouding dan eigenlijk? Wat kan jij mij als boekhouder over een digitale boekhouding vertellen? Jij wilt toch helemaal niet dat jouw klanten hun eigen boekhouding gaan doen?

Enkele jaren geleden zou ik het eens met je zijn. Ondertussen heb ik gezien hoeveel harder ondernemers kunnen groeien als zij meer grip op hun boekhouding krijgen. En om heel eerlijk te zijn, is dat alleen mogelijk met een digitale boekhouding die voor het overgrote deel door de ondernemer zelf opgepakt wordt.

In theorie is een digitale boekhouding niets meer dan een boekhouding die volledig digitaal ingevuld, bijgehouden en beheerd wordt. Een ‘ouderwets’ offline boekhoudprogramma zou zich uitsluitend op een enkele computer vestigen. Je schaft dit soort programma’s aan, je installeert ze en je kunt ze niet hergebruiken als je op een andere computer van het boekhoudprogramma gebruik wilt maken. Als jij bijvoorbeeld een boekhouder in dienst neemt, moet je voor jouw boekhouder ook een licentiecode aanschaffen om ook je boekhouder mee te laten kijken. Een digitaal boekhoudprogramma wordt daarentegen online aangeboden. Via de internetbrowser kan je op onbeperkt veel computers jouw digitale boekhouding beheren. Als jij een nieuwe computer hebt of iemand anders in jouw boekhouding wilt laten meewerken, kan je digitaal andere mensen hier toegang toe geven.

Met zo’n gratis digitale boekhouding heb je straks alles binnen handbereik. Wil je even op vakantie kijken welke facturen er zijn binnengekomen? Je opent je digitale boekhoudapp op je mobiel en je ziet direct wat de status van jouw bedrijf is.

digitale boekhouding voor eenmanszaak

Begin een digitale boekhouding met een van deze tien digitale boekhoudprogramma’s

Met een digitale boekhouding zorg jij ervoor dat je altijd op de hoogte van het financiële reilen en zeilen van je bedrijf bent. Een digitale boekhouding is slim. Dat is onder andere te zien aan de adviezen die je van een goede digitale boekhouding naar je toegeworpen krijgt.

Je bent ondertussen op de hoogte van de manieren waarop je een digitale boekhouding kunt opzetten. Ook weet je nu wat de voordelen van zo’n moderne boekhouding zijn. Ik hoef je op dit punt niet meer te overtuigen van wat goed voor je is. Het enige waar je hulp bij nodig hebt, is het uitkiezen van de software die jou gaat helpen bij het opzetten van een sterke digitale boekhouding.

Ik ga het je vandaag heel wat makkelijker maken. Ik loop je snel door mijn top 10 favoriete programma’s door voor het maken van een digitale boekhouding. Je kunt ieder programma gratis uitproberen (voor een halve, hele of zelfs meerdere maanden). Het is dus niet nodig om meteen voor een abonnement te betalen.

In de top 10, komen de volgende programma’s terug (niet op volgorde):

Mocht je nog meer over deze programma’s te weten willen komen dan hieronder beschreven staat, raad ik je aan om op de reviews te klikken .

Informer is zowel voor het zzp als het mkb

Digitale boekhouding: informer online

Starters, ervaren zzp-ers en het grotere mkb kan bij Informer terecht voor de digitale boekhouding. Bij Informer kun je vliegensvlug factureren via een beveiligd netwerk. Iets wat naar mijn weten bij de meeste programma’s wel het geval is. Je kunt je uitgaven die je gedurende de maand maakt, een diner of andere onkosten, via de Informer app aan je digitale boekhouding toevoegen.

Kijken of de facturen van deze maand al betaald zijn? Met de bankkoppeling koppel jij jouw bankrekening aan Informer. Vervolgens checkt Informer welke rekeningen betaald zijn. Staan er nog een paar open? Dan krijg je daar snel een melding van.

De btw-aangifte kun je direct vanuit Informer, je digitale boekhouding, versturen. Je kunt zelfs hulp vanuit de Belastingdienst in Informer aanvragen.

Ficsus? Ontmoet eBoekhouden

e-boekhouden.nl

Ficsus is een geliefd boekhoudprogramma dat een digitale boekhouding binnen no-time voor je opzet. Het is schappelijk geprijsd en daarom voor iedere ondernemer te betalen. Maar wat als ik je vertel, dat Ficsus overgegaan is in een nog betaalbaarder boekhoudprogramma? eBoekhouden heeft Ficsus overgenomen en dat is goed voor de klanten van Ficsus.

eBoekhouden heeft namelijk net wat meer te bieden dan Ficsus. Voor min of meer soortgelijke prijzen kun je eBoekhouden gebruiken om je bedrijf mee uit te bouwen. Een prettige digitale boekhouding waar alle functies bij inbegrepen zijn. Geen onnodige functies die je als kleine ondernemer toch niet nodig hebt.

Conscribo voor stichtingen en verenigingen

conscribo ledenadministratie

Conscribo helpt je als stichting of vereniging met het opbouwen van een digitale boekhouding. Dat betekent dus dat alle ondernemers, of je nu zzp of een bv bent, dit hoofdstuk over kunnen slaan. Je kunt met Conscribo echt alleen werken als je voor een vereniging of stichting een digitale boekhouding wilt opzetten.

Dat betekent dan weer wel dat het programma je echt goed kan helpen bij het opbouwen van zo’n boekhouding. Van basis boekhouden tot een ledenadministratie, emails naar leden en het innen van contributie. Het werkt zo soepel dat je echt geen omkijken naar je digitale boekhouding hebt.

Wat Conscribo vooral doet onderscheiden is dat het verrassend goedkoop is. Voor een all-in tarief van € 15 per maand heb je als vereniging je boekhouding digitaal perfect op orde. Als dat geen koopje is, weet ik het ook niet meer.

Tellow voor de hippe ondernemer

Geen programma is mooier om je digitale boekhouding in te ontmoeten als Tellow. Ik weet van mijzelf dat ik niet zozeer naar het design van een boekhoudprogramma kijk als de functies. Ik vind het belangrijker dat de functies van een programma goed zijn dan dat het er prachtig uitziet. In het geval van Tellow moet ik toch wel toegeven dat het een oogstrelend programma.

Wie Tellow gebruikt, ziet dagelijks de digitale boekhouding in een mooi design verschijnen. In je boekhouding kun je vervolgens makkelijk facturen en offertes sturen. Je betalingen controleer je via een handig overzichtsscherm en je kunt eenvoudig bankkoppelingen maken zodat je automatische controles kunt uitvoeren.

Bonnetjes scannen en verwerken? Dat doe je via de Tellow app. Je digitale boekhouding heeft daarnaast weinig werk aan btw-aangiftes. Die kun je automatisch vanuit Tellow doen. De gratis opstart en overstapservice helpt je wegwijs worden en voorkomt dat het ingewikkeld is om van een ander programma over te stappen.

Digitaal boekhouden: myfinance

MyFinance laat je nooit in de steek

MyFinance is een klassiek boekhoudprogramma in een modern jasje. Het helpt je met het opzetten van een degelijke digitale boekhouding waar geen fratsen aan te vinden zijn. Je kunt makkelijk een factuurtje sturen of er een inboeken. De aangiftes heb je snel gedaan doordat onder andere de btw-aangifte aan het begin van ieder nieuw kwartaal klaarstaat.

Offertes zijn zo ontworpen en kunnen van alle benodigde informatie worden voorzien. Een professionele weergave waarin je niet alleen laat zien wat je te bieden hebt, maar ook waar je bedrijf voor staat. Wordt de offerte geaccepteerd? Dan kan je met een enkele klik de offerte omzetten naar een factuur. Zo gepiept dus!

Silvasoft is een echte lieveling

Digitale boekhouding: silvasoft

Zowel ondernemers als accounts weten Silvasoft te vinden voor het opzetten van een digitale boekhouding. Ondernemers voor zichzelf en accountants voor hun klanten. Laten we eerlijk zijn: het is altijd een goed teken als je een boekhoudprogramma kunt vinden dat accountants voor hun eigen klanten inzetten. Silvasoft is een van de weinige programma’s die accountants veelvuldig kiezen.

Dat komt doordat Silvasoft in handige opknipbare modules is gedeeld. Je kunt hierdoor precies de modules kiezen die voor jouw bedrijf van toepassing zijn. Heb jij een uitgebreide administratie of specifieke bedrijfsprocessen? Dan voeg je deze modules zo aan je digitale boekhouding toe. Je kunt Silvasoft 30 dagen gratis uitproberen waardoor je genoeg tijd hebt om de voordelen van het programma eens goed te verkennen.

Twinfield is een grote speler op het gebied van digitale boekhouding

Digitaal boekhouden: twinfield

Twinfield is geen kleine naam. Dat zie je onder andere aan het feit dat WoltersKluwer, een gigantisch bedrijf, de eigenaar van dit boekhoudprogramma is. Twinfield is vooral gemaakt voor de wat grotere bedrijven. Als zzp-er heb je dan ook eerlijk gezegd weinig bij Twinfield te zoeken. Het is te duur voor klein gebruik en veel functies heb je simpelweg niet nodig.

Voor grotere bedrijven kun je er wel alle kanten mee op. Het is behendig en het past zich aan op basis van jouw bedrijf. Hierdoor kun je sneller betere keuzes maken. Iets waar je als decision maker toch echt van profiteert.

Exact Online heeft geen introductie nodig

Digitale boekhouding: exact home

Het programma dat voor velen synoniem aan een digitale boekhouding is: Exact. En dan in het bijzonder Exact Online. Dit is de hippe versie van het programma dat al jaren dienst doet. Nu kun je namelijk met Exact ook online boekhouden. Vanuit de browser (cloud) waar je complete administratie digitaal te vinden is.

Net als Twinfield adviseer ik Exact Online alleen aan ondernemers die een grote boekhouding hebben. Meerdere werknemers en een groeiend bedrijf? Dan is het begrijpelijk dat je voor een boekhoudprogramma als Exact Online kiest. Maar heb je een minder groot bedrijf? Dan doe je er goed aan te kiezen voor een van de vele alternatieven. De kosten van Exact Online zijn hoog en voor dat bedrag kun je meerdere boekhoudprogramma’s bij elkaar kiezen.

SnelStart helpt je snel met een digitale boekhouding te starten

Snelstart mag in het rijtje van mijn persoonlijke favorieten te komen staan. Ik heb een zwak voor Snelstart omdat het (net als DigiBTW) doet wat het moet doen. Je kunt eenvoudig een digitale boekhouding bouwen en onderhouden. Geen trucs waar je niets aan hebt. Je begint direct met boekhouden als je SnelStart binnenstapt. Facturen maak je vanuit het dashboard en je ziet precies welke betalingen er nog niet binnenzijn.

Zoals veel andere programma’s staat in je digitale boekhouding de btw-aangifte aan het begin van ieder kwartaal klaar. Bonnetjes scan je ook net zo makkelijk in (via de Snelstart app). Hierdoor weet je zeker dat je digitale boekhouding up-to-date is. En het is nog lekker goedkoop ook!

DigiBTW is klein maar fijn

digibtw

DigiBTW scoort een indrukwekkende 4.9 uit 5 sterren in meer dan 500 Google Reviews. Dat zegt echt wel wat. Helemaal omdat het slechts € 10 per maand is. Duizenden ondernemers hebben DigiBTW gekozen om hun digitale boekhouding mee te ontwikkelen. Het is sinds kort ook nog eens het eerste programma met een aangifte inkomstenbelasting module.

Super gebruiksvriendelijk, uitstekende telefonische support en geen beperkingen. Een betere opsomming kan je als ondernemer niet van digitale boekhouding software verwachten. DigiBTW maakt de beloftes waar door keer op keer te laten zien dat kwaliteit niet de hoofdprijs hoeft te kosten.

Waarom het zelf beheren van de boekhouding lonend is

Dat is deels een antwoord op wat een digitale boekhouding is. Je kunt via een online programma de boekhouding volledig regelen. Maar waarom moet ik dit dan zelf doen? Wat is daar het precieze voordeel van?

Tot enkele jaren geleden waren vrijwel al mijn klanten vooral met offline boekhoudprogramma’s in de weer. Ik voerde 90% van alle boekhoudtaken voor deze groep klanten uit, waardoor zij maar weinig met hun eigen boekhouding in aanraking kwamen. Voor sommige van deze klanten duurde het lang voordat zij zelf doorhadden dat er bepaalde kansen lagen of risico’s ontstonden. Natuurlijk geef ik mijn klanten periodiek advies. Maar als binnen korte tijd de kosten oplopen terwijl ik als boekhouder vier of zelfs maar een keer per jaar de facturen ontvang, is het niet mogelijk om tijdig op dergelijke gevaren te reageren.

Toen ik enkele van mijn klanten adviseerde om op een gratis digitale boekhouding over te stappen en niet 10 maar 90% van de boekhouding in eigen beheer te houden, zag ik de eerste positieve veranderingen ontstaan. Het duurde niet lang voordat ik namelijk kon zien dat ondernemers aanzienlijk sneller op stijgende kosten konden reageren. Doordat je veel dichter op je digitale boekhouding zit, weet je in een vroeg stadium de rode vlaggen te herkennen. Op de lange termijn ben ik misschien dan minder als boekhouder nodig maar kan ik wel een groter aantal ondernemers van advies voorzien waar ze écht iets aan hebben. Normaliter ben ik als boekhouder vooral bezig met het verwerken van data. Ik doe de aangiftes en controleer de verschillende resultaten. Wanneer een groot deel van deze taken in een digitale boekhouding door de ondernemer worden overgenomen, is het opeens mogelijk veel passender advies te geven.

Wat vind de Belastingdienst van een digitale boekhouding?

Wist jij dat als je naar de websites van de KvK en de Belastingdienst gaat, zij ondernemers tegenwoordig juist aanbevelen om de volledige boekhouding digitaal aan te houden? Iedereen weet ondertussen hoeveel sterker een boekhouding staat wanneer het aan de hand van een sterk systeem wordt bijgehouden. Doordat veel boekhoudprogramma’s hun systemen hebben gebaseerd op de eisen van de Belastingdienst weet je dan ook zeker dat jouw digitale boekhouding aan de laatste eisen voldoet.

Wat kan je allemaal met een digitale boekhouding?

Ik geef je geen ongelijk als je van mening bent dat dit alles vooralsnog als een abstract verhaal overkomt. Dat is vanuit mijn beroep wat gek, aangezien er juist niets abstracts aan boekhouden mag zijn. Laten we daarom teruggaan naar harde feiten zodat je een goed beeld krijgt van de mogelijkheden van een digitale boekhouding.

Facturen versturen en ontvangen

Of je nu maar een paar facturen per maand verstuurd of je elke dag de sluizen moet openzetten: met een digitale boekhouding wordt dit proces voor een groot deel geautomatiseerd. Afhankelijk van het type facturen dat jij ontvangt en verstuurd, kan je in een hoog tempo deze van oudsher tijdrovende taak automatiseren. Bedrijven die namelijk veel met periodieke facturen werken, moeten nu nog iedere keer handmatig een factuur opmaken en versturen. Hoe handig zou het zijn als deze digitale factuur factuur boekhouding zichzelf aanpast naar de nieuwe factuurdatum en zichzelf verstuurd?

In een digitale boekhouding is het net zo makkelijk de inkomende facturen te verwerken. Zolang jij iedere digitale factuur boekhouding verstuurd of upload (ontvangen facturen) vanuit jouw digitale boekhouding, weet jouw boekhouding precies waar het aan toe is. Alle bedragen die op deze facturen te vinden zijn worden vervolgens automatisch naar de verschillende posten en mutaties verwerkt. Is er een factuur verstuurd? Dan hoef jij niet handmatig het debiteurenbeheer bij te werken. Jouw digitale boekhouding weet precies welke debiteur jou geld schuldig is en wanneer de eerste betaaldatum verloopt. Is de betaling dan nog steeds niet binnen? Dan kan jij ervoor kiezen om jouw debiteur automatisch een herinnering te sturen. Dit kan natuurlijk ook handmatig.

BTW-aangifte doen? Dat kan vanuit jouw digitale boekhouding!

Misschien wel een van de meest indrukwekkende innovaties is het doen van btw-aangifte. Verschillende programma’s hebben een koppeling gebouwd met het aangifteprogramma van de Belastingdienst. Via deze koppeling is het vervolgens mogelijk de complete btw-aangifte direct vanuit de digitale boekhouding naar de systemen van de Belastingdienst te sturen.

Oke.. Maar dan moet ik het nog steeds invullen toch?

Nee! Dat is dus het mooie aan de digitale boekhouding van tegenwoordig. Als jij ervoor zorgt dat je alle facturen en bonnetjes netjes in het programma hebt staan, weet het programma precies welke gegevens jij voor je btw-aangifte nodig hebt. Deze gegevens zie je tijdens de btw-aangifte terugkomen en hoeven alleen gecontroleerd te worden. Daarna kun je direct overgaan op het indienen van de aangifte. Zelfs onderdelen als ICP worden makkelijker met digitaal boekhouden!

Je had nooit verwacht dat boekhouden zo makkelijk kon zijn

digitale boekhouding met klantenservice

Weet je wat ik misschien nog wel het meest van mijn klanten heb gehoord? Dat ze nooit hadden verwacht dat het zelf bijhouden van de boekhouding zo makkelijk kon zijn. Met een digitale boekhouding is het mijn klanten gelukt, hoofdzakelijk zelfstandige ondernemers, om sneller en prettiger de boekhouding te verzorgen. Daarnaast besparen zij minimaal € 500 tot € 1.000 per jaar aan boekhoudkosten. Over een periode van 10 jaar is dat tussen de € 5.000 en € 10.000!

De voornaamste reden dat dit zo makkelijk geworden is, heeft alles te maken met de gebruiksvriendelijkheid van deze programma’s. Vrijwel ieder programma richt zich hoofdzakelijk op zelfstandige ondernemers. Dit zijn veelal ondernemers met weinig boekhoudervaring. Het is daarom belangrijk dat het boekhouden juist deze groep zo eenvoudig mogelijk wordt gemaakt.

En dat is de digitale boekhoudprogramma’s uitstekend gelukt. Nieuwe gebruikers krijgen een uitgebreide (natuurlijk digitale) rondleiding door het programma. Hier krijgen ze de verschillende functies te zien en kunnen ze, indien gewenst, een uitleg lezen. Mochten er daarna nog bepaalde zaken onduidelijk zijn, hebben gebruikers de mogelijkheid contact op te nemen de klantenservice. Naar mijn ervaring is dit de ideale manier om antwoord te krijgen op vragen die je niet in de ‘Veelgestelde vragen’ sectie kunt vinden.

Ik heb op deze website een enorme aantal boekhoudprogramma’s onderzocht waarmee jij een digitale boekhouding kunt realiseren. Al deze programma’s voldoen aan mijn eisen en worden door mijn ‘klanten’ gebruikt.

Meest gestelde vragen

Wat is digitaal boekhouden?

Digitaal boekhouden is boekhouden op je computer. Hiervoor heb je alleen een internetverbinding nodig. Je hoeft hiervoor geen software aan te schaffen.

Voordelen digitaal boekhouden:

1. Met een internetverbinding kun je vanaf iedere locatie je boekhouding bijwerken
2. Je hebt altijd inzicht in je cijfers
3. De software updates worden automatisch doorgevoerd
4. Er hoeven geen back-ups gemaakt te worden
5. Je kunt je boekhouding koppeling met bijvoorbeeld je bank of het kassasysteem
6. Een boekhouder of accountant kan eenvoudig met je meekijken in de boekhouding
7. De boekhouding kost geen ruimte op je computer
8. Het boekhoudprogramma is flexibel in te richten voor jou bedrijf

Nadelen digitaal boekhouden:

1. De boekhouding wordt extern in de cloud bewaard
2. De verplichting van een abonnement voor het gebruik van de software
3. De boekhouding staat niet meer op je computer

Klik hier voor meer informatie

Is zelf boekhouden eenvoudig?

Steeds meer ondernemers hebben er voor gekozen zelf de boekhouding te doen met een online boekhoudprogramma. De meeste boekhoudprogramma’s hebben een voorbeeld boekhouding zodat het heel eenvoudig is om een administratie op te zetten. Je kan dan bijvoorbeeld ook digitaal factureren.

Benieuwd naar een online boekhoudprogramma? Klik hier voor meer informatie

Hoeveel kost de boekhouding?

De kosten van de boekhouding is afhankelijk of je dit uitbesteed of grotendeels zelf doet. Wanneer je de hele boekhouding door een boekhouder of accountant laat doen zullen de kosten behoorlijk oplopen. Je kunt de boekhouding ook prima zelf doen. Tegenwoordig zijn er diverse mogelijkheden voor een gratis digitale boekhouding.

Claim hier 15 maanden gratis e-Boekhouden.nl

Waar moet je op letten bij een digitale boekhouding?

Een digitale boekhouding met een online boekhoudprogramma kent vele voordelen. Het is daarbij van belang dat je een boekhoudprogramma kiest die voldoet aan de eisen van de belastingdienst.
Daarnaast is het belangrijk dat het een in de cloud boekhoudprogramma is. Hierdoor hoef je geen backup’s te maken. Tevens zijn functionaliteiten als een bankkoppeling, digitaal factureren en BTW aangifte erg handig.
In het artikel Boekhoudprogramma overzicht worden tientallen boekhoudprogramma’s besproken die voldoen aan deze eisen.

Op zoek naar een boekhoudprogramma?

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *