Digitaal boekhouden

Digitaal boekhouden bestaat alweer meer dan twintig jaar. De overgang van ‘fysiek’ met pen en papier boekhouden naar digitaal boekhouden heeft voor een enorme evolutie gezorgd. Bedrijven kregen in een klap meer inzicht in alle financiële transacties, waardoor op verschillende plekken kansen beter benut konden worden. Voor veel kleine bedrijven was deze digitale transitie een prijzig verhaal. Hierdoor kon maar een beperkt deel van de kleine ondernemers overstappen op dit soort digitale boekhoudprogramma’s.

De moderne vorm van digitaal boekhouden is gelukkig voor iedereen beschikbaar, omdat de instaptarieven lager dan ooit zijn. Om je even een beeld te schetsen: klassieke digitale boekhoudsoftware had een prijskaartje van duizenden euro’s per jaar. Moderne boekhoudsoftware? Daar kan je voor € 120 per jaar al gebruik van maken.

Verrassend veel ondernemers zijn daarentegen niet op de hoogte van deze ontwikkelingen. Zij weten niet dat je goedkoper digitaal kunt boekhouden dan jaren geleden. Voor iedereen die nog onderzoek doet naar de mogelijkheden of op dit moment vastzit in een oplossing als Excel, is de informatie uit dit artikel onmisbaar.

Kort samengevat kun je met deze boekhoudsoftware het beste digitaal boekhouden:

• e-Boekhouden – Beste prijs/kwaliteit
• Twinfield – Eenvoudig en makkelijk op te zetten
• Visma eAccounting – Beste voor ZZP en kleine bedrijven

Wat is digitaal boekhouden voor ondernemers met een klein bedrijf?

Bijna 99 procent van de lezers van deze website kan gerekend worden tot kleine ondernemers. Dat wil zeggen dat ze niet meer dan een vijftal werknemers in dienst hebben. Als dit ook voor jouw bedrijf het geval is, dan mag ik je nu al vertellen dat dit artikel voor jou geschreven is.

De grote boekhoudprogramma’s van corporates met honderden werknemers zijn compleet anders ingericht dan de digitale boekhoudprogramma’s van kleine ondernemers. Deze moderne programma’s zijn volledig ingericht om jou te helpen bij het verzorgen van je administratie. Dat wil zeggen dat de functies die jij het meest nodig hebt, inbegrepen zijn. Functies die niet relevant zijn en alleen maar voor een onduidelijke gebruikerservaring zorgen, zijn dan ook weggelaten.

Dit lost meteen een van de grootste angsten van ondernemers op: kan ik zelf wel digitaal boekhouden? De kunst van moderne boekhoudprogramma’s is dat je wordt geholpen bij het vinden van de functies die jouw administratie nodig heeft. De kans is groot dat je naarmate je jouw weg in een boekhoudprogramma begint te vinden, je ontdekt welke onderdelen van boekhouden je het meest gebruikt. Je leert snel de weg kennen, waardoor je steeds beter je eigen boekhouding kunt doen. Dat terwijl je zonder enige ervaring kunt beginnen!

Mochten er namelijk nog vragen zijn over hoe digitaal boekhouden werkt, wordt dat je met digitaal boekhouden tijdens het gebruik van de programma’s duidelijk gemaakt. Alhoewel ieder boekhoudprogramma op een andere manier met deze ‘uitleg’ omgaat, is vrijwel ieder programma in staat jou hierbij te helpen.

Leer zelf digitaal boekhouden met videotrainingen en online handleidingen

De meest voorkomende manier is door uitgebreide handleidingen en documentatie te maken waar gebruikers altijd het antwoord op hun vraag kunnen vinden. Stel je voor dat je twijfelt over de juiste plek om een inkomende factuur in te boeken. Dan kan je in dit soort handleidingen het onderwerp opzoeken om vervolgens zelf te ontdekken hoe digitaal boekhouden in zijn werk gaat.

Een ander veel gekozen methode om gebruikers wegwijs te maken binnen een digitaal boekhoudprogramma is door ze gratis videotrainingen te laten volgen. Deze trainingen zijn kosteloos te volgen en leggen je stap voor stap uit hoe digitaal boekhouden werkt. In sommige gevallen leer je zelfs enkele fijne kneepjes van het digitaal boekhouden! Zo kun je bijvoorbeeld ook leren om de maandafsluiting te verwerken.

Een lange weg

Digitaal boekhouden heeft een behoorlijk pittig pad moeten bewandelen. De mensheid heeft het altijd al lastig gevonden om van gewoontes te veranderen. Waar vroeger met gouden munten betaal werd, is op den duur overgestapt op briefgeld en vandaag de dag overwegend ‘digitaal’ geld (pinnen en internetbankieren). Dat is voor boekhouden niet anders.

Boekhouden komt zoals velen weten al eeuwen voor. De Grieken en Romeinen stonden als ervaren boekhouders bekend. Ze zouden zelfs de grondleggers van veel boekhoudbeginselen zijn geweest.

Daarna is eeuwenlang gebruik gemaakt van een klassieke vorm van boekhouden die tot een jaar of tien geleden de vorm heeft weten te bereiken waar het zich nu bevindt. Ook toen was het voor veel mensen zwaar om de overstap te maken van een papieren boekhouding naar een digitale. Want digitaal boekhouden werd zeker niet door iedereen met open armen ontvangen.

Gelukkig is ondertussen het overgrote deel van de ondernemers overstag. Zij zien de vele voordelen van digitaal boekhouden in. Het is sneller, makkelijker en bovenal verstandiger. Een korte blik op het rijtje van voordelen van digitaal boekhouden geeft je daar voldoende inzicht in.

Voordelen van digitaal boekhouden

De voordelen van digitaal boekhouden zijn niet op een bierviltje te schrijven. Of ik zou wel heel beknopt moeten zijn. Als ik een enkel bierviltje zou hebben, zou ik daar minimaal het volgende op schrijven:

• Snel
• Makkelijk
• Goedkoop
• Persoonlijk
• Inzicht
• Groei
• Controle
• Professionaliteit

Dan heb ik dus nog maar het topje van de ijsberg gehad. Het is makkelijk om te lang op de voordelen in te gaan, daarom zijn er een paar die ik kort er even bij pak:

Snel en makkelijk

In de wereld van boekhouden is snel een woord dat boekhouders vaak niet in de mond zullen nemen. Snelheid is namelijk geen goede zaak als het op boekhouden komt. Wie snel probeert te boekhouden, maakt eerder foutjes. Fouten kunnen je bij boekhouden duur komen te staan dus die dien je koste wat kost te voorkomen.

Maar wat als je met digitaal boekhouden op een snelle manier je administratie kunt doen zonder dat de kans op fouten toeneemt? Dan is snelheid niet meer een gevaar. Het is dan juist een voordeel.

Bij digitaal boekhouden zorgt de software ervoor dat er zoveel mogelijk van de benodigde gegevens voor je wordt klaargezet. Door de verderop besproken integraties met bijvoorbeeld je bankrekening, worden bedragen automatisch met de door jou ingevoerde bedragen nagekeken. Dit is sneller en voorkomt daarnaast de kans op fouten. Ook kun je met boekhoudsoftware facturen en offertes dupliceren. Als de inhoud hetzelfde mag blijven, weet je zeker dat je geen fouten maakt.

Met makkelijk bedoel ik natuurlijk de eenvoud waarmee je jouw boekhouding kunt verzorgen. Het is simpelweg een feit dat digitaal boekhouden makkelijker is dan op papier. Boekhoudsoftware zorgt ervoor dat je zo min mogelijk over het hoofd kunt zien. Als je niet digitaal je boekhouding doet, moet je zelf altijd precies weten wat er nog gedaan moet worden.

Ervaring met digitaal boekhouden is ook echt niet meer nodig. Moderne boekhoudsoftware is zo slim opgezet, dat je precies je weg kunt vinden zonder dat je bekend met de software hoeft te zijn. Vooral voor nieuwe eenmanszaken wordt digitaal boekhouden echt makkelijk gemaakt. Daarnaast kun je met handige handleidingen en webinars snel leren hoe alles werkt. Kortom, supersimpel!

Inzicht, groei, controle en professionaliteit

Ik pak deze vier voordelen even bij elkaar omdat ze op verschillende manieren met elkaar te maken hebben. Ze beïnvloeden elkaar op een positieve manier. Ik kan je zelfs de volgorde vertellen waarop dit zo is:

1. Door inzicht
2. Meer controle
3. En professionaliteit
4. Waardoor meer groei

Het begint allemaal bij inzicht. Doordat je met digitaal boekhouden meer data op één plek (bedrijfsdata in je administratie) verzamelt, maak je als het ware een bedrijfsbron. Doordat boekhoudsoftware ingericht is met handige rapportages en analyses, worden vanuit deze bedrijfsbron automatisch inzichten gemaakt. Dit zijn rapportages waar jij inzichten uit kunt halen die je nooit uit je eigen papieren boekhouding had kunnen krijgen. Cashflowrapportages of actuele winst- en verliesrekeningen. Ontzettend handig. Je hebt er eindelijk inzicht in.

Daardoor krijg je logischerwijs meer controle over je bedrijf. Je weet precies waar de kosten aan opgaan. Ook zie je sneller kansen. Je weet welke klanten je het meest opleveren. Hieruit blijkt een vernieuwde vorm van professionaliteit. Behalve dat je door digitaal boekhouden nette facturen en offertes kunt opmaken, speel je duidelijk actiever in op kansen.

Dat alles bij elkaar zorgt automatisch voor meer groei. Persoonlijk en zakelijk groei je doordat het mogelijk is om je bedrijf naar een hoger niveau te brengen. Ten slotte leer je heel wat meer over digitaal boekhouden en de invloed hiervan op je bedrijf. Een absolute win-win dus.

Nadelen van digitaal boekhouden

Zijn er nadelen aan digitaal boekhouden? Natuurlijk. Het zou een leugen zijn als ik je zou vertellen dat er geen nadelen bestaan. Iets wat voordelen heeft, moet ook nadelen hebben. De belangrijkste zijn:

1. Digitaal boekhouden is alleen mogelijk met maandelijkse abonnementen
2. In principe moet je zelf aan de slag, al dan niet (deels) met een boekhouder
3. Om het maximale uit digitaal boekhouden te halen, moet je er veel tijd in stoppen

Het eerste nadeel heeft te maken met het betaalmodel dat bij boekhoudsoftware van toepassing is. Moderne boekhoudprogramma’s werken tegenwoordig op basis van maandelijkse pakketten. Dat wil zeggen dat je iedere maand een vast bedrag moet betalen om van het pakket gebruik te kunnen maken. Voor dit bedrag kun je dan de functies gebruiken die binnen je pakket vallen.

Er hoeft dus geen eenmalige betaling te worden gedaan. Het nadeel is dat het pakket nooit in je eigen bezit komt. Het voordeel is natuurlijk dat je flexibel blijft. Je kunt eenvoudig van boekhoudpakket wisselen wanneer dat je uitkomt.

Het tweede nadeel is dat de meeste boekhoudsoftware toch wel ontworpen is zodat je er zelf in aan de slag gaat. Je kunt ervoor kiezen om digitaal boekhouden volledig aan je boekhouder over te laten. Zelf is het dan weliswaar mogelijk om een blik te werpen op wat er allemaal in de software staat. Je hoeft alleen niets zelf te doen. Toch is het advies om minstens deels bij te dragen aan de boekhouding. Met boekhoudsoftware is dat echt makkelijker dan velen denken. Om de voordelen van digitaal boekhouden volledig te kunnen benutten, is het beter om zelf ook aan de slag te gaan.

Dan komen we bij het derde nadeel wat ook een kans is. Namelijk dat je veel tijd moet stoppen in de boekhoudsoftware om het maximale eruit te kunnen halen. Het versturen van een factuur, inboeken hiervan of het opmaken van een offerte is niet ingewikkeld. Net als het inzien van rapportages en het doen van je btw-aangifte vanuit de software. Maar wil je echt het maximale uit digitaal boekhouden halen? Dan is het belangrijk dat je veel tijd gaat stoppen in het bedenken van hoe je apps en integraties kunt gebruiken om je boekhouding te versterken. Ik beloof het je dat iedere seconde die je hier in stopt, het zeker waard is.

Dit is wat er ook met digitaal boekhouden mogelijk is

Een groot deel van de kracht van digitaal boekhouden zit in het feit dat er in veel boekhoudprogramma’s meer mogelijk is dan alleen boekhouden. Boekhoudsoftware wordt alsmaar krachtiger en dat is onder andere te zien aan de integraties en apps die beschikbaar zijn. Ook zijn complete modules als projectmanagement en CRM bij een deel van de boekhoudsoftware inbegrepen. Laten we ze kort doornemen.

Apps

De meeste boekhoudsoftware heeft vandaag de dag wel een eigen app. Van Rompslomp en Gekko tot Tellow, ze hebben allemaal prachtige boekhoud apps waarmee je jouw boekhouding vanuit je broekzak kunt beheren. Met boekhouding apps kun je onder andere bonnetjes van diners inscannen en uploaden. Ook kun je facturen maken of betalingen controleren.

Integraties

Met de digitale boekhoudprogramma’s kun je een uit een groot aantal integraties kiezen. Een integratie doe je met een ander programma. Hierdoor laat je dus het boekhoudprogramma als het ware communiceren met een ander programma.

Stel je voor dat je wilt dat jouw webshop bestellingen automatisch in je boekhouding worden gezet. Dan kun je de software van je webshop eenvoudig koppelen met je boekhoudsoftware. Dit bespaart je op jaarbasis behoorlijk wat tijd!

CRM

Een hele handige functionaliteit die je in veel boekhoudprogramma’s kunt tegenkomen, is CRM. Dit is een module waar je al jouw klantcontacten kunt beheren. Ook als je veel sales doet, kun je in je CRM bijhouden wat de status van deze contacten is. Heb je een opdracht binnengehaald? Dan stuur je vanuit je CRM een factuur of offerte.

Projectmanagement

Projecten komen vroeg of laat altijd in je bedrijf voor. Met een goed projectmanagement systeem beheer je deze projecten vanuit je eigen boekhouding. Hierdoor heb je een makkelijke manier om alles binnen één digitale omgeving te houden. Je kunt daarnaast voor lopende projecten periodiek facturen sturen of als er een bepaalde omzet gehaald is. Ontzettend handig dus!

Digitaal boekhouden voor ieder onderdeel van je administratie

Wat veel ondernemers niet weten is dat de boekhoudkosten niet meer te vergelijken zijn met wat het ooit was. Het was volstrekt normaal om aan het einde van het boekjaar een factuur van enkele duizenden euro’s aan je boekhouder te moeten betalen. Je boekhouder was kortom de persoon die alle facturen verwerkte, aangiftes deed en je adviseerde over eventuele investeringen of besparingen. Het leeuwendeel van de werkzaamheden van een boekhouder is ondertussen zelf uit te voeren met een digitaal boekhoudprogramma. Je hoort het goed, alles wat je door je boekhouder liet doen, kan jij tegenwoordig ook zelf doen. En dat betekent niet dat je iedere maand tien uur met je boekhouding bezig bent. Want veel van het werk doet het boekhoudprogramma voor je.

Dat komt bij digitaal boekhouden als eerste terug bij het ontvangen van een factuur. Stel je voor dat je een factuur in je email ontvangt. Vroeger kon je deze factuur doorsturen naar je boekhouder en dan ging je boekhouder aan het werk. Mocht je digitaal boekhouden, dan stuur je de factuur door naar een e-mailadres van je boekhoudprogramma. Vervolgens verwerkt het boekhoudprogramma de factuur automatisch in de administratie. Het enige wat jij hoeft te doen, is de factuur in het programma goed te keuren. Als je vervolgens het factuurbedrag naar de afzender overgemaakt hebt, wordt ook dit automatisch in je administratie verwerkt. Moderne boekhoudprogramma’s hebben een koppeling beschikbaar waarmee jouw zakelijke bankrekening in contact gezet wordt met jouw boekhoudprogramma. Hierdoor is het mogelijk om iedere transactie automatisch te koppelen met een factuur.

Daarnaast is het ook mogelijk om digitaal te factureren waardoor de verkoopfacturen rechtstreeks verwerkt worden in de boekhouding.

Functies die passen bij jouw werkzaamheden

Een groot deel van de ondernemers maakt gebruik van dezelfde boekhoudfuncties. Ontvangen en versturen van facturen, toevoegen en afschrijven van activa en het indienen van aangiftes. Je mag dan van digitale boekhoudprogramma’s verwachten dat deze onderdelen eenvoudig te gebruiken zijn. De werkelijkheid heeft mij als boekhouder geleerd dat dit tegenwoordig (gelukkig) zo is.

Misschien vraag jij je af of ik als boekhouder niet bang ben om mijn werk te verliezen? De realiteit is dat vooral de aard van mijn werkzaamheden door digitaal boekhouden veranderd is. Waar ik vroeger 50 klanten op jaarbasis had waar ik alle boekhouding voor verzorgde, help ik nu 500 klanten met de complexere onderdelen van de boekhouding. Zelf digitaal boekhouden heeft ervoor gezorgd dat ondernemers het overgrote deel van de werkzaamheden, die altijd al eenvoudig waren, zelf uitvoeren. Het versturen van periodieke facturen is iets dat geautomatiseerd kan worden. Waarom zou je dit dan door een boekhouder laten doen?

Waar ik ondernemers bij help, is het correct inrichten van hun digitale boekhoudprogramma’s en de keuze voor een specifiek programma. De keuze is namelijk reuze als het op digitaal boekhouden aankomt. Het is dan ook niet gek dat je snel het overzicht verliest van de programma’s die het best passen bij jouw werkzaamheden.

Gebruiksgemak, functies en kosten

Bij de zoektocht naar een bruikbaar boekhoudprogramma is de kans groot dat jij kijkt naar de gebruiksvriendelijkheid, functies en kosten. Deze drie onderdelen zijn namelijk voor een groot deel bepalend voor de wijze waarop jij een programma gebruikt. De markt voor boekhoudprogramma’s bestaat uit zeer uitgebreide en prijzige boekhoudprogramma’s met functies die jij misschien helemaal niet nodig hebt. Digitaal boekhouden is voor de gemiddelde kleine ondernemer al mogelijk met uitsluitend de basisfuncties.

De onderstaande boekhoudprogramma’s verschillen op ieder onderdeel. Omdat je nooit in één keer kunt ontdekken welk programma het best bij jou past, adviseer ik je de proefperiodes van de verschillende programma’s te benutten. Het is bij een enkel programma zelfs mogelijk een voorbeeldboekhouding in te laden waardoor je echt kunt ontdekken hoe digitaal boekhouden met het desbetreffende programma mogelijk is.

Meest gestelde vragen

Gerelateerde artikelen

Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?

e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!

• Onbeperkt factureren
• Gratis boekhouding app
• Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
• Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
• Gratis boekhoudcursus voor beginners
• Maandelijks opzegbaar

Probeer nu gratis

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.