Crediteurenadministratie: doel, voorbeeld en uitleg

Hoe krijg je eenvoudig de crediteurenadministratie op orde?

Crediteurenadministratie met online boekhouden

De dag dat jij als ondernemer je eerste factuur verstuurd, is de dag dat jij voor het eerst voor een ander bedrijf een crediteur wordt. Dat andere bedrijf is jou namelijk geld schuldig, waardoor jij op de crediteurenadministratie als crediteur wordt toegevoegd. Het bedrijf in kwestie komt bij jou juist op de debiteurenadministratie te staan. Iedereen, personen en bedrijven, waar jij nog een bedrag van moet ontvangen is een debiteur.

Het woord crediteuren is met een reden gekozen. Crediteuren betekent namelijk personen die jou een ‘soort’ krediet hebben verleend of die een krediet hebben die jij moet opvullen. Als jij bijvoorbeeld een adviseur voor 10 uur hebt ingehuurd, heeft deze adviseur 10 uur van jou krediet. Dit krediet schrijft de adviseur als debet op en dat kan pas verrekend worden als jij jouw krediet, van jouw crediteur, verrekend.

Dit klinkt natuurlijk eenvoudiger dan dat het is. Veel ondernemers hebben namelijk al hun vraagtekens bij het doel van de crediteurenadministratie. Waarom moeten we eigenlijk een crediteurenadministratie bijhouden? En van wie? Datzelfde geldt voor de invulling hiervan. Maar weinig ondernemers weten hoe een correcte crediteurenadministratie eruit hoort te zien.

Inhoudsopgave

Het verschil tussen crediteuren en debiteuren

Het is vooraf altijd verstandig om je nog maar eens te verdiepen in het daadwerkelijke verschil tussen debiteuren en crediteuren. Ook al lijken ze misschien op elkaar: de verschillen zijn enorm.

Een debiteur is een klant, bijvoorbeeld een persoon of bedrijf, die een factuur van jou heeft ontvangen maar deze nog niet betaald heeft. Omdat debiteuren te decimeren zijn tot een balanspost, is een debiteur niets meer dan een activa post.

Een crediteur is ook een klant, bijvoorbeeld een leverancier, persoon of bedrijf, aan wie jij nog een betaling verschuldigd bent. Net als debiteuren zijn de crediteuren op een eigen plek op jouw balans terug te vinden, namelijk onder de passiva (schulden).

Je kunt het verschil het makkelijkst zien als het bedrijf waar jij geld aan schuldig bent (dan is het bedrijf een crediteur) of het bedrijf waar jij nog geld van krijgt (debiteur).

Crediteurenadministratie bij een startup

Wat is het doel van een crediteurenadministratie?

Maar wat is dan eigenlijk het doel van een crediteurenadministratie? Waarom moet ik het bijhouden?

De crediteurenadministratie begint en eindigt bij de verplichting van de Belastingdienst om een administratie van al jouw crediteuren bij te houden. Je dient op regelmatige basis een overzicht te kunnen aanleveren van welke crediteuren er zijn en welke bedragen bij deze crediteuren openstaan. Het is voldoende als dit overzicht op jouw computer of in jouw boekhoudprogramma te vinden is. Mocht er in de toekomst een controle zijn, kan je dit overzicht er meteen bijpakken.

Zakelijk gezien is een crediteurenadministratie net zo onmisbaar. Ieder type ondernemer profiteert van de aanwezigheid van een administratie van alle openstaande kosten. Je weet namelijk beter welke kosten nog niet verrekend zijn en bij welke partijen de hoogste rekeningen openstaan. Als het dan een keer wat minder gaat, weet je binnen enkele minuten welke crediteuren je het eerst moet aanspreken om je administratie weer op orde te krijgen.

Hoe zet je jouw eigen crediteurenadministratie (slim) op?

Een goede crediteurenadministratie opzetten is makkelijker gezegd dan gedaan. Vooral omdat veel ondernemers de intentie hebben een nette crediteurenadministratie op te zetten maar dit vaak nalaten. Waarom? Mogelijk een gebrek aan tijd, motivatie of noodzaak. Of natuurlijk een combinatie hiervan.

Als jij een serieuze ondernemer bent (of wilt zijn) adviseer ik je direct met het opzetten van een nette en actuele crediteurenadministratie te beginnen. Hoe eerder je hiermee begint, hoe beter en scherper jouw administratie wordt.

De onderstaande zeven tips helpen je met het correct opzetten van een dergelijke crediteurenadministratie. In hoeverre deze tips voor jouw branche van toepassing zijn hangt af van jouw type afnemers en aannemers. Het is daarom verstandig de tips toepasbaar te maken voor jouw eigen branche.

Het begint met een goede afspraak

Bij het aangaan van een samenwerking worden altijd afspraken tussen partijen gemaakt. Lang niet iedere ondernemer kiest er echter voor om alle afspraken op papier te zetten of nota bene te bespreken. Dat terwijl het belangrijk is om te weten wie voor wat verantwoordelijk is als de afspraken niet worden nagekomen.

In de basis is het verstandig om minimaal te bespreken wat er wordt verwacht van de prijzen, kwaliteit, betalingsvoorwaarden en levertijden. Vooral de betalingsvoorwaarden zijn hierbij voor jouw crediteurenadministratie van belang. Als ondernemer wil je natuurlijk flexibele betalingsvoorwaarden zodat je beter kunt inspelen op mogelijke risico’s. Hoe breder deze betalingsvoorwaarden zijn, hoe meer flexibiliteit je hebt.

Let wel op dat als de afspraken eenmaal gemaakt zijn, jij je ook aan zaken als de afgesproken betalingsvoorwaarden moet houden. Het verzaken hiervan is voor beide partijen niet ideaal. De aannemer heeft minder vertrouwen in jouw vermogen om je aan je afspraken te houden en jij houdt een zure nasmaak aan de samenwerking over.

Voldoet de factuur aan de wettelijke eisen?

Een factuur voldoet niet zomaar aan alle wettelijke eisen. Als je bijvoorbeeld een factuur ontvangt met een betaaltermijn van een dag kan je er direct van op aan dat de factuur niet aan de verplichte eisen voldoet. De wettelijke betaaltermijn ligt namelijk op minimaal 14 dagen.

Daarom is het verstandig bij iedere factuur die je ontvangt na te gaan of de factuur wettelijk voldoet. Mocht er namelijk een conflict ontstaan, wil je er wel zeker van zijn dat jij in je recht staat.

De factuur nakijken en verwerken

Op het moment dat jij de factuur van de crediteur ontvangt, is het aan jou om deze factuur correct in te boeken. Dat wil zeggen dat je de factuur aan de juiste grootboekcode toewijst en onder een eigen kenmerk opslaat. Vervolgens ga je na of de geleverde diensten of producten die op de factuur staan overeenkomen met de oorspronkelijke overeenkomst. Klopt de factuur met de offerte? Dan kan de factuur in je administratie verwerkt worden. De vereiste betaling wordt dan, indien je met een boekhoudprogramma werkt, ook direct aan de crediteurenadministratie toegevoegd.

Ik adviseer je om altijd een kopie van de toegestuurde facturen te ontvangen. Mocht er een keer een onjuiste factuur tussen zitten die op een later moment is herzien, is het verstandig hier ook een kopie van te bewaren.

Lukt het niet om een crediteur te betalen? Dan moet er een noodplan zijn

Het kan voorkomen dat je als ondernemer in zwaar weer terechtkomt. Je kunt niet meer je crediteuren betalen waardoor er naar alternatieven gekeken moet worden.

Volgens expert kan je in dat geval het best de volgende paden doorlopen;

  • Neem contact met je bank op over de status van jouw bedrijf om extra schulden te voorkomen
  • Geef aan de Belastingdienst door dat je niet in staat bent om je crediteuren te betalen
  • Neem contact op met de belangrijkste crediteurs en laat ze weten dat je door financiële problemen momenteel niet in staat bent de facturen direct (en volledig) te betalen
  • Neem contact op met leveranciers die onmisbaar zijn voor het voortbestaan van jouw bedrijf, zoals de hostingprovider van jouw website
  • Neem contact op met crediteuren waarvan je denkt dat ze je korting willen verlenen als je direct de openstaande facturen voldoet

De bovenstaande lijst heeft als doel om de schade van jouw crediteurenadministratie zoveel mogelijk te beperken. Dit door kortingen waar mogelijk te krijgen en de schade bij de grootste crediteuren te beperken.

Leverancierskrediet is key

Voor sommige branches is het slim omgaan met leverancierskrediet een van de manieren om een groot succes te worden. Het leverancierskrediet is het verschil tussen het moment waarin jij de bestelde goederen of diensten ontvangt en het moment dat jij hiervoor dient te betalen. Deze tussenperiode kan jij dus wel de producten of diensten aan anderen verkopen zonder dat jij jouw leverancier (crediteur) hoeft te betalen. Oftewel, extra vermogen voor investeringen op de korte termijn.

Het doorinvesteren van leverancierskrediet is risicovol en dient alleen te worden gedaan wanneer de risico’s te overzien zijn. Denk goed na over de keuzes die je maakt en voorkom dat jouw crediteurenadministratie overloopt.

Combineer de voorraadbeheer en crediteurenadministratie

Wanneer jouw bedrijf veel producten in- en verkoopt of produceert, is het van groot belangrijk dat het voorraadbeheer professionele beheerd wordt. Een deel van jouw voorraadbeheer reflecteert jouw crediteurenadministratie, waardoor je beide administraties geactualiseerd moet houden.

Dit kost natuurlijk veel tijd, waardoor je elke week meerdere uren voor beide administraties moet vrijhouden. Je kunt er daarentegen ook voor kiezen om de administraties via een slim boekhoudprogramma te laten ‘verzorgen’. Doordat je jouw voorraad automatisch kunt laten verwerken in administratieprogramma’s is het niet nodig om handmatig elke voorraadmutatie te verwerken. Dit scheelt je op wekelijkse basis meerdere uren. Dat terwijl de investering van een dergelijk boekhoudprogramma een fractie van jouw eigen kosten is.

Je kunt jouw complete crediteurenadministratie via een online boekhoudprogramma verzorgen. Dit bespaart je enorm veel tijd en geld, bovenop het overzicht dat jou helpt om meer inzicht te verkrijgen in je eigen bedrijf.

Op deze website heb ik een groot aantal online boekhoudprogramma’s besproken. Ik raad je aan de reviews die ik over deze programma’s geschreven heb te lezen en je eigen keuze te maken. Lees bijvoorbeeld deze interessante review.

ZZP

e-boekhouden.nl

  • 1,5 jaar gratis voor starters
  • ongekend eenvoudig in gebruik
  • factureren en boekhouden in 1
  • Vanaf € 9,95 per maand
Klik hier voor meer informatie

Eenmanszaak

exact home

  • 30 dagen gratis uitproberen
  • met elke webshop te koppelen
  • Scan en herken service
  • Vanaf € 39 per maand
Klik hier voor meer informatie

MKB

twinfield logo

  • 30 dagen gratis uitproberen
  • marktleider voor MKB
  • uitgebreide rapportages mogelijk
  • Vanaf € 37,50 per maand
Klik hier voor meer informatie

Meest gestelde vragen

Wat is een crediteur voor je boekhouding?

Een crediteur is een bedrijf of persoon waar jij nog een crediteuren betaling aan moet voldoen. Crediteuren kunnen ontstaan wanneer jij een factuur ontvangt en nog niet volledig voldaan hebt. Je wordt een crediteur wanneer het bedrijf een betaling van jou verwacht en deze nog niet ontvangen is. Dit kan dus ook als je nog binnen de factuurtermijn zit.

Het is niet vreemd om crediteuren te hebben. Zolang jij in staat bent jouw crediteuren tijdig te betalen, heeft dit geen impact op de gezondheid van jouw bedrijf. Wanneer het openstaande bedrag van de crediteuren echter langdurig hoger is dan dat van de debiteuren, bestaat de kans dat jouw bedrijf er minder goed voorstaat. In dat geval is het verstandig om na te gaan wat de oorzaak van dit verschil kan zijn.

Wil je de crediteuren administratie voor je bedrijf goed geregeld hebben? Klik hier voor meer informatie

Wat is een debiteur voor je boekhouding?

Een debiteur is een bedrijf of persoon waar jouw bedrijf nog een debiteuren betaling van moet ontvangen. Deze debiteuren ontstaan op het moment dat een verwachte omzet wordt aangemaakt. Dit is bijvoorbeeld het geval als je een factuur verstuurd. Vanaf het moment dat de factuur ontvangen wordt, is het bedrijf een debiteur. Zolang de factuur niet volledig voldaan is, blijft het desbetreffende bedrijf jouw debiteur. Debiteuren worden slechts als debiteur aangewezen omdat zij een betalingsverplichting hebben aan jouw bedrijf.

Wil je de debiteuren administratie voor je bedrijf goed geregeld hebben? Klik hier voor meer informatie

Is er een gratis boekhoudpakket voor debiteuren en crediteurenbeheer?

Er zijn diverse gratis boekhoudpakketten beschikbaar om het debiteuren en crediteuren beheer te regelen. Hiermee is het debiteuren en crediteurenbeheer op de juiste manier geregeld en heb je er geen omkijken meer naar.

Bekijk hier het overzicht van de beste gratis boekhoudprogramma’s voor ZZP en MKB.

Op zoek naar een boekhoudprogramma?

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Zoek je een boekhoudprogramma?

Door de site te blijven gebruiken, ga je akkoord met het gebruik van cookies. meer informatie

Deze site is standaard ingesteld op 'cookies toestaan", om je de beste mogelijke blader ervaring te geven. Als je deze site blijft gebruiken zonder je cookie instellingen te wijzigen, of als je klikt op "Accepteren" hieronder, dan geef je toestemming voor het gebruik van Cookies.

Sluiten