Calculatie software: Beste opties en functies voor in de bouw

calculatie software

De beste calculatie software kan ervoor zorgen dat je enkele procenten extra marge pakt. Je kunt met software namelijk beter de kostprijs van een project inschatten. Hierdoor is het mogelijk om aanbestedingen scherper in te schieten en de winstgevendheid van een project te optimaliseren. Een verschil van 1 tot 2 procent marge maakt in de bouw en infrastructuur al snel een project fors winstgevender. Projecten van tientallen tot honderden miljoenen zijn hier niet ongewoon. De rol van calculatie software is de afgelopen jaren dan ook toegenomen tot een punt dat er geen bedrijf is dat zonder software calculaties voor infra- en bouwprojecten doet.

In de praktijk wordt calculatie software voor een verscheidenheid aan doelen gebruikt. Kostprijscalculaties of juist het opstellen van een werkbegroting. Net als het maken van offertes zodat op tenders gereageerd kan worden. Hoe beter de calculatie is, hoe meer aanbestedingen gewonnen worden waarbij de marge zoveel mogelijk in het groen blijft.

Op deze pagina neem ik je mee langs de beste calculatie software van dit moment. Daarbij bespreek ik de meest gebruikte software en vertel ik je kort wat per optie de mogelijkheden zijn. Mijn persoonlijke favoriet is helemaal aan het einde van dit artikel te vinden. Laat mij vooral weten als ik een programma in mijn overzicht mis. Dan test ik het programma graag voor je uit.

Inhoudsopgave

Wat is calculatie software?

Calculatie software helpt ondernemers (zzp’ers met kleinbedrijf) en calculators (bij grotere bedrijven) in hoofdzakelijk de bouw en infra sector met het bepalen van de kostprijs, marge en verkoopprijs van projecten. Met calculatie software kunnen persoonlijk verantwoordelijk voor onder andere offertes en kostprijscalculaties een betere inschatting maken van wat een project intern kost en de opdrachtgever moet kosten om winstgevend te zijn. Hoe nauwkeuriger de calculatie is, hoe meer zowel de opdrachtgever als de werkgever/het eigen bedrijf daarvan profiteert. De opdrachtgever krijgt namelijk een lagere inschrijving en de aannemer optimaliseert de winstgevendheid zonder de opdracht aan een lagere inschrijving te verliezen.

Alhoewel dit slechts een voorbeeld is waarbij calculatie software een rol speelt, is het wel meteen de belangrijkste. Bedrijven die namelijk keer op keer naast de boot vissen omdat er te hoog op aanbestedingen (tenders) wordt ingeschreven, slagen er niet in om omzet te draaien. Bedrijven die juist te laag inschrijven en daardoor mogelijk verliesgevend werken, zullen bij de voortzetting van deze trend failliet gaan.

Het was jarenlang de norm (net zoals bij boekhouden) om stelselmatig al het werk met de hand te doen. Een tijdrovend proces waarbij volledig werd uitgegaan van de ervaring van de calculator. Voor ieder project was het weer opnieuw nodig om de prijzen bij alle leveranciers op te vragen. Om nog amper over het natte vingerwerk te beginnen waarmee voorspellingen gedaan werden. Je kunt dan denken aan het verloop van kosten voor grondstoffen en personeel. Calculatie software werkt niet met natte vinger werk. Dat doet alleen voorspellingen op basis van beschikbare data.

De rol van calculatie software

Vanaf het moment dat er een nieuwe opdracht binnenkomt of een aanbesteding op de loer ligt, gaan calculatoren aan het werk. Binnen korte tijd moet een inschatting worden gemaakt van welke kosten er gemaakt worden om het project uit te voeren. Daarnaast moet er rekening worden gehouden met bepaalde risico’s die voor ieder project weer anders zijn. Hoeveel mensen zijn er nodig om het project uit te voeren? Welke materialen moeten worden ingekocht? Wat zijn daar de actuele prijzen van? Blijft deze prijs naar verwachting gelijk of bestaat de kans dat op het moment dat er echt ingekocht wordt, de prijzen gestegen of juist gedaald zijn?

Door de komst van calculatie software is het beantwoorden van deze vragen heel wat makkelijker geworden. Misschien nog wel belangrijker: de antwoorden zijn beter dan ooit. We vinden het vaak fijn om aan te nemen dat we als mens beter antwoord kunnen geven op dit soort vragen dan software. Ondertussen is het voor velen geen geheim meer dat dit zelden het geval is.

Alle vraagstukken waarbij het niet nodig is om een subjectieve inschatting te maken, kunnen beter door een puur op data-gedreven structuur beantwoord worden. Bij het doen van een calculatie is er weliswaar input van onszelf nodig. Maar de daadwerkelijke berekeningen en inschattingen kunnen tegenwoordig heel wat beter worden gedaan door software. Calculatie software zal ons dus altijd nodig hebben. Maar wij hebben software nóg harder nodig.

calculatie software bouw

Voordelen die niet te ontkennen zijn

De voordelen van calculatie software maken zich op veel manieren kenbaar. Allereerst doordat veel van het complexe denkwerk van ons wordt overgenomen.

In calculatie software is, indien het actief gebruik wordt door de calculator, alle data te vinden die nodig is om een goede calculatie te maken. Door de software stelselmatig voor ieder project te gebruiken, is al voor ieder materiaal te vinden wat het kost. Daarnaast is het mogelijk om bij bepaalde projecten een indicatie te geven van de benodigde mankracht. Bij nieuwe projecten maakt de software een inschatting op basis van eerdere projecten hoeveel personeel daar nodig is.

Mits calculatie software naar de maximale potentie wordt gebruikt, is het zelfs mogelijk om real-time de materiaalkosten bij leveranciers op te halen. Dat wil zeggen dat het afbellen van leveranciers om inschattingen van materiaalkosten te krijgen verleden tijd is. Er zijn verschillende API’s (koppelingen) met software van leveranciers mogelijk die je hierbij kunnen helpen. Dit scheelt de calculator een enorme hoeveelheid werk.

Uiteindelijk is het belangrijkste voordeel van calculatie software dat je beter de kosten van een project kunt inschatten. Hierdoor kun je ook de winstmarge beter benutten.

Ieder programma is in staat om je de bovenstaande voordelen te bieden. Daarnaast heeft ieder programma zijn eigen set voordelen (en nadelen). Voorbeelden hiervan zijn:

  • Ondersteuning van RAW en Stabu
  • Calculaties op basis van 3D-modellen
  • Visuele koppelingen tussen 3D-modellen en calculatieposten
  • Mogelijkheid om calculatiestructuren zelf te maken
  • Automatische overzichten
  • Minder zoekwerk
  • Minder fouten
  • Duidelijkere gegevens voor het hele team
  • Marges vanuit de software instellen
  • Standaardiseren van data (bijv. activiteiten en materialen)
  • Aan te sluiten op projectadministratie, boekhouding, CRM
  • En nog veel meer!

De meest gebruikte calculatie software van dit moment

Het volgende overzicht is niet zomaar tot stand gekomen. Zoals je misschien wel weet, heb ik een eigen boekhoudkantoor. In mijn klantenbestand zit een groot aantal bedrijven dat actief is in de bouw en infra. Van zzp-ers tot grote bedrijven. Ik zie dat calculatie software voor de zzp-er als voor mkb-ers onmisbaar is. Door met mijn klanten in deze sectoren in gesprek te gaan en ze van alles over calculatie software te vragen, heb ik ontdekt welke programma’s op dit moment het meest gebruikt worden. Van al deze programma’s, zijn mijn klanten vooral te spreken over de calculatie software van Exact (Exact voor Bouw). Dit specifieke programma wordt door velen als toekomstbestendige software gezien voor ieder bouwbedrijf.

In de volgende hoofdstukken bespreek ik kort de verschillende soorten software die momenteel voor calculaties in de bouw en infra gebruikt kunnen worden. Ik ben benieuwd of de software die jij gebruikt hier tussenstaat!

Van Meijel

Een klassieker onder de bouwbedrijven: calculatie software van Van Meijel. De traditionele Van Meijel software is bij veel calculatoren bekend. Van Meijel heeft een unieke aanpak in de zin dat het de gebruiker veelvuldig met 3D-modellen laat werken. Calculatieposten kunnen met 3D-modellen gekoppeld worden (visueel) en calculaties kunnen op basis van 3D-modellen worden uitgevoerd.

Voor veel bedrijven zit het grootste voordeel in de mogelijkheid om in Van Meijel je eigen calculatiestructuur te maken. Hierdoor kan de calculatie software volledig worden aangepast op de frameworks die bepalend zijn geweest voor eerder succes.

UB-Next

Een andere insteek is te vinden bij UB-Next, dat vooral inspeelt op de calculator die nu met Excel werkt. UB-Next bundelt calculaties en offertes in één systeem dat zich volledig op het stroomlijnen van deze twee processen richt. Het spreekt zelf over het minimaliseren van fouten en realiseren van maximale consistentie door de inzet van UB-Next. Voordelen die passen in het eerder besproken rijtje. De kracht zit uiteindelijk in de database die bij actief gebruik in UB-Next tot stand komt. Meer inzicht doordat je snel in eerdere offertes en calculaties kunt kijken.

Admicom

Admicon maakt software voor bedrijven in de bouw. Daarbij richt het zich niet alleen op calculatie software, maar ook op programma’s waarmee activiteiten als boekhouden, relatiebeheer, projectadministratie en planning makkelijker wordt. Een van de op zichzelf staande ‘apps’ is Calculatie & Offerte. Een wat op het oog gedateerd programma dat alleen goed met Admicom software te koppelen is en dus minder goed met externe programma’s. Toch zijn alle basistaken prima uit te voeren met Admicom. Voor ondernemers die binnen de softwareberg van Admicom willen blijven, is deze optie daarom het overwegen waard.

Gilde (Software)

Gilde heeft het heel wat anders aangepakt dan de andere programma’s uit mijn lijstje. De software van Gilde heeft namelijk voor een aantal branches op-maat calculatie software ontwikkeld. Dat wil zeggen dat het zich niet alleen op bouw en/of infra richt. Het richt zich ook op de installatie-, dak-, afbouw- en carrosseriebranche. Dat is uniek, want veel branches buiten bouw en infra hebben normaal niet de beschikking over calculatie software doordat het simpelweg niet bestaat.

2Jours

Net als Admicom is 2Jours een wat gedateerd programma voor calculeren, offreren en facturen. Het lijkt heel wat meer op een relatief eenvoudige database dan software dat je ook echt helpt om betere analyses te doen. Volgens mij klanten komt 2Jours dan ook dichterbij een verbeterde Excel-sheet die makkelijker te doorzoeken is dan moderne calculatie software.

VTBO

VTBO heeft samen met Gilde voor de insteek gekozen om meerdere branches te bedienen. Daarbij richt het zich vooral op de afbouw- en installatiebranche. In sommige gevallen gaat VTBO dan ook een stapje verder dan Gilde. De calculatie software waar VTBO gebruik van maakt is net als 2Jours een verbeterde Excel-sheet. Dat wil zeggen dat je geen indrukwekkende analyses of machine learning hoeft te verwachten. Wel helpt VTBO je met het netjes verwerken van gegevens en de opslag hiervan. Jammer genoeg heeft VTBO, zoals het gros van de software uit dit lijstje, nog geen cloud software. Je moet dus een ‘echt’ programma op je computer installeren. Het grote voordeel van VTBO blijft dat je heel wat meer kunt invoeren dan zowel 2Jours als Gilde. Je kunt dan denken aan het inlezen van prijzen van leveranciers en websites.

Kraan

Een van de grotere jongens uit dit lijstje is Kraan. Ook hier weer software dat nog niet op de cloud draait en dus geïnstalleerd moet worden. Wel gaat de software al iets verder dan een veredelde spreadsheet. De ervaringen die van huidige klanten in Google te vinden zijn, zijn dan ook overwegend positief. De mogelijkheid om deelbegrotingen met frequenties uit te voeren is een grote plus. Net als geavanceerde uittrekstaten via Excel en het gebruik van kengetallen. Laatstgenoemde functie maakt het meten van prestaties heel wat makkelijker.

WPCalc

Het meest veelzijdige calculatieprogramma waar gebruiksvriendelijkheid, resultaat en flexibiliteit voorop staat. Dit programma is ook weer goed te vergelijken met zowel 2Jours, Kraan, Gilde, VTBO en Admicom. Een flinke opfrisbeurt is nodig om deze calculatie software naar 2022 te halen.

Exact voor de Bouw

Exact voor de Bouw, ook wel Exact bouw7 genoemd, is veruit het meest geavanceerde calculatie programma van dit moment. Het draait op de cloud, is in staat analyses en prognoses te doen en met vrijwel iedere databron te koppelen. Makkelijk is dit programma niet, krachtig wel. Het is daarnaast ook flink aan de prijs (minimaal € 99 per maand, maar je komt waarschijnlijk op een duurder pakket uit). Daar krijg je dan wel meteen boekhouden, bankkoppelingen, CRM en budgetten bij inbegrepen (vanaf € 159 per maand). In een apart artikel ga ik dieper in op de calculatie software van Exact.

Meestgestelde vragen

Wat is calculatie software?

Calculatie software helpt ondernemers (zzp’ers met kleinbedrijf) en calculators (bij grotere bedrijven) in hoofdzakelijk de bouw en infra sector met het bepalen van de kostprijs, marge en verkoopprijs van projecten. Met calculatie software kunnen personen verantwoordelijk voor onder andere offertes en kostprijscalculaties een betere inschatting maken van wat een project intern kost en de opdrachtgever moet kosten om winstgevend te zijn.

Klik hier voor meer informatie

Wat zijn de voordelen van calculatie software?

Calculatie software heeft de volgende voordelen:

– Ondersteuning van RAW en Stabu
– Calculaties op basis van 3D-modellen
– Visuele koppelingen tussen 3D-modellen en calculatieposten
– Mogelijkheid om calculatiestructuren zelf te maken
– Automatische overzichten
– Minder zoekwerk
– Minder fouten
– Duidelijkere gegevens voor het hele team
– Marges vanuit de software instellen
– Standaardiseren van data (bijv. activiteiten en materialen)
– Aan te sluiten op projectadministratie, boekhouding, CRM
– En nog veel meer!

Klik hier voor meer informatie

Wat is de beste calculatie software?

Exact voor de Bouw, ook wel Exact bouw7 genoemd, is veruit het meest geavanceerde calculatie programma van dit moment. Het draait op de cloud, is in staat analyses en prognoses te doen en met vrijwel iedere databron te koppelen.

Klik hier voor meer informatie

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *