Boekhouding bewaren: Hoe lang, zakelijk, particulier en Belastingdienst

boekhouding bewaren mkb

Hoeveel mensen weten echt hoelang je de boekhouding moet bewaren? Wat is de laatste keer dat jij door je oude boekhouding ‘gebladerd’ hebt? Weet jij wat de Belastingdienst hierover zegt?

Hoogstwaarschijnlijk heb je geen idee hoe lang jij je boekhouding moet bewaren. En dat is een probleem. Want de Belastingdienst heeft duidelijke regels opgesteld over de manier waarop we onze boekhouding bewaren en hoe lang we dit moeten doen. Hier tussen bestaan daarentegen wel verschillen. Zo heb je als particulier te maken met andere regels dan wanneer je zakelijk de boekhouding moet bewaren.

Door op de hoogte te zijn van de vereisten omtrent dit onderwerp, zorg je ervoor dat je bij een eventuele controle niet een boete krijgt. Dit is een van de onderwerpen waar vrijwel iedere beginnende ondernemer onvoldoende over weet. Dat terwijl het een belangrijke vereiste voor een correcte boekhouding is.

Benieuwd wat de regels omtrent het bewaren van je boekhouding zijn? Lees dan snel verder!

Inhoudsopgave

Hoe lang moet je volgens de Belastingdienst jouw boekhouding bewaren?

In deze context is er maar één geluid waar je naar moet luisteren en dat is de Belastingdienst. De Belastingdienst stelt in Nederland alle regels omtrent de boekhouding van ondernemers op. Alhoewel deze regels voortvloeien uit de Tweede en Eerste Kamer, is de Belastingdienst niet alleen de partij die op de naleving van deze regels controleert maar ook veelal de gesprekspartner die dit soort regels aanbrengt.

De belangrijkste bron is dan ook de website waar de Belastingdienst waar we het volgende kunnen vinden over de bewaarplicht voor particulieren:

Particulieren zijn wettelijk niet verplicht hun administratieve gegevens (zoals bankafschriften en loonstrookjes) te bewaren. De Belastingdienst mag echter wel tot vijf jaar terug belasting vorderen. Daarom is het verstandig om uw administratie minimaal vijf jaar te bewaren. (Bron: belastingdienst.nl)

Je hebt als particulier dus niet met een strenge bewaarplicht te maken. Zoals ik je verderop uitleg, is het wel in jouw voordeel om je boekhouding te bewaren.

Bedrijven, klein en groot, hebben wel met een strenge bewaarplicht te maken. Hierover zegt de Belastingdienst het volgende:

Bedrijven en zelfstandigen moeten hun administratie minimaal zeven jaar bewaren. Dit is wettelijk geregeld. Er zijn ook gegevens die een bedrijf tien jaar moet bewaren. Op de website van de Belastingdienst staat uitgelegd om welke gegevens dit gaat en hoelang deze gegevens bewaard moeten worden. (Bron: belastingdienst.nl)

De Belastingdienst is er, vooral voor ondernemers, duidelijk in welke bewaarplicht voor beide ‘groepen’ van toepassing is. Ik adviseer je om altijd dat wat de Belastingdienst adviseert of eist ook echt na te leven. Mocht je namelijk een belastinginspecteur op bezoek krijgen, is dit het eerste waarnaar gekeken wordt.

boekhouding bewaren zzp

Hoe lang is het verstandig om de boekhouding te bewaren?

Hoe lang het verstandig is om de boekhouding te bewaren, hangt af van jouw situatie. Ben jij een ondernemer of particulier die altijd het zekere voor het onzekere wilt nemen? Dan adviseer ik je op voorhand je boekhouding voor ieder jaar te bewaren. Dat wil zeggen dat je ook je boekhouding van 8, 11 of 21 jaar geleden kunt opzoeken.

Hier zijn verschillende redenen voor die voor zowel zakelijke als particulieren van toepassing zijn.

Voor beiden bestaat de kans dat je alsnog, om wat voor reden dan ook, vragen moet beantwoorden over je boekhouding. Of de aanvrager hierbij in zijn recht staat, is een vraag die je op een later moment kunt beantwoorden. Als je echter een bepaalde bewering wilt kunnen tegenspreken maar je administratie van tien jaar geleden niet kunt gebruiken, is het op voorhand ingewikkeld om het ongelijk aan te tonen. Dus zelfs als de bewaartermijn verstreken is.

Een tweede reden is voor je eigen financiële inzicht. Bedrijven en particulieren kunnen in diverse gevallen baat hebben bij het nakijken van de eerder behaalde resultaten. Verdien ik tegenwoordig wel meer als ik de inflatie meeneem? Is destijds de administratie wel correct gedaan? Wat deed ik vroeger anders dan nu? Waar kan ik van leren?

Waarom zou je niet je boekhouding eindeloos bewaren?

De bewaarplicht was lange tijd voor veel bedrijven en particulieren belangrijk omdat ze een goed gevulde boekhouding eropna konden houden. Alle facturen, jaarcijfers en mutaties werden ieder kwartaal uitgeprint wat resulteerde in overvolle ordners. Een gemiddeld bedrijf kon ieder jaar wel enkele tot tientallen ordners vullen. Iedere twee jaar mocht er daarom een nieuwe archiefkast worden gekocht om de boekhouding te bewaren. Om nog amper te beginnen over de impact van brandgevaar op de daadwerkelijke aanwezigheid van de boekhouding. Want heel veel veiliger dan in een archiefkast kon je vroeger je boekhouding niet bewaren. Kluizen waren te klein en externe grote kluizen te duur.

Tegenwoordig is dit gelukkig, voor ieder modern bedrijf, verleden tijd. Bedrijven slaan de boekhouding nu op een harde schijf of cloud op. Hierdoor neemt de boekhouding niet meer een complete archiefkast maar slechts enkele megabytes in.

Je hebt kortom geen reden om je boekhouding niet op te slaan. Als ik een argument hoor, is het wel dat de bewaarplicht wordt gebruikt om te weten wanneer je jouw boekhouding voor de Belastingdienst kunt verbergen. Zoals je zonder twijfel weet, is dit niet de bedoeling.

Welk deel van je boekhouding moet je als ondernemer bewaren?

Het is daarentegen niet nodig en verplicht om je complete boekhouding te bewaren. De Belastingdienst heeft, om onder andere verspilling van papier, ruimte en tijd te voorkomen, gekozen om een beperkt deel van de boekhouding onder de bewaarplicht te laten vallen.

Je moet als ondernemer de volgende onderdelen minimaal voor een periode van zeven jaar bewaren:

  • Agenda
  • Urenadministratie
  • Kasboeken
  • Kilometeradministratie
  • Inkoop- en verkoopfacturen
  • Offertes
  • Bankafschriften
  • Boekingen
  • Belastingaangiften
  • Kopie van administratie boekhoudsoftware
  • Bonnetjes
  • Privé-opnames en stortingen
boekhouding bewaren eenmanszaak

Gevolgen van het niet bewaren van je boekhouding

Mogelijk heb je ondertussen wat onderdelen gezien waar jij als ondernemer helemaal geen rekening mee gehouden hebt. Je agenda als onderdeel van je boekhouding bewaren? Of een urenadministratie die je helemaal niet hebt? Is dat echt allemaal nodig?

In theorie wel. De Belastingdienst mag opeisen dat je zowel al jouw agenda’s van de afgelopen jaren, digitaal en/of fysiek, en je urenadministratie opslaat. Doe je dat niet, dan kan de Belastingdienst je een boete opleggen.

In de praktijk zien we dat de Belastingdienst minder streng is over dit soort zeldzamere onderdelen. Gaat het echter om de kilometeradministratie, facturen, belastingaangiftes, bonnetjes en privé-opnames en -stortingen, is de Belastingdienst wel streng.

Dit soort onderdelen kunnen namelijk door ondernemers gemanipuleerd worden, bijvoorbeeld met het doel op fraude te plegen. Als jouw bonnetjes van de afgelopen zeven jaar niet in je administratie opgeslagen zijn, is het voor de Belastingdienst onmogelijk om na te kijken of het bedrag wel van jouw zakelijke bankrekening afgeschreven is. Net als dat het niet na te kijken is of je toch privékilometers met jouw bedrijfswagen gemaakt hebt (zonder dit aan te geven).

Al met al adviseer ik je alle bovenstaande onderdelen netjes bij te houden. Als je dit nog onvoldoende hebt gedaan, raad ik je aan hier direct mee te beginnen. Dit voorkomt gegarandeerd dat je later extra problemen krijgt (zoals een boete) wanneer de Belastingdienst op de stoep staat.

Wat is de beste manier om je boekhouding te bewaren?

Zelfs over de manier waarop je ten minste je boekhouding moet bewaren en wat hier vereist is, heeft de Belastingdienst uitspraken gedaan.

Het is tegenwoordig niet meer verplicht om je boekhouding fysiek te bewaren. Een papieren boekhouding is dus niet nodig. De Belastingdienst geef namelijk de voorkeur aan een digitale boekhouding. Dit is niet alleen omdat een digitale boekhouding aanzienlijk makkelijker na te kijken is maar vooral omdat het voor aanzienlijk minder papierverspilling zorgt.

Je bent dus al snel dubbel bezig als je jouw papieren boekhouding ook nog eens digitaal wilt bewaren. Het inscannen van alle documenten of het dubbel verwerken van je administratie in Excel kost je onnodig veel tijd.

Dit is op te lossen door je boekhouding met software te verzorgen. Je kunt met een boekhoudprogramma je boekhouding direct op de vereiste manier verzorgen en bewaren zodat je altijd de benodigde documenten aan de Belastingdienst kunt overhandigen.

Daarnaast neemt het bewaren van jouw boekhouding, mits je jouw boekhouding via een online boekhoudprogramma zou bewaren, geen extra geheugen in. Jouw complete boekhouding wordt namelijk bewaard in de cloud. Doordat de cloud op een internetserver draait en niet op jouw eigen computer, is het argument dat je boekhouding te veel ruimte inneemt niet meer van toepassing.

Een enorm voordeel van boekhoudprogramma’s is dat je vervolgens je bewaarde boekhouding met een klik op de knop kunt exporteren. Als je de geëxporteerde bestanden vervolgens naar de Belastingdienst stuurt, heb jij in enkele minuten jouw administratie bij elkaar kunnen brengen en versturen.

Op deze website bespreek ik in onder andere mijn boekhoudprogramma’s overzicht met welke boekhoudprogramma’s dit mogelijk is. Met uitzondering van een enkeling kan jij dit namelijk met vrijwel iedere boekhoudsoftware doen.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *