Boekhouden eenmanszaak

Boekhouden voor eenmanszaak is niet ingewikkeld. Dat kan ik je nu al vertellen. Helemaal als je met een eenmanszaak start. Maar betekent dit dat je met twee vingers in je neus je boekhouding eenmanszaak kunt regelen? Ja, maar dan moet je wel enige basiskennis over online boekhouden eenmanszaak verkrijgen. Voor eenmanszaken is het zo makkelijk mogelijk gemaakt een representatieve boekhouding te verzorgen. Doordat de Belastingdienst maar een beperkt aantal gegevens vereist, kan je relatief eenvoudig de gegevens rapporteren die van eenmanszaken verwacht wordt.

Om op het punt te komen dat het regelen van jouw boekhouding ‘kinderwerk’ wordt, moet je jezelf verdiepen in verschillende basisonderdelen en technieken. Daarbij is het van belang dat je op de hoogte bent van de verschillende middelen die jou kunnen helpen om aanzienlijk makkelijker je boekhouding te verzorgen.

Kort samengevat is dit de beste boekhoudsoftware voor een eenmanszaak:

• e-Boekhouden – Beste prijs/kwaliteit
• Exact Online – Beste voor startende eenmanszaken
• Twinfield – Beste voor online factureren

Gedurende dit artikel neem ik je mee langs de verschillende basisonderdelen, leg ik je de basis van boekhouden eenmanszaak uit en vertel ik je hoe je veel van de vereiste taken kunt automatiseren. En natuurlijk vertel ik je ook hoe je het áller-makkelijkst kunt boekhouden.

Waarom zou je zelf boekhouden en dit niet laten doen?

Voordat we in de wereld van boekhouden voor een eenmanszaak duiken wil ik een veel gestelde vraag met je behandelen. De vraag heeft alles te maken met het nut van boekhouden. Want dat er voor jouw eenmanszaak een boekhouding nodig is, is iedereen het over eens. Maar moet je zelf boekhouding doen eenmanszaak?

Uitbesteden aan een boekhouder?

Je kunt ervoor kiezen om jouw complete boekhouding uit te laten besteden aan een boekhouder. In principe kan de boekhouder vervolgens iedere taak op zich nemen, van het verwerken van inkomende facturen tot het doen van aangiftes. Daarbij moet echter worden meegenomen dat de kosten ook aanzienlijk hoger zijn dan wanneer je het zelf boekhouding eenmanszaak doet.

Wanneer je namelijk ieder onderdeel dat tot boekhouding gerekend kan worden zou uitbesteden lopen de kosten snel op. Je kunt dan denken aan een maandelijks kostenplaatje van € 200 tot € 300 per maand. In de situatie waarin jij op zijn minst de basistaken van het boekhouden eenmanszaak uitvoert, kom je al snel de helft goedkoper uit. Dit scheelt op jaarbasis al zo’n € 1800. Niet verkeerd natuurlijk.

Voordelen van een boekhouder

Om het makkelijker voor je te maken, zijn er twee belangrijke voordelen (en mogelijke redenen) om het boekhouden voor je eenmanszaak te laten uitbesteden;

• Je bent minder tijd aan je boekhouding kwijt
• De kans op fouten is lager, bijvoorbeeld doordat er beter wordt gelet op aftrekposten en afschrijvingen

Deze twee voordelen staan echter in schril contrast tegenover de voordelen van het zelf boekhouding doen eenmanszaak. Verderop dit artikel ga je ontdekken wat de voordelen precies zijn. Behalve dat je namelijk goedkoper uit bent, krijg je ook meer inzicht in je boekhouding. Als beginnende ondernemer is het zeer belangrijk dat je meer te weten hoe een bedrijf eigenlijk werkt. Wat is er voor nodig om winstgevend te zijn? Welke kosten moeten zo laag mogelijk gehouden worden?

De absolute basis van boekhouden eenmanszaak

Ik heb een goede reden om te beweren dat het online boekhouden voor een eenmanszaak eenvoudig is. De meeste eenmanszaken hebben geen personeel, weinig facturen en zelden complexe kosten. Dit betekent in de praktijk dat je geen salarisadministratie hebt, werknemersverzekeringen of een bedrijfspand. Op het eerste gezicht lijkt dit weinig uit te maken. De werkelijkheid is echter dat dit aanzienlijk minder werk voor jouw boekhouding betekent. Je kunt dan ook eenvoudig zelf je administratie opzetten eenmanszaak. Een stuk makkelijker als dat je moet boekhouden holding.

De volgende onderdelen zijn vooral relevant voor eenmanszaken, alhoewel er voldoende overlap bestaat tussen eenmanszaken en andere bedrijfsvormen:

• Inkomende en uitgaande facturen
• Betalingsstromen bijhouden en verwerken
• Administreren
• Belastingaangifte
• Investeringen, afschrijven en aftrekposten

Inkomende en uitgaande facturen

Jij gaat straks (of nu al) facturen versturen en ontvangen. Anders komt er tenslotte geen omzet binnen. De facturen die jij gaat versturen en ontvangen dienen echter aan diverse eisen te voldoen. Zo dient er rekening te worden gehouden met betalingstermijnen en moet de factuur van bepaalde informatie zijn voorzien. Welke informatie op jouw factuur vereist is, kan je nakijken op de website van de Kamer van Koophandel. Dit is ook van toepassing voor inkomende facturen.

Iedere factuur die je verstuurt en ontvangt moet netjes worden verwerkt in jouw administratie. Hoe jij dit doet, is aan jou. Verderop bespreek ik de mogelijkheden om met een online boekhoudprogramma eenmanszaak je eigen administratie te doen.

Betalingsstroom (cashflow) bijhouden en verwerken

Daarbij is het net zo belangrijk dat iedere euro, inkomend en uitgaand, direct gekoppeld wordt aan een bewijs, zoals een factuur. In principe hoort iedere financiële beweging binnen jouw bedrijf gekoppeld te zijn aan een factuur. Een van de weinige mutaties waar je hoogstwaarschijnlijk geen factuur opmaakt is jouw eigen ‘salaris’.

Administreren correct categoriseren

Als je de facturen en de betalingen netjes bijhoudt, ben je al halverwege. Alleen daar blijft het niet bij, want je dient je facturen en betalingen ook op een boekhoudkundig verantwoorde manier te verantwoorden.

Zo dien je onder andere je kosten te categoriseren. Dit kan op basis van meer dan honderd categorieën waardoor jouw boekhouding niet alleen duidelijker wordt voor jezelf, maar ook voor de Belastingdienst. En mocht het dan een keer nodig zijn dat er een boekhouder naar jouw boekhouding kijkt, weet de boekhouder meteen wat de stand van zaken is.

Het categoriseren van je boekhouding is natuurlijk mogelijk middels een spreadsheet. Het gaat echter vele malen eenvoudiger middels een boekhoudprogramma eenmanszaak. Welk boekhoudprogramma eenmanszaak volgens mij het best is om te categoriseren hou ik nog even voor me. Dat het behoorlijk wat tijd scheelt ten opzichte van handmatig categoriseren is een feit. Want een goed boekhoudprogramma eenmanszaak herkent automatisch in welke categorie een factuur thuishoort.

Belastingaangifte

Vier maal per jaar, ieder kwartaal, ben jij verplicht om als ondernemer btw-aangifte te doen. Met deze aangifte vertel jij aan de Belastingdienst hoeveel btw jij hebt ontvangen en hoeveel btw jij hebt overgemaakt. Het uiteindelijke saldo is voor de Belastingdienst belangrijk omdat het dan precies weet hoeveel btw zij van jou krijgen of aan jou moeten betalen.

Een maal per jaar is daar ook de belangrijkste aangifte terug te vinden, namelijk jouw inkomstenbelasting aangifte. Voor de inkomstenbelasting heb jij al jouw gegevens nodig van afgelopen jaar. Hoe beter jij deze gegevens geordend hebt, hoe sneller jij vervolgens door aangifte heenvliegt. Als het je dus even meezit, rond jij de belangrijkste aangifte van het jaar in maximaal een half uur af.

Veel ondernemers kiezen er ook voor om wel hun hele administratie zelf bij te houden maar de btw- en inkomsten aangiftes door een boekhouder te laten doen. Het enige wat je dan hoeft te doen, is toegang geven tot jouw boekhoudprogramma of spreadsheet. Vervolgens gaat de boekhouder met deze gegevens aan de slag zodat de aangiftes op tijd worden gedaan. 

Investeringen, afschrijvingen en aftrekposten

Mogelijk heb je net een nieuwe laptop gekocht of denk je erover na. In dat geval is het net zo verstandig om op de hoogte te zijn van wat een investering voor jouw eenmanszaak betekent. Omdat de Belastingdienst ondernemers graag wil motiveren te investeren in hun eenmanszaak kan je gebruik maken van verschillende aftrekposten om de investering aantrekkelijker te maken.

Zo is er voor ondernemers de kleinschaligheidsaftrek waarmee ze een forse aftrekpost op investeringen kunnen opvoeren. Deze aftrek is ook van toepassing als je een nieuwe laptop of telefoon koopt. Bij de aanschaf hiervan moet echter rekening worden gehouden met de afschrijvingen, aangezien je niet in één keer de aanschaf hiervan op je boekhouding mag plaatsen.

Online boekhoudprogramma’s en boekhouders kunnen je altijd helpen om wegwijs te worden in de wereld van investeringen, afschrijvingen en aftrekposten. Het is onmogelijk om met een enkel artikel dit onderwerp te begrijpen.

Online boekhoudprogramma’s zijn perfect voor het boekhouden van een eenmanszaak

Sneller én makkelijker online boekhouden eenmanszaak? Dat is volgens meer dan een miljoen ondernemers met een online boekhoudprogramma mogelijk. Als eenmanszaak heb je relatief weinig bewegende onderdelen om administratief bij te houden. Dit is voor online boekhoudprogramma’s ideaal omdat ze zo ingericht zijn dat ze deze bewegende onderdelen moeiteloos voor jou kunnen bijhouden.

Het enige wat jij hiervoor hoeft te doen, is het boekhoudprogramma eenmanszaak in te stellen om met jouw bedrijf ‘samen te werken’. Dat wil zeggen dat het programma van de juiste informatie voorzien moet worden. En dat doe je door al je inkomende en uitgaande facturen vanuit het programma te versturen, je aangiftes via het programma te doen en alle stromen van de juiste beschrijvingen te voorzien.

Als je dit doet, wordt het verzorgen van je boekhouding kinderwerk. Zelfs je btw-aangifte is voortaan binnen enkele minuten ingediend. Dat terwijl hier anders een boekhouder een uur voor had gerekend (of misschien wel meer!).

Je kunt verschillende boekhoudprogramma’s gebruiken om voor jouw eenmanszaak te boekhouden. Mijn favoriet voor beginnende ondernemers is eBoekhouden. Daar krijg je namelijk 15 maanden gratis het programma voorgeschoteld. Daarna zijn de e-boekhouden prijzen € 9,95 per maand om het abonnement aan te houden.

Ben je ZZP’er? Dan is e-boekhouden ZZP ook een zeer goede oplossing voor jou.

Meest gestelde vragen

Gerelateerde artikelen

Ook online boekhouden voor je eenmanszaak? Vergeet dan vooral niet mijn andere artikelen over boekhouden te lezen!

Gratis Boekhouden als Startende Ondernemer?

e-Boekhouden.nl is volledig gratis in de eerste 15 maanden na je KvK inschrijving!

• Onbeperkt factureren
• Gratis boekhouding app
• Gratis scan en herken voor facturen en bonnetjes
• Uitstekende klantenservice die je op weg helpt
• Gratis boekhoudcursus voor beginners
• Maandelijks opzegbaar

Probeer nu gratis

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.