Dit zijn de beste betaalsystemen voor ondernemers

Als ondernemer, of je nu een fysieke winkel of een online webshop hebt, kun je niet zonder een goed betaalsysteem. Er zijn inmiddels heel wat opties om uit te kiezen en het is belangrijk om op een aantal dingen te letten. Zo moet het betaalsysteem niet alleen voor jouzelf als ondernemer prettig werken, maar ook gebruiksvriendelijk zijn voor de klant. Daarnaast zijn de kosten, de functies, de reputatie van de aanbieder en de klantenservice van belang bij het selecteren van een betaalsysteem voor jouw onderneming. In dit artikel ga ik op al deze onderdelen in en bespreek ik de beste betaalsystemen voor ondernemers zoals Zettle en Sumup.

Kort samengevat zijn dit de beste betaalsystemen op dit moment:

• Lightspeed – Beste prijs/kwaliteit
• MplusKassa – Gebruiksvriendelijke interface

Wat is een betaalsysteem?

Een betaalsysteem is het systeem dat gebruikt wordt voor het verrichten van betalingen, in dit geval zodat de klant kan betalen voor jouw producten en/of diensten. Zowel fysieke winkels als online webshops kunnen niet zonder een betaalsysteem, waarbij er onderscheid wordt gemaakt tussen verschillende soorten betaalsystemen.

Als winkel en webshop heb je een Payment Service Provider (PSP) nodig en dit betaalsysteem verricht de transactie tussen jou en de klant, zodat je hier als ondernemer verder geen omkijken naar hebt. Een andere term die veel genoemd wordt is een Point of Sale (PoS). Dit is een verkooppunt zoals een kassasysteem in een fysieke winkel, maar je kunt ook kiezen voor een mobiel betaalsysteem zoals een mobiel pinapparaat of terminal. Hoewel deze Engelse benamingen wellicht complex klinken, voldoen beide systemen aan hetzelfde doel: het zo effectief, gebruiksvriendelijk en snel mogelijk verrichten van betalingen. Want niets is zo vervelend als een klant die niet kan betalen, als de betaling ontzettend lang duurt of als het betaalsysteem onlogisch in elkaar zit. Al deze dingen kunnen er namelijk voor zorgen dat klanten afhaken van de verkoop of niet meer terugkomen naar jouw winkel of webshop.

Wat is het verschil tussen een PoS en een PSP?

Een PoS heeft betrekking op een fysieke locatie waar de transacties worden verricht en dit is vaak een kassasysteem. Het is afhankelijk van de grootte van je winkel, het soort product en (of dienst) dat je verkoopt en jouw wensen als ondernemer, wat voor kassasysteem het beste bij jouw onderneming past. Veel kassasystemen kunnen niet enkel transacties verrichten, maar zijn ook geschikt voor het beheren van de voorraad, facturatie, en zelfs voor het bijhouden van de boekhouding en het personeelsbestand. Uiteraard kan een PoS ook veel kleiner zijn, denk aan mobiele systemen voor kleinere winkels of marktverkopers. Deze mobiele PoS systemen kunnen eventueel gebruikt worden in combinatie met je mobiele telefoon, maar er bestaan ook individuele mobiele betaalsystemen waarvoor je geen smartphone nodig hebt. Beide soort mobiele apparaten kun je zowel kopen als huren.

Een PSP is een onderneming die jouw shop voorziet van een betaalsysteem voor betalingen die online worden verricht. Een voorbeeld van een van de meest bekende en populairste betaalopties is iDEAL; een veilig en betrouwbaar betaalsysteem dat enorm bekend is onder Nederlandse online consumenten. Uiteraard zijn er veel meer mogelijkheden, waarbij je kunt denken aan betalingen via online wallets, creditcards, later of gespreid betalen en automatische incasso’s. Ook hier is het weer afhankelijk van jouw bedrijf welke betaalopties je wil aanbieden aan jouw klanten. Veel van deze online betaalsystemen kunnen tevens worden gekoppeld aan andere software oplossingen, voor het beheer van de voorraad, het verwerken van orders of het bijhouden van de zakelijke administratie bijvoorbeeld.

De kosten van betaalsystemen zijn erg verschillend en afhankelijk van meerdere factoren. Zo kan het aantal verkopen een rol spelen, waarbij sommige PSP betaalsystemen een vast bedrag hanteren of juist een percentage van de verkoop, en sommige PoS systemen aanschafkosten in rekening brengen en/of werken met maandelijkse kosten in de vorm van een abonnement. Zoals je begrijpt hangt het dus af van veel factoren wat voor systeem het beste werkt voor jouw winkel, en wat uiteindelijk de gunstigste en meest voordelige optie is.

Voordelen van een goed betaalsysteem

Het juiste betaalsysteem heeft een aantal belangrijke voordelen, ongeacht of je een fysieke winkel, online webshop of beide hebt. Hieronder heb ik de belangrijkste voordelen voor jou op een rij gezet:

• Klanten kunnen sneller betalen, wat bijdraagt aan een positieve ervaring en wat dus ook een positief effect heeft op de klantenbinding en de groei van je bedrijf
• Betaalsystemen maken het jou als ondernemer makkelijker, mede doordat je ze kunt integreren met onder andere facturatie- en boekhoudsoftware, evenals voorraadbeheer
• De betere betaalsystemen kunnen jou (zowel startende als ervaren ondernemers) helpen met het bijhouden van de voorraad en helpen om inzicht te krijgen in de verkoopgegevens
• Een goed betaalsysteem accepteert meerdere soorten betalingen, denk aan creditcards, pinbetalingen en online wallets
• Indien gewenst kunnen ondernemers dankzij een betaalsysteem overstappen naar een cashless omgeving. Dit betekent geen gedoe meer met kleingeld. Het is ook veel veiliger en eenvoudiger als je werkt met personeel, aangezien je niet meer te maken hebt met wisselgeld

Wat zijn de beste betaalsystemen voor ondernemers?

Hieronder de beste betaalsystemen uitvoerig beschreven.

Zettle biedt meerdere soorten betaalsystemen aan, van volledige kassasystemen tot mobiele apps voor Android apparaten, en van terminals tot draagbare pinautomaten. De overeenkomst tussen alle Zettle betaalsystemen is dat ze zorgen voor veilige betalingen binnen enkele seconden, of je nu kiest voor een vast systeem of een op maat gemaakte oplossing. Hieronder een aantal van de vaste Zettle systemen op een rij:

• Zettle pinautomaat | Dit pinapparaat zorgt ervoor dat je overal betalingen kunt accepteren, zowel contactloos als kaartbetalingen. Dit is met name handig als je op meerdere locaties werkzaam bent. Denk aan een fysieke winkel, marktverkopen, verkoop op evenementen en/of als je werkt vanuit huis. Het grote voordeel van deze mobiele betaaloplossing is dat je geen maandelijkse kosten hebt, wat met name interessant is voor kleinere of startende ondernemers. Dit betaalsysteem van Zettle accepteert allerlei soorten kaarten (waaronder Visa, MasterCard, American Express, Apple Pay, Android Pay en meer), beschikt over een batterij die de hele dag meegaat zonder op te laden en betalingen worden verricht binnen 5 seconden. Het is tevens mogelijk om cadeaubonnen te accepteren en terugbetalingen uit te voeren. Bonnetjes worden opgeslagen in de cloud en kunnen tevens direct naar de klant worden verzonden via e-mail. Het is zelfs mogelijk om je voorraad te beheren, rapportages te bekijken (per gebruiker) en het betaalsysteem te koppelen aan andere applicaties
• Zettle terminal | De Zettle terminal is een alles-in-één oplossing, wat ideaal is als je voornamelijk verkopen verricht op een specifieke locatie, maar ook voor markten of voor de horeca. Je hebt voor deze betaaloplossing geen (eigen) mobiel apparaat nodig, waardoor het tevens geschikt is als je werkt met personeel of vrijwilligers. Een van de grote voordelen van deze betaaloplossing is dat deze terminal niet afhankelijk is van WiFi. De software van Zettle is van tevoren al geïnstalleerd en de terminal is inclusief een printer voor het afdrukken van bonnetjes. Het is tevens mogelijk om met de terminal barcodes te scannen, wat het beheer van de voorraad eenvoudiger en efficiënter maakt. Je maakt namelijk je eigen productbibliotheek aan, waardoor je ook meteen kunt zien hoeveel voorraad er nog aanwezig is van een bepaald product. Net zoals de Zettle pinautomaat is het mogelijk om op een veilige manier transacties te verrichten, rapporten te bekijken en worden de meest gebruikte betaalmethodes geaccepteerd (inclusief Samsung Pay)
• Zettle kassasysteem | Deze oplossing is met name gericht op fysieke winkels, die behoefte hebben aan veel mogelijkheden vanaf een vaste locatie. Klanten kunnen zo op een veilige manier betalen, met vrijwel iedere gewenste betaalmethode. Tevens gebruik jij als ondernemer het kassasysteem voor het volgen en beheren van je voorraad, en het inzien van allerlei rapportages. Je hebt overigens geen enkele vorm van training nodig, want het intuïtieve ontwerp wijst zich vanzelf. Wat ook handig is als je (nieuwe) werknemers hebt, die het kassasysteem moeten gaan gebruiken. Ook de rapportages zijn in eenvoudige termen en begrijpelijke taal. Dit maakt het makkelijk om verkoopgegevens te vergelijken op basis van bepaalde periodes, het bekijken van verkopen per gebruiker, evenals om erachter te komen welke producten het beste verkopen, welke betaalmethode het meest gebruikt wordt of het verzenden van deze data naar een boekhoudprogramma. De kassasystemen van Zettle zijn zowel beschikbaar voor detailhandels als horeca ondernemingen, met functies die zijn toegespitst op de branche

Natuurlijk is het belangrijk om te weten wat de kosten zijn van een Zettle betaalsysteem. Het fijne van Zettle is dat ze niet werken met verborgen kosten, wat ik persoonlijk een groot voordeel vind. De software is gratis, waardoor je enkel betaalt voor transacties. Dit is met name erg fijn voor startende ondernemers, omdat je geen kosten hebt als je geen verkopen hebt. Zettle hanteert een tarief van 1,95% per transactie, waardoor je dus meer betaalt voor grotere bedragen. Voor de hardware van Zettle heb je de keuze uit verschillende oplossingen voor een eenmalige betaling, zoals een pinapparaat vanaf €15, een betaalterminal vanaf €199 en een volledig kassasysteem vanaf €249.

Mocht je ergens niet uitkomen dan kun je gratis contact opnemen met de klantenservice van Zettle, die telefonisch te bereiken is tijdens kantooruren. Ook vind je in het online hulpcentrum informatie door te zoeken op trefwoord of door te bladeren door de onderwerpen. Hierbij kun je denken aan het koppelen van je bankrekening tot het opzoeken van geaccepteerde kaarten.

Zettle is met name een van mijn persoonlijke favorieten vanwege de mogelijke koppelingen. Je koppelt Zettle namelijk gewoon aan je kassa, webshop en boekhouding. Dit laatste is mogelijk met onder meer: Exact Online, SnelStart, Twinfield, Yuki, Visma en e-Boekhouden.

Sumup biedt tevens meerdere soorten betaaloplossingen aan voor iedere soort onderneming, en de Sumup betaalsystemen werken op basis van WiFi of mobiele gegevensverwerking. Je hebt net als bij Zettle de keuze uit verschillende betaaloplossingen en deze zijn als volgt:

• Sumup Air pinapparaat | Dit pinapparaat werkt op basis van de gratis Sumup software en door verbinding te maken via bluetooth met jouw mobiele telefoon. Indien gewenst kun je tevens een oplaadstation aanschaffen, maar het pinapparaat is voorzien van een batterij die tot twaalf uur lang meegaat. Dit mobiele pinapparaat is met name geschikt voor startende ondernemers met een klein budget en ondernemers die veel op locatie werken zoals marktverkopers of verkopers op evenementen. Dit pinapparaat ondersteunt ook contactloze betalingen, evenals betalingen met Google Pay en Apple Pay
• Sumup Solo Pinapparaat | Deze betaaloplossing is vergelijkbaar met de voorgaande, alleen uitgebreider. Het betaalsysteem heeft een ingebouwde simkaart met onbeperkte data en werkt tevens op WiFi. Hierdoor heb je geen mobiele telefoon nodig om het betaalsysteem te gebruiken, wat fijn is als meerdere mensen met het betaalsysteem moeten werken. Je hebt de mogelijkheid om ook een printer te bestellen voor het afdrukken van fysieke bonnetjes voor een professionele indruk. Het is daarnaast ook mogelijk om fooien te accepteren en verkooprapporten in te zien. Bijkomende voordelen zijn dat je binnen één dag toegang hebt tot het overschrijven van fondsen en dat je een gratis zakelijke MasterCard ontvangt
• Sumup POS Lite | Dit is een alles-in-één betaalsysteem, waarmee niet alleen pin- maar ook contante betalingen kunnen worden bijgehouden. Je kunt bovendien een eigen productcatalogus aanmaken, met een onbeperkt aantal varianten en verschillende prijzen. Het systeem is met inbegrip van gratis kassa software die reeds geïnstalleerd is, twee Solo pinapparaten en twee jaar garantie van Sumup

De kosten van Sumup bestaan net als bij Zettle uit eenmalige aanschafkosten voor de hardware en transactiekosten. Ook Sumup werkt niet met verborgen kosten, zodat je niet voor onaangename verrassingen komt te staan. De software van Sumup is gratis en je betaalt 1,9% aan transactiekosten, waardoor je dus geen vast bedrag per maand betaalt als je bijvoorbeeld je winkel of je webshop sluit tijdens jouw vakantie. De hardware prijzen beginnen voor de Sumup Air vanaf €39, voor de Sumup Solo vanaf €79 en voor het totale kassasysteem vanaf €429.

Als je tijdens het gebruik tegen problemen aanloopt kun je uiteraard contact opnemen met de Sumup klantenservice. In het support center vind je handige informatie in het Nederlands, en kun je zoeken op trefwoord of op categorie. Voorbeelden van beschikbare artikelen zijn bijvoorbeeld: hoe je verbinding maakt met Bluetooth of hoe je geld overmaakt naar je zakelijke rekening. Tevens vind je op deze pagina alle handleidingen en installaties van de aangeboden Sumup producten. Om contact op te nemen met de klantenservice moet je je eerst aanmelden op het Dashboard. Als je nog geen lid bent kun je per e-mail vragen stellen, maar er is op het moment van schrijven geen telefonische ondersteuning.

Zettle of Sumup, welk betaalsysteem is beter?

Zowel Zettle als Sumup zijn betrouwbare ondernemingen die veilige betaalsystemen aanbieden voor ondernemers. Beide blinken uit in het maken van efficiënte en gebruiksvriendelijke software, zodat je meteen kunt beginnen met verkopen en je geen kennis vooraf nodig hebt om hun producten te gebruiken. Toch zijn er ook verschillen, die ik hieronder in dit handige overzicht heb gezet:

Conclusie

Een goed betaalsysteem is onmisbaar voor ondernemingen die producten en/of diensten verkopen aan klanten. Twee termen komen vaak voor als je informatie opzoekt over betaalsystemen, en dat zijn: een Point of Sale (PoS) en een Payment Service Provider (PSP). Een PoS is bijvoorbeeld je kassasysteem, maar naast een PoS kun je ook kiezen voor een mobiel betaalsysteem zoals een pinapparaat dat je kunt meenemen. De PSP zorgt ervoor dat alle betalingen effectief, snel en goed verlopen, zodat jij je als ondernemer kunt bezighouden met je klanten en het verkopen zelf.

Zowel Zettle als Sumup zijn betrouwbare aanbieders van betaalsystemen, voor zowel ondernemers die een fysieke winkel hebben, op locatie verkopen (markten, evenementen), aan tafel verkopen (horeca), als een combinatie hiervan. Beide ondernemingen bestaan al meer dan tien jaar, waardoor ze een behoorlijke reputatie hebben kunnen opbouwen. Zowel Zettle als Sumup richten zich vooral op kleine tot middelgrote ondernemers, zijn in meerdere landen actief en hun betaalsystemen accepteren meerdere soorten betalingen. Hun betaalsystemen bestaan uit gratis software, transactiekosten in de vorm van een percentage en eenmalige kosten voor de hardware. Het verschilt per onderneming welk betaalsysteem beter is, waarbij de transactiekosten van Sumup iets voordeliger zijn. Zettle heeft daarentegen weer het voordeel dat je het systeem kunt koppelen aan een groot aantal online boekhoudprogramma’s.

Veelgestelde vragen

Gerelateerde artikelen

Mark Rosbergen

Expert bedrijfssoftware

• Instagram
• Facebook
• LinkedIn

Over mij

ZelfBoekhouden is een platform dat vanuit veel passie voor het accountancy vak is ontstaan. Oprichter Mark Rosbergen startte het platform met als doel om mensen te helpen met hun ondernemersvragen, met name op het gebied van boekhouden. Met meer dan 20 jaar ervaring in accountancy worden ondernemers dagelijks geholpen om verder te komen met hun onderneming. Hoe? Oplossingen bieden voor alle ondernemersvraagstukken in de vorm van vergelijkingstools, templates, rijkgevulde artikelen en tips! Wij helpen jouw onderneming verder.