Balans boekhouden: Hoe ziet een balans eruit en hoe maak je er een?

balans boekhouden voor zzp

Iedere ondernemer is verplicht om een administratie aan te houden. Deze administratie, ook wel jouw boekhouding genoemd, is er om aan jou en buitenstaanders een idee te geven over de gezondheid van jouw bedrijf. Al is het alleen praktisch al een vereiste, is het dat theoretisch helemaal. De Belastingdienst eist namelijk dat jij als ondernemer, eenmanszaak of mkb, een jaaroverzicht hebt waar deze balans op te vinden is. Boekhouden zonder een balans is dus niet toegestaan.

Laat dat nu precies voor veel ondernemers een struikelblok zijn. Doordat steeds meer ondernemers hun eigen boekhouding verzorgen, is het belangrijk dat er enige kennis over de balans is. Bij boekhouden is de balans een van de meest complexe onderdelen. We vinden resultatenrekeningen en liquiditeitsbegrotingen nog wel makkelijk te begrijpen. De balans gaat ons meestal te ver. We vinden de posten onduidelijk en begrijpen niet waar de invulling hier vandaan komt. Om nog amper te beginnen over het feit dat beide zijdes van een balans bij boekhouden altijd gelijk moeten eindigen. Is dat niet zo, dan weet je dat de balans en dus jouw boekhouding sluitend is.

Op deze pagina ga ik dieper in op de balans, hoe een balans voor boekhouden werkt en hoe jij een balans kunt opstellen. Iedereen weet dat de balans onmisbaar is. Waarom zou jij jezelf dan niet verdiepen in de invulling hiervan?

Lees snel verder om alles te weten te komen over de boekhoud balans!

Inhoudsopgave

Wat is een balans?

Een goed idee van hoe jij jouw balans moet invullen krijg je pas als je echt weet wat een balans is. Veel ondernemers lijken hier namelijk al op vast te lopen. Dat terwijl zoals bij alles de basis het belangrijkst is!

Een balans is een weergave van jouw bezittingen, schulden en het eigen vermogen. Dit is altijd een momentopname en nooit een actuele weergave. Een balans kan op ieder moment worden opgesteld waardoor het een actualisatie van dat moment is. Met moderne boekhoudprogramma’s is het overigens wel mogelijk op ieder moment een momentopname van jouw balans te krijgen. Daar wordt de balans iedere keer geüpdatet als er weer een nieuwe mutatie gemaakt is. Bijvoorbeeld als je een factuur ontvangt of verstuurt.

We gaan verschillende onderdelen die op jouw balans moeten staan uiteenzetten. Hierdoor krijg je een beter beeld met wat voor posten je straks rekening moet houden.

Hoe ziet een balans eruit?

Geen balans is hetzelfde. Al is het omdat bedrijven verschillende financiële stromen hebben en op een andere manier activa of passiva kunnen wegzetten. Toch zijn er veel overeenkomsten tussen de verschillende balansen en de klassieke balans. Als je daarom weet hoe een klassieke balans er precies uitziet, kan je ook jouw eigen balans invullen. Hierbij is het belangrijk om rekening te houden met wat voor jouw bedrijf belangrijk is.

balans voorbeeld boekhouding

Investeringen

De meeste investeringen komen op jouw balans te staan. Niet bij naam, maar onder de noemer van een balanspost. Een balans geeft weer welke investeringen er zijn geweest en hoe jij deze investeringen hebt gefinancierd.

Je kunt bijvoorbeeld de volgende investeringen op je balans plaatsen:

  • Bedrijfsauto’s, computers en bedrijfspanden
  • De huur van een bedrijfspand of auto
  • Investeringen die de goodwill van jouw bedrijf verhogen

Dergelijke investeringen horen thuis op jouw balans zodat het duidelijk wordt dat deze investeringen de waarde van jouw bedrijf verhogen maar ook dat het duidelijk is waar deze investeringen mee gefinancierd zijn.

Hier zie je meteen hoe bij boekhouden de balans gelijkgesteld wordt. Een investering levert jouw bedrijf waarde op, maar kost ook geld. Als jij voor € 400.000 een bedrijfspand koopt waar een lening van € 400.000 op rust, komt een balans gelijk uit.

Wat staan er dan zoal op een balans?

Laten we eerst eens gaan kijken wat er dan op zo’n balans voor een eenmanszaak hoort te staan. We krijgen eerst aan de linkerzijde bij boekhouden op de balans alle Activa te zien. Dit zijn al jouw bezittingen. Denk hierbij aan debiteuren, panden, geld maar ook een bedrijfswagen of fiets. Aan de rechterzijde van de balans boekhouden we met de Passiva. Hier komen we juist jouw schulden tegen. Hier wordt onderscheid gemaakt tussen kortlopende en langlopende schulden. Daarnaast heeft jouw eigen vermogen een plek gekregen.

Vaste en Vlottende activa

We schieten meteen weer terug naar de activa kant. Hier zijn namelijk de balansposten van onze bezittingen kant te vinden. We maken hierbij onderscheid tussen vaste en vlottende activa.

Vaste activa zijn posten waar kapitaalgoederen op mogen staan die meer dan één jaar meegaan. Denk hierbij aan een bedrijfspand, grond of terrein maar ook auto’s, computers en inventaris.

Vlottende activa bestaat uit posten waarbij we het hebben over bezittingen die korter dan één jaar meegaan. Dit kunnen grondstoffen, voorraden, vorderingen, debiteuren en geld zijn.

Eigen, lang vreemd en kort vreemd vermogen

Een stap naar rechts en we zijn bij de schulden aangekomen. Aan de rechterzijde komen we eigen vermogen, lang vreemd en kort vreemd vermogen tegen.

Eigen vermogen is al het vermogen dat jij in je bedrijf geïnvesteerd hebt. Denk bijvoorbeeld aan eigen geld dat je hebt ingebracht of privé-goederen die nu op jouw balans zijn gezet.

Lang vreemd vermogen is vermogen dat je over één jaar of langer moet terugbetalen. Hierbij kun je denken aan leningen en hypotheken met een looptijd van een jaar of langer.

Kort vreemd vermogen zijn kortlopende schulden die je binnen een jaar moet terugbetalen. Dit kunnen leningen met een korte looptijd zijn, net als af te dragen belastingen en salarissen.

Geldigheid van de balans

Weinig ondernemers houden rekening met de geldigheid van de balans. Eerder vertelde ik je dat bij boekhouden de balans altijd een momentopname is. De seconde dat je een factuur verstuurt, moet de balans eigenlijk worden bijgewerkt. Er is kortom een nieuwe mutatie aanwezig waar jouw balans van af moet weten.

In de praktijk is het niet nodig om direct iedere mutatie direct op je balans te verwerken. De balans zou hierdoor onduidelijk worden. De meeste ondernemers kiezen met boekhouden er daarom voor om de balans eenmaal per kwartaal een update te geven. Hierbij besteden ze logischerwijs altijd aandacht aan het sluitend maken van de boekhouding. Het is namelijk nog altijd nodig beide kanten aan elkaar gelijk te krijgen.

Sommige ondernemers kiezen ervoor om maandelijks de balans bij te werken. Dit doen zij meestal doordat zij hun maanden boekhoudkundig willen sluiten. In dat geval kan je natuurlijk ook jouw balans zo boekhouden dat je maandelijks een sluitende weergave hebt.

Waarom moeilijk doen als het ook makkelijk kan?

De bovenstaande informatie is meer dan genoeg om je eigen balans correct in te vullen en bij te houden. In de praktijk zijn er veel oplossingen die ervoor zorgen dat je hier helemaal geen rekening mee hoeft te houden. Want was als iemand of een programma zorgt dat jouw balans als up to date is? Dan wordt het boekhouden wel heel makkelijk.

balans boekhouden voor eenmanszaak

Jouw boekhouding uitbesteden

Je kunt er allereerst voor kiezen om jouw boekhouding aan een boekhouder uit te besteden. Heel veel makkelijker dan dit ga je het niet krijgen. Duur is het wel. De seconde dat jij besluit om jouw boekhouding aan een boekhouder uit te besteden is jouw boekhouder voor alles verantwoordelijk. Afhankelijk van de afspraken die jij met de boekhouder gemaakt hebt, heb jij geen omkijken naar jouw boekhouding meer.

Een boekhouder neemt de balans op zich en zorgt ervoor dat alles voortaan up-to-date is. Hier krijg je wel gepeperde facturen van de boekhouder voor terug. Schrik niet als je meer dan € 1500 per jaar aan de boekhouder moet overmaken.

Een beter alternatief is het gebruik van een boekhoudprogramma. Je bent ondertussen al op de hoogte van verschillende boekhoudkundige werkzaamheden. Waarom zou je dan niet eens een programma uitproberen waarbij op zijn minst de meest lastige werkzaamheden uit handen wordt genomen?

Jouw boekhouding met een boekhoudprogramma verzorgen

Dat het beter, makkelijker en goedkoper kan, bewijzen boekhoudprogramma’s wel. Met een boekhoudprogramma hoef jij je nooit meer af te vragen of jouw balans wel sluitend is. Je hoeft zelfs niet meer te weten wat vlottende activa is.

Iedere factuur die jij in het boekhoudprogramma upload, verzonden of ontvangen, wordt automatisch in een mutatie gezet en aan de balans toegevoegd. Nieuw bedrijfspand gekocht? Vul binnen enkele seconden de aankoop in je boekhoudprogramma in en je vaste activa en lang vreemd vermogen worden beiden aangepast.

In dit voorbeeld waarbij jij voor een boekhoudprogramma en niet voor een boekhouder kiest, ben je meer dan € 1.000 per jaar goedkoper uit. Daarnaast behoud je de controle over de boekhouding wat je de kans geeft om daadkrachtiger op dynamische situaties te reageren.

Alle boekhoudprogramma’s die op zelfboekhouden.com worden besproken, zijn allen geschikt om dit voor jou uit handen te nemen. Natuurlijk ben jij zelf verantwoordelijk voor het uploaden van de facturen en het nakijken van ingevoerde bedragen. Het zware werk neemt het boekhoudprogramma van jou over.

Meest gestelde vragen

Wat kun je met een voorbeeld boekhouding?

Een voorbeeld boekhouding is een kant en klare template die volledig is ingericht voor de verschillende bedrijfstypes. Hiermee kan je op een eenvoudige wijze je administratie opzetten. De meeste online boekhoudprogramma’s hebben een voorbeeld boekhouding ingericht die je gratis kan gebruiken.
In een voorbeeld boekhouding zijn bijvoorbeeld het bankboek, kasboek en in- en verkoopboek op de juiste wijze ingericht. Daarnaast zijn ook alle btw instellingen al gedaan. Ook staat er al een template klaar om verkoopfacturen te maken.

Dit is een zeer gebruiksvriendelijke manier op snel je administratie in orde te maken. Wil je weten welke boekhoudprogramma’s hier gebruik van maken.
Lees hier verder voor een compleet overzicht.

Mag de boekhouding ook in Excel worden gedaan?

Een voorbeeld boekhouding in Excel of Google Spreadsheet is een prima manier om een boekhouding op te zetten voor startende ondernemers. In een voorbeeld boekhouding in Excel wordt er voor iedere type transacties een aparte tab gebruikt. Bijvoorbeeld voor de inkoopfacturen en inkomende bonnetjes een apart tabblad en voor de verkoopfacturen ook een apart tabblad. In een derde tabblad kun je vervolgens de financiële gegevens rubriceren.
Om een boekhouding op te zetten in Excel boekhouden is het wel noodzakelijk dat je kennis hebt van formules en macro’s. Ben je hier minder bekend mee, dan is het handiger om te starten met een eenvoudig online boekhoudprogramma.

Wil je graag een voorbeeld boekhouding gaan gebruiken? Lees dan hier verder voor een overzicht.

Is gratis online boekhouden mogelijk met een boekhoudprogramma?

Er zijn diverse mogelijkheden voor het gratis online boekhouden met een boekhoudprogramma. Op zelfboekhouden.com is er een overzicht van alle gratis boekhoudprogramma’s. Je kunt hier tevens een proefaccount aanmaken om uit te proberen welk boekhoudprogramma bij je past.

Lees hier verder voor het overzicht van gratis online boekhoudprogramma’s.

Is er een voorbeeld boekhouding voor een kleine onderneming?

Voor een voorbeeld boekhouding speciaal voor een kleine onderneming hebben we een template gemaakt die volledig is ingericht. Voor het gebruik heb je geen boekhoudkundige kennis nodig. Je kunt gelijk beginnen met boekhouden zodat je inzicht krijgt in de cijfers van je bedrijf.

Lees hier verder de voorbeeld boekhouding te gebruiken.

Gerelateerde artikelen

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *